Medien : An Lutz Treutler Geschäftsführer Com.Box

Brauchen E-Mails eine Signatur?

An Lutz Treutler

Seit einiger Zeit müssen Unternehmen am Ende ihrer E-Mails eine Art Impressum senden, um den rechtlichen Bestimmungen für Geschäftsbriefe zu entsprechen. Welche Informationen müssen darin enthalten sein und muss ich als Privatperson auch ein Impressum haben, wenn ich geschäftlich eine E-Mail an ein Unternehmen schicke?

Bei dem „Impressum“ unter der E-Mail handelt es sich um eine so genannte Signatur. Sie wird einmal im E-Mail-Programm abgespeichert und kann dann entweder automatisch oder mit einem Klick unter die fertige E-Mail gesetzt werden. Das Gesetz über elektronische Firmenregister ist seit Anfang des Jahres in Kraft. Es schreibt zum Beispiel für eine GmbH vor, dass der Firmenname mit Rechtsform, Adresse, Ort der Handelsregisterniederlassung, zuständigem Registergericht sowie Handelsregisternummer, allen Geschäftsführern und gegebenenfalls dem Aufsichtsratsvorsitzenden aufzuführen ist. Für andere Gesellschaftsformen werden zum Teil andere Angaben gefordert. Natürlich wird man Telefon- und Fax-Nummern hinzufügen. Betroffen sind nur E-Mails (Geschäftsbriefe) die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden. Allgemeine Werbeschriften, Newsletter oder ähnliches, die sich an einen unbestimmten Empfängerkreis richten, sind keine Geschäftsbriefe.

Von der Pflicht ausgenommen sind auch Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute im Sinne des Gesetzes (HGB) sind. Erst recht brauchen Privatpersonen keine Pflichtangaben zu ihrer Person zu machen, auch nicht, wenn sie an Firmen schreiben. Trotzdem empfehle ich auch Privatleuten eine zeitsparende Signatur, mit der bei Bedarf Adresse und die Telefonnummer der E-Mail hinzugefügt werden kann. Übrigens: Das „Impressum“ auf eigenen Webseiten ist auch für Privatleute Pflicht!

– Haben Sie auch eine Frage?

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E-Mail: computer@tagesspiegel.de

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