Computerfrage : Den Überblick in Word behalten

Bei längeren Word-Texten kann man schnell den Überblick verlieren. Durch eine geschickte Gliederung kann das verhindert werden. Reinhold Scheck erklärt die nötigen Schritte.

Ich arbeite mit Word 2010 an einem sehr umfangreichen Dokument, in dem ich leider zunehmend die Übersicht verliere. Wie kann ich das verhindern?

In Word 2010 steht Ihnen mit dem Navigationsbereich ein vielgestaltig nutzbares Organisationswerkzeug zur Verfügung. Seine optimale Nutzung setzt voraus, dass Sie Ihr Dokument über Formatvorlagen mit Überschriften verschiedener Ebenen strukturieren. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob Sie diese Überschriften im fertigen Dokument tatsächlich benötigen, Arbeitsüberschriften wie „Noch zu überarbeiten“ reichen aus. Um einen Text als Überschrift zu definieren, markieren Sie ihn und öffnen Sie die Liste der verfügbaren Formatvorlagen (Klick auf den kleinen Pfeil unten rechts im Register Start-Formatvorlagen) und weisen Sie mit Klick auf eine der angebotenen Überschriften-Ebenen die jeweilige Gliederungstiefe zu.

Je stärker Sie Ihr Dokument auf diese Weise strukturieren, umso einfacher wird die Navigation und Organisation. Nun können Sie mit Ansicht/Anzeigen/Navigationsbereich das Werkzeug am linken Bildschirmrand aufrufen. Das linke seiner drei Register zeigt die vorhandene Überschriftenstruktur, in der Sie ähnlich wie im Windows Explorer arbeiten können: Gliederungsebenen einblenden, ausblenden, Überschrift zum Ansteuern anklicken, Überschrift und damit alle dazugehörenden Textsegmente an eine andere Stelle im Dokument ziehen. Probieren Sie zudem aus, welche Optionen nach Rechtsklick auf eine der Überschriften zur Verfügung stehen und welche Vorteile der Navigationsbereich bietet, wenn Sie im zweiten Register mit Miniaturansichten der Dokumentseiten arbeiten oder alle Textstellen finden wollen (drittes Register), die einen bestimmten Suchbegriff enthalten. Foto: Q

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