COMPUTER Frage : An Reinhold Scheck Experte für Windows-Fragen

Wie nutze ich meine Adressen in Word?

An Reinhold Scheck

Ich möchte per Mausklick Adressen für Briefe, Briefumschläge und Etiketten aus Outlook in Word übernehmen. Was muss ich beachten?

Die vielen unterschiedlichen Programmkombination und auch Versionen von Word und Outlook von Microsoft führen leider zu manchen Problemen. Ich kann die Antwort daher nur exemplarisch geben und beschränke mich auf die Verwendung von Word 2003 in Kombination mit Outlook 2003 (nicht zu verwechseln mit Outlook Express).

Das Wichtigste, was es zu beachten gilt, ist die Organisation und Schreibweise der Adressen in Outlook. Dort benutzen Sie den Kontakte-Ordner, um Adressen anzulegen oder zu ändern. Dabei ist zweierlei besonders wichtig. Erstens: Benutzen Sie beim Erzeugen Ihrer Kontakteliste stets dieselbe Schreiweise, also beispielsweise Nachname – Komma – Vorname. Entsprechende Festlegungen treffen Sie im Dialogfeld Kontakt, Registerkarte Allgemein mit der Auswahlliste bei „Speichern unter“. Zweitens: Nutzen Sie konsequent die Möglichkeiten im Bereich „Adressen“ des Dialogfelds. Treffen Sie dort mit der Schaltfläche eine Vorauswahl (Geschäftlich, Privat, Weitere), hinterlegen Sie dann die komplette Adresse in der postalisch korrekten Form und Schreibweise und bestimmen Sie mit Anklicken des entsprechenden Kontrollkästchens, dass dies die für diesen Kontakt zu benutzende Postanschrift ist. Nach solchen Vorbereitungen ist die Übernahme in Word-Dokumente verschiedener Art kein Problem mehr:

Zum Übertragen einer Adresse auf einen Briefumschlag oder ein Etikett wählen Sie in Word den Befehlsweg „Extras / Briefe und Sendungen / Umschläge und Etiketten“. Gehen Sie zu der entsprechenden Registerkarte und klicken in dieser auf das kleine Adressbuchsymbol. Es erscheint das Dialogfeld „Namen auswählen“, mit dessen Hilfe Sie die in Outlook bei „Kontakte“ hinterlegte Adresse übernehmen können. Foto: Q

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