Computerfrage: Der Ton macht die Mail

Wie schreibe ich E-Mails richtig?

Saubere Rechtschreibung und besonders eine ordentlich ausgefüllte Betreffzeile sind ein Akt der Höflichkeit gegenüber dem Empfänger. Der aussagekräftige Betreff hilft, die Mail zwischen all den anderen wiederzufinden und einen nützlichen Hinweis auf die Nachricht zu geben, die wir überbringen wollen.

Je nach Anlass ist mehr oder weniger Förmlichkeit im Stil der E-Mail angesagt. Die Begleitmail für Bewerbungsunterlagen sollte alle Elemente eines korrekt geschriebenen Briefes enthalten. Unter Freunden und Kollegen können wir uns im „Umgangston“ dem Vertrautheitsgrad anpassen. Das kann so weit gehen, dass wir eine kurze Mitteilung im Betreff unterbringen und den Textteil leer lassen.

Anhänge sollten im Text erwähnt werden, damit der Empfänger weiß, was in der Anlage auf ihn wartet. Und achten Sie auf das Datenvolumen der Anlage. Ein Foto in Originalgröße ist einige Megabyte groß. Es kann extrem lange dauern, bis mehrere Fotos übertragen sind. Auch sind kostenlose Mailboxen damit schnell überfüllt. Komprimieren Sie Bilder zum Beispiel auf unter 100 Kilobyte, dann sollten Sie kein Problem haben.

Wollen Sie ein Rundschreiben an eine große Anzahl von Empfängern senden, sollten Sie die E-Mail-Adressen keinesfalls alle und für alle sichtbar in der Empfängerzeile unterbringen. Sie geben diese Adressen dem Missbrauch frei und das wird manchem Empfänger nicht gefallen. Richtig ist, die Empfänger bei BCC einzutragen und die Mail an sich selbst zu schicken.

Personalisierte Rundschreiben per E-Mail, also mit persönlicher Anrede, lassen sich gut mit der Serienbrieffunktion von Word in Verbindung mit einer Excel-Liste organisieren. Foto: Kleist-Heinrich

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