Betriebskostenabrechnung : Wenn der Vermieter falsch rechnet

Die Nebenkosten einer Wohnung gelten nicht umsonst als „zweite Miete“. Wer genau liest und Fehler findet, kann Geld sparen.

Angie Pohlers
Bare Münze. Eine detaillierte Prüfung der Betriebskostenabrechnung verhindert überhöhte Nachzahlungen.
Bare Münze. Eine detaillierte Prüfung der Betriebskostenabrechnung verhindert überhöhte Nachzahlungen.Foto: picture alliance / dpa-tmn

Dieser Tage bekommen viele Mieter Post, die ihnen wenig Freude bereiten dürfte: Die Hausverwaltungen und Vermieter verschicken die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2013. Rückzahlungen gibt es nur selten, stattdessen können Nachzahlungen anfallen – nicht immer zu Recht. „Jede zweite Abrechnung ist fehlerhaft oder enthält klärungsbedürftige Punkte“, sagt Ulrich Ropertz vom Mieterbund. Grund dafür sind oft Posten, die unzulässig auf der Abrechnung stehen. Reparaturen oder einmalige Ausbesserungen dürfen grundsätzlich nicht umgelegt werden.

Erst in diesem Jahr hat das Amtsgericht Bottrop entschieden, dass die Mieter nicht dafür aufkommen müssen, wenn zum Beispiel die Hausverwaltung die Standfestigkeit der Bäume auf dem Grundstück überprüfen lässt. Auch wenn sich bei der turnusgemäßen Wartung des Fahrstuhls herausstellt, dass etwas ausgewechselt werden muss, sind die Kosten allein Vermietersache. Die Wartung allein ist umlagefähig. Ausgaben für die Verwaltung dürfen auf der Abrechnung ebenfalls nicht auftauchen. Betriebskosten entstehen allein aufgrund des laufenden Gebrauchs des Gebäudes und des Grundstückes.

UMLAGEFÄHIGE POSTEN

Um die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen, sollten der Mietvertrag und die Vorjahresabrechnung bereitliegen, rät Ropertz. „Mithilfe des Vertrags kann geklärt werden, ob alle aufgeführten Posten auch wirklich auf den Mieter abgewälzt werden können.“ Es gibt keine Vorschriften, wie eine Abrechnung genau auszusehen hat – verständlich und vor allem rechnerisch nachvollziehbar sollte sie aber schon sein.

Nach Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung enthält sie bis zu 17 Posten von der Aufzugwartung bis zur Warmwasserversorgung. Der Paragraf oder die darin enthaltenen Positionen sollten im Mietvertrag genannt werden. Was darüber hinausgeht, muss im Mietvertrag zusätzlich aufgeführt sein – oder ist andernfalls nicht umlagefähig. Die Vorjahresabrechnung verdeutlicht, ob neue Posten hinzugekommen sind oder wo die Preise auffällig gestiegen sind. Möchte der Vermieter nach Vertragsabschluss neue Posten in die Abrechnung aufnehmen, muss der Mieter nicht zustimmen.

Nur wenige Mietverträge beinhalten eine Betriebskostenpauschale – in diesen Fällen darf der Vermieter keine separate Abrechnung ausstellen, weil alle Beträge bereits abgegolten sind. Der Mieter kann aber auch keine Rückzahlung fordern, wenn die Betriebskosten unter den Vorauszahlungen liegen. Für die meisten gilt jedoch, dass jährlich abgerechnet wird – und zwar nach der Wohnungsfläche. Der angewandte Verteilerschlüssel sollte in der Abrechnung aber auf jeden Fall genannt werden.

FALSCHE KOSTEN AUFDECKEN

Sollten sich die Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung erhärten, lohnt ein Blick in die Original-Rechnungen des Vermieters. „Mieter können prüfen, ob der Hausmeister wirklich einen Arbeitsvertrag über 100 000 Euro hat“, erklärt Ropertz. Ein Anspruch auf Zusendung der Unterlagen besteht allerdings nicht. Die Mieter müssen also den Vermieter oder das Büro der Hausverwaltung selbst aufsuchen.

Fehlerquellen in den Abrechnungen können sich nach den Erfahrungen des Mieterbundes bei allen Posten finden. So kann es passieren, dass der Vermieter Kosten für eine Rechtsschutz- oder Hausratversicherung auf die Mieter umlegt – erlaubt ist das aber nur für Gebäude- und Haftpflichtversicherungen.

Auch bei Leerstand können für die Mieter zusätzliche Zahlungen entstehen, für die sie eigentlich nicht aufkommen müssen: Manche Vermieter legen die Kosten für leer stehende Wohnungen auf alle Parteien um. Ein Indiz dafür ist, wenn die angegebene Gesamtwohnfläche plötzlich niedriger ausfällt als im Vorjahr. Muss in einer Wohnung des Mietshauses der Kammerjäger anrücken, ist das zumeist eine einmalige Sache und fällt daher nicht unter die Betriebskosten.

Auch Formalitäten sind wichtig: Gilt die Wohnungsgröße als Verteilerschlüssel der Abrechnung, kann sich Nachmessen lohnen. Stimmt das Ergebnis mit den Angaben im Mietvertrag überein? Wenn die Fläche mehr als zehn Prozent kleiner ist, muss angepasst werden. Auch der Zeitraum der Zusendung ist wichtig. Das Schreiben muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes eingehen, sonst muss der Mieter eventuelle Nachzahlungen nicht tätigen. Ausnahmen gibt es nur, wenn der Vermieter Rechnungen und Bescheide selbst erst nach Ablauf dieser Frist erhalten hat. Das Guthaben auf der Mieterseite verfällt jedoch nicht.

Knifflig wird es bei den Hausmeisterkosten: Sie dürfen nur vollständig umgelegt werden, solange der Hauswart keine Verwaltungs- oder Reparaturarbeiten übernimmt. Diese müssten herausgerechnet werden. Die Flurreinigung und die Gartenpflege durch den Hausmeister dürfen umgelegt werden. Mieter sollten aber aufmerksam werden, wenn diese Kostenarten einzeln abgerechnet werden, obwohl ein Hauswart beschäftigt wird, warnt der Mieterbund. Dann könnte es sein, dass Mieter unzulässig zur Kasse gebeten werden. Die Neuanlegung eines Gartens durch eine eigens beauftragte Firma muss der Vermieter nämlich selbst bezahlen.

HILFE VON PROFIS

Anlass für Streit zwischen Vermietern und Mietern bieten oft die sonstigen Kosten, die in der Regel als letzter Posten in der Abrechnung auftauchen. Die Betriebskostenverordnung legt nicht genau fest, was hierunter zu verstehen ist. Deshalb müssen sie im Mietvertrag genau benannt werden. Denkbar sind laut Mieterbund etwa die Kosten für eine Sauna, ein Schwimmbad oder andere Gemeinschaftseinrichtungen im Haus. Auch Prüfgebühren für einen Feuerlöscher oder die regelmäßig anfallende Dachrinnenreinigung fallen darunter.

Gibt es nach der Prüfung immer noch Bedenken, ob die Abrechnung korrekt ist, sind Fachleute gefragt. Fast ein Drittel der Beratungen des Mieterbundes im Jahr 2013 drehten sich um Betriebskosten. Doch selbst eine sorgfältige Prüfung der Abrechnung kann nicht verhindern, dass die „zweite Miete“ immer wieder ansteigt. Wer mit Gas oder Fernwärme heizt, muss sich bei der aktuellen Abrechnung auf höhere Heizkosten einstellen. Hinzu kommen in einigen deutschen Städten die Anhebung der Grundsteuer und teurere Dienstleistungen.

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