E-Mail-Knigge : Eine Frage der Form

Damit die elektronische Post ihren Empfängern auch willkommen ist, sollten die Versender ein paar Regeln beachten.

Juliane Matthey
Wer nicht gleich auf Senden drückt, kann Fehler und wenig treffende Formulierungen noch korrigieren.
Wer nicht gleich auf Senden drückt, kann Fehler und wenig treffende Formulierungen noch korrigieren.Foto: Westend61/dpa

Das E-Mail-Postfach quillt über – und immer wieder sind echte Ärgernisse dabei. Eine E-Mail ist grob unhöflich, eine ist völlig überflüssig, weil der Inhalt für den Empfänger gar nicht relevant ist, eine andere völlig missverständlich und unkonkret formuliert. So einen Eindruck will man selbst auf gar keinen Fall hinterlassen. Worauf Schreiber deshalb achten sollten.

1. Medium-Check

Ist die E-Mail das richtige Medium, um den Adressaten anzusprechen? Oder gibt es eine Alternative? Der erste und häufigste Knigge- Fehler ist, „eine E-Mail zu schreiben, wenn man keine schreiben sollte“, sagt Textcoach Barbara Kettl-Römer aus Günzach im Allgäu. Das gilt für Beschwerden und komplexe Themen – beides erfordert oft mehrmaliges und häufig ergebnisloses Hin- und Herschreiben. Grundsätzlich ungeeignet ist eine E-Mail außerdem bei Glückwünschen, Beileidsschreiben, förmlichen Einladungen und geschäftlichen Erstkontakten. Auch bei wenig klar umrissenen Themen ist es oft besser, gleich zum Telefonhörer zu greifen, anstatt das E-Mailpostfach zu öffnen.

2. Rechtschreibfehler

Fehler sind in E-Mails ebenso wenig akzeptabel wie in Briefen, sagt Etikette-Trainerin Lis Droste aus Frankfurt am Main. Das gilt auch für E-Mail-typische Nachlässigkeiten: „Wenn man alles klein schreibt, ist es schlecht lesbar.“ Wenn man alles groß schreibt, wirkt es auf manches Gegenüber so, als wolle man es Anschreien. Textcoach Kettl-Römer empfiehlt, sehr wichtige E-Mails vor dem Abschicken auszudrucken.

3. Anrede

In Sachen Stil unterscheidet sich die E-Mail grundsätzlich ebenfalls nicht vom Brief. Am Anfang braucht es immer eine Anrede, und die lautet immer „Sehr geehrte“, sagt Droste. Erst wenn man mehrfach hin und her mailt, dürfe man die Begrüßung weglassen. „Hallo“ ist laut Melanie Kunkel aus der Dudenredaktion möglich, wenn Geschäftsleute untereinander einen weniger förmlichen Umgangston pflegen wollen. Lis Droste zufolge kommt es auf die Branche an: In einer Bank gehe „Hallo“ gar nicht, im Medienbereich sei es kein Problem.

4. Emoticons

Langweilig, aber die sichere Variante: Wer einen Geschäftspartner nicht kennt, sollte sich mit Witzen besser zurückhalten. „Die Leute haben sehr unterschiedliche Auffassungen von Humor und Ironie“, warnt die Etikette-Expertin Droste. Außerdem gehe in der schriftlichen Kommunikation ein Witz schnell verloren und komme beim Empfänger nicht an wie er gemeint war. Einen Witz mit einem Smiley zu kennzeichnen, sei keine Alternative: „Emoticons haben in geschäftlichen E-Mails nichts zu suchen.“

5. Kurz und knapp

Viele Berufstätige bekommen jeden Tag Dutzende E-Mails – deswegen ist vor allem eins höflich: ein kurzer Text! Das Anliegen sollte gleich zu Beginn geäußert werden, sagt Roman Soucek. Der Wissenschaftler forscht an der Universität Erlangen-Nürnberg zu dem Thema. „Dann weiß der Adressat auch sofort, ob eine Reaktion von ihm erwartet wird.“ Außerdem sollte gleich ganz am Anfang ein konkreter Bezug geschaffen werden, etwa um welches Projekt es geht.

6. Abschiedsgruss

"Die offizielle Verabschiedung in der E-Mail ist wie im Brief auf Papier auch heute noch „Mit freundlichen Grüßen“, sagt Expertin Lis Droste. Wenn man sich dann näher kennt oder man sich mehrmals hin und her schreibt, könnten daraus aber auch „freundliche“ oder „beste“ Grüße werden, bei der fünften Mail kann man auch nur „Gruß“ schreiben. „Liebe Grüße“ benutze man allerdings im Geschäftsleben nicht.

7. Empfänger

Vor dem Versand sollte man sich immer noch einmal fragen: Wende ich mich an die richtige Person? Der Grundsatz ist einfach, wird aber dennoch häufig missachtet: CC sollte man in Maßen nutzen, und zwar, wenn man zusätzliche Adressaten über etwas informieren möchte und keine Reaktion erwartet, sagt Soucek.

8. Antwort

Unhöflich ist es auch, auf E-Mails länger nicht zu antworten. Etikette-Expertin Droste empfiehlt, die E-Mails mehrmals am Tag abzurufen und zeitnah zu antworten – zumindest mit dem Bescheid, dass man sich später ausführlicher meldet. Telefonisch nachhaken sollte man als Absender keinesfalls sofort, 24 Stunden könne man schon warten. „Aber am besten gibt der Schreiber an, bis wann er die Antwort braucht.“

9. Spezielles

Gibt es Etikette-Regeln in der Abteilung? Egal ob Timing, Anrede oder Verständlichkeit: Alles, was über grundlegende Rücksichtnahme hinausgeht, kann individuell verschieden erwünscht sein. Deshalb ist es sehr zu empfehlen, generelle E-Mail-Richtlinien auf Arbeitsgruppenebene festzulegen. „Schließlich kommuniziert man ja am meisten mit einem festen Kollegenstamm“, sagt Roman Soucek. Dort kann etwa festgelegt werden, welche E-Mails nicht in cc gehören. dpa

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