Computerfrage: So werden wichtige Dokumente schneller gefunden

Ich muss neuerdings mit vielen unterschiedlichen Dateien arbeiten und suche eine geeignete Methode zur Organisation und Vereinfachung der Zugriffe.

Für diese Aufgabe stehen zwei Standardverfahren zur Verfügung: Zugriffe auf Systemebene und auf Programmebene. Zunächst das Verfahren unter Windows 7. Nach Klick auf Start erscheint das Startmenü. Wenn Sie dort den Eintrag „Zuletzt verwendet“ nicht sehen, machen Sie ihn wie folgt verfügbar: Rechtsklick auf Start, Befehl Eigenschaften, im Dialogfeld Klick auf Anpassen und in der nun erscheinenden Liste ganz unten die entsprechende Vorgabe aktivieren. Fortan sind auf dem Befehlsweg „Start – Zuletzt verwendet“ ihre kürzlichen Zugriffe aufgelistet und wiederholbar. Die so generierte Liste ist alphabetisch sortiert. Wenn Sie eine zeitliche Ordnung benötigen, klicken Sie rechts auf „Zuletzt verwendet“ und im Kontextmenü auf Öffnen. Die Liste wird nun im Explorer angezeigt und lässt sich dort mit Klicks auf die Überschriften Änderungsdatum oder Name beliebig sortieren. Wenn Sie eine Datei wiederholt öffnen müssen, die unter Office 2010 erstellt wurde, ist es meistens komfortabler, den Zugriff auf Programmebene zu benutzen. Am Beispiel Word: Öffnen Sie das Programm und wählen Sie den Befehlsweg „Datei – Zuletzt verwendet“. Sie erhalten nun die zweigeteilte Liste der zuletzt verwendeten Dokumente (Dateien) und der zuletzt besuchten Orte (Ordner). Die Listen sind nach Zugriffszeit sortiert, die letzten oben.

Besonders hilfreich ist es, immer wieder benötigte Dateien in dieser Liste „anzuheften“. Dazu wählen Sie nach Rechtsklick den entsprechenden Befehl im Kontextmenü oder Sie klicken einfach auf das Pin-Symbol rechts neben dem Eintrag. Nunmehr wird der Pin umgefärbt und die Datei nach oben in ein separates Listensegment übernommen. Sie steht Ihnen dort nun so lange für Schnellzugriffe zur Verfügung, bis Sie dieses sogenannte Anheften wieder auflösen. Nach Rechtsklick auf einen Listeneintrag sind weitere Befehle im Angebot. Mit dem Befehlsweg „Datei – Optionen – Anzeigen – Diese Anzahl ... anzeigen“ legen Sie fest, wie umfangreich Ihre Zugriffsliste werden soll. Sie sollten die Liste so klein wie möglich halten und Wichtiges immer anheften.

Wenn Sie Optimierungs- und Säuberungsprogramme wie beispielsweise den CCleaner einsetzen und dort auch eine Säuberung von Office eingeschaltet ist, kann es sein, dass Ihre Zugriffsliste komplett gelöscht wird. Foto: Heinrich

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