Medien: An Reinhold Scheck Experte für Office-Fragen

Viele Texte, die ich aus dem Internet kopiere, zeigen zahlreiche Formatierungsprobleme wie überflüssige Leerzeichen und Tabulatoren oder falsche Zeilenumbrüche oder Ähnliches. Wie kann ich solche Probleme in Word korrigieren, ohne alles manuell überarbeiten zu müssen?

PC-Textverarbeitungen wie das Programm Microsoft Word, das entweder zum Office-Paket von Microsoft gehört oder auch als Einzelanwendung installiert sein kann, bieten vielfältige Funktionen zum komfortablen Bearbeiten von Texten und Formatierungsfunktionen. Für Ihre Aufgabe wählen Sie den Befehl „Ersetzen“ im Menü „Bearbeiten“. Zuvor haben Sie den Bereich markiert, in dem die Operation ausgeführt werden soll. Wenn Sie keine Markierung gesetzt haben, wird im gesamten Dokument gesucht und ersetzt.

Zur Behandlung überflüssiger Leerzeichen gibt es mehrere Methoden. Die einfachste davon: Sie geben bei „Suchen nach“ zwei Leerzeichen ein und bei „Ersetzen durch“ ein Leerzeichen. Anschließend klicken Sie so häufig auf „Alle ersetzen“, bis sich Word mit der Information „Es wurden 0 Ersetzungen vorgenommen“ meldet.

Etwas anders gehen Sie vor, wenn nicht druckbare Formatierungszeichen verändert werden sollen. Die Anzeige solcher Zeichen im Dokument – Absatzmarken, Tabulatorzeichen, verschiedene Umbrucharten und so weiter – können Sie mit dem Werkzeug „Einblenden / Ausblenden“ der Standard-Symbolleiste sichtbar machen oder verstecken. Beispiel: Sie wollen einen falsch umbrochenen Text zum Fließtext machen. Dazu müssen Sie überflüssige Absatzmarken durch Leerzeichen ersetzen: Wählen Sie „Bearbeiten/Ersetzen“, und setzen Sie im Dialogfeld den Cursor in die Zeile „Suchen nach“. Klicken Sie, wenn Sie die Schaltfläche „Sonstiges“ nicht sehen, auf die Schaltfläche „Erweitern“. Klicken Sie auf „Sonstiges“, dann auf „Absatzmarke“. Geben Sie nun im Dialogfeld bei „Ersetzen durch“ ein Leerzeichen ein und klicken entweder auf „Weitersuchen“ und „Ersetzen“ oder gleich auf „Alle ersetzen“.

Einfacher und schneller geht es, wenn Sie die Codes der Formatierungszeichen kennen und diese dann direkt im Dialogfeld bei „Suchen nach“ und bei „Ersetzen durch“ eingeben können. Diese Codes wie zum Beispiele ^p für die Absatzmarke oder ^t für den Tabulator beginnen mit dem sogenannten „Caret-Zeichen“, das beim Schreiben erst dann angezeigt wird, wenn Sie das ihm folgende Zeichen ebenfalls eingegeben haben. Eine Zusammenstellung solcher Codes finden Sie in der Hilfefunktion von Word 2003, wenn Sie als Fragetext beispielsweise „Suchen mit Codes“ eingeben und dann den Eintrag „Suchen und Ersetzen von Text oder anderen Elementen“ wählen. Foto: Kai-Uwe Heinrich

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