Straffe Organisation : Hinter der Kulissen

Unsere Autorin Bea Marer hat sich mit dem Organisator des Tages der offenen Tür unterhalten.

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Oraganisationsmarathon. Harte Arbeit - für den Tag der offenen Tür.Foto: Matthias Riens

So ein Tag der offenen Tür organisiert sich natürlich nicht von selbst, da müssen Experten ans Werk. Stände, pominente Gäste, Versorgung, Unterhaltung – an alles muss gedacht sein, damit die Veranstaltung zum Erfolg wird. Diese Aufgabe obliegt dem Team um Michael Lorsch, Projektverantwortlichen im BPA. Wichtig seien ihnen die interaktiven Elemente, die kämen bei den Besuchern immer besonders gut an. Auch auf die Kinderbetreuung wird sehr viel Wert gelegt, schließlich „soll es eine Veranstaltung für die ganze Familie sein“, so Lorsch. Nur das Interesse der Jugendlichen zwischen 12 und 16 Jahren zu wecken, sei immer schwierig. Woran das liege, könne man schwer zu sagen, aber der High-Tech-Bereich in diesem Jahr werde auch von den Teenagern erfreulich gut angenommen. Auch mit dem restlichen Veranstaltungsverlauf ist derProjektverantwortliche bisher durchaus zufrieden. Über Besucherzahlen könne man erst am Abend Angaben machen, vielleicht schmälert das schlechte Wetter die Zahlen im Vergleich zum Vorjahr, aber die Räumlichkeiten sind gut gefüllt. Der Wunsch einiger Gäste, einen besseren Einblick in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu erhalten, sei aus architektonischen Gründen schon nicht möglich, aber auch für Außenstehende eher unspektakulär.Auf welche Höhe sich die Kosten der Veranstaltung in BPA und Kanzleramt letztendlich belaufen, wisse man natürlich noch nicht. Lorsch schätzt die bisherigen Ausgaben bereits auf rund eine Million Euro. Am Beginn der Planungen steht immer die Festlegung auf den Themenschwerpunkt. Hierfür sind auch Anregungen aus anderen Abteilungen des eigenen Hauses immer willkommen.Die Vorbereitungen starteten dieses Jahr schon im Januar und damit früher als sonst, „aber natürlich trotzdem noch zu spät“, ergänzt Lorsch mit einem Lächeln. „Ein Acht-Stunden-Job ist das natürlich nicht.“ Besonders unmittelbar vor der Veranstaltung brennt schon mal die Luft, damit noch alles rechtzeitig fertig wird. „Diese Arbeit muss man lieben, sonst kann man sie nicht machen“. Er wirkt zufrieden damit. Früher arbeitete Lorsch als Jurist, seinen Weg zum Veranstaltungsleiter ging er Schritt für Schritt. Wenn am Sonntag dann die letzten Gäste gegangen sind, muss er noch abbauen. Wenn er nach hause kommt, was wieder sehr spät sein wird, wird er endlich einmal die Füße hochlegen. Doch schon morgen ist er ab acht Uhr wieder im Büro. Dann geht es mit Volldampf an die Veranstaltungsplanung für den Tag der Deutschen Einheit in Hamburg, der ebenfalls alljährlich vom BPA organisiert wird.

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