Medien : An Reinhold Scheck Experte für Windows-Fragen

Office-Einstellungen komplett sichern

An Reinhold Scheck

Ich musste Windows XP und meine Office-Programme komplett neu installieren. Leider musste ich dann auch alle meine Auto-Text-Bausteine in Word neu eingeben. Wie lassen sich solche Einstellungen, mit denen man den Umgang mit seinem Textverarbeitungsprogramm schließlich erheblich erleichtern kann, speichern und extern sichern?

Lassen Sie mich Ihre Frage etwas umfassender beantworten: Alle Office-Programme bieten individuelle Einrichtungen an, die Sie komplett sichern und reproduzieren können. Dazu unten mehr. Die entsprechenden Komponenten der Microsoft-Textverarbeitung Word werden mehrheitlich in einer Datei mit dem Namen Normal.dot gespeichert. Sie enthält unter anderem Informationen über benutzerdefinierte Auto-Text-Einträge, Formatvorlagen, Tastenkürzel (Shortcuts) und Symbolleisten. Wenn Sie die Datei Normal.dot also regelmäßig auf einem externen Medium sichern und im Konfliktfall zurückübertragen, gehen Ihnen derartige Einrichtungen nicht verloren. Allerdings muss man wissen, wo sich die Datei befindet. Der Speicherort wird in Word „Extras/Optionen/Speicherort für Dateien/Benutzervorlagen“ angezeigt. Man kann sie aber auch über „Start/Suchen“ aufspüren. Gleiches gilt, wenn man Dateien, in denen Word AutoKorrektur-Einträge speichert (Dateien mit der Endung *.acl) oder Benutzerwörterbücher (Dateien mit der Endung *.dic) sucht. Die Dateien Normal.dot und die anderen individuellen Worddateien sind übrigens nicht besonders groß und passen bequem auf eine Diskette, wenn der Computer überhaupt noch über ein Diskettenlaufwerk verfügt. Ansonsten hilft ein USB-Speicherstick. Darauf lassen sich auch größere Dateien bequem archivieren. Vor allem Powerpoint-Dokumente mit vielen eingelagerten Bildern lassen sich damit auf einfache Weise archivieren oder bei Bedarf zur nächsten Präsentation transportieren.

Einfacher wird die Sicherung der individuellen Nutzerdaten für Anwender der neueren Versionen von Microsoft Office. Dort steht Ihnen eine Assistenzfunktion zur Verfügung, mit der Sie die individuellen Einstellungen aller Office-Anwendungen, also Word, Excel, Powerpoint, Outlook und so weiter sichern und komplett restaurieren können. Gehen Sie wie folgt vor: Schließen Sie alle Office-Programme und wählen Sie „Start/Alle Programme/Microsoft Office Tools/Assistent zum Speichern eigener Einstellungen“. Nach Klick auf „Weiter“ wird die Option „Einstellungen dieses Computers speichern“ gewählt. Im weiteren Verlauf bestimmen Sie den Speicherort der Sicherungsdatei, die normalerweise den Namen „Neue Einstellungsdatei.ops“ hat. Speichern Sie die Datei zusätzlich auch auf einem externen Medium, wobei wiederum der USB-Stick wegen der Zukunftssicherheit einer Diskette vorzuziehen ist.

Zur Wiederherstellung starten Sie den zuvor beschriebenen Assistenten, wählen „Zuvor gespeicherte Einstellungen“ und dann die gesicherte Ops-Datei. Aber Achtung: Bei der Wiederherstellung auf dem eigenen oder auch auf einem anderen Rechner müssen Sie beachten, dass dabei sämtliche existierenden Einstellungen aller Programme überschrieben werden. Foto: Kai-Uwe Heinrich

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