Hausverwaltungen: So findet man die richtige

Verspätete Abrechnungen, falsche Buchführung oder die schleppende Beseitigung von Mängeln: Arbeitet die Hausverwaltung schlecht, ärgert das so manchen Eigentümer. Und auch beim Mieter kommt Unmut auf, wenn das Treppenhaus seit Monaten auf einen Anstrich wartet oder die Nebenkostenabrechnung kaum zu durchschauen ist. Gerade in einer Stadt wie Berlin, wo 87 Prozent der Haushalte zur Miete wohnen, ist eine gute Hausverwaltung Gold wert.

Verbraucherschutzorganisationen verzeichnen in letzter Zeit allerdings immer mehr Beschwerden über schlechte Verwalter. Der Verein „Wohnen im Eigentum“ fordert daher, dass gewerblich tätige Verwalter einen Nachweis über ihre Sachkunde erbringen müssen – wie dies zum Beispiel bei den Mitgliedern des Rings Deutscher Makler (RDM) Berlin-Brandenburg der Fall ist. Dort werden Immobilienmakler und Hausverwalter erst nach vorheriger Prüfung ihres Renommees aufgenommen. Gesetzliche Vorgaben gibt es für den Beruf dagegen nicht. Wer sich als Verwalter selbstständig macht, muss außer einer Gewerbeanmeldung nichts mitbringen – keinen Nachweis über Qualifikationen, kein Aus- oder Fortbildungszeugnis. Eigentümer, die einen neuen Verwalter suchen, sollten sich daher schlau machen, worauf es bei der Neubestellung ankommt.

Der Verband Haus und Grund Bayern hat auf seinen Internetseiten zum Beispiel eine Checkliste zusammengestellt, die bei der Suche helfen soll (http://immobilienverwalter-bayern.de/web/cms/upload/pdf/HGCheckliste05.pdf). Liegt das Büro nah genug am Objekt? Kann der Verwalter klar und verständlich auf Fragen antworten? Werden im Idealfall zwei Ansprechpartner in der Verwaltung für das Objekt zuständig sein – einer für die kaufmännische, einer für die technische Seite? Ist der Verwalter Mitglied in einem Berufsverband? Und natürlich: Kann er Qualifikationen nachweisen?

Auch die Vertragsgestaltung ist wichtig: Sind Aufgaben und Befugnisse des Verwalters eindeutig beschrieben? Gibt es klare Haftungsregelungen? Wird ein Pauschalhonorar vereinbart, sollten davon wirklich alle Tätigkeiten erfasst sein und nicht für jeden verschickten Brief Extra-Kosten anfallen. In jedem Fall sollte man mehrere Angebote einholen und vergleichen – nicht nur den Preis, sondern auch die Leistung.

Arbeitet ein Verwalter dennoch nicht ordnungsgemäß, muss er für seine Fehler haften. Wie die Gerichtsurteile der letzten Jahre zeigen, werden von ihm inzwischen erhebliche Sachkenntnisse verlangt. So urteilten die Gerichte beispielsweise, dass der Verwalter die Kosten für Schönheitsreparaturen übernehmen muss, sofern die von ihm verwendete Klausel im Mietvertrag unwirksam und der Mieter so nicht zur Durchführung der Arbeiten verpflichtet ist.

„Um gerichtliche Auseinandersetzungen zwischen Immobilieneigentümern und Verwaltern zu vermeiden, sollte man schon im Vorfeld eine sogenannte Due Diligence vornehmen“, sagt der Berliner Rechtsanwalt Carsten Krueger. „Der Kostenaufwand einer solchen Prüfung liegt bei einem Bruchteil dessen, was bei einer Haftung droht.“ Der englische Begriff stammt aus dem Wirtschaftsrecht: „Due“ bedeutet „fällig“, „gebührend“ oder „schuldig“, während „diligence“ für Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt steht. Mit Blick auf Immobilien meint Due Diligence die Pflicht zur sorgfältigen Prüfung und Bewertung eines Objekts. Kurz gesagt also eine Stärken-Schwächen-Analyse, in der die wirtschaftlichen, technischen und rechtlichen Voraussetzungen der Immobilie genau unter die Lupe genommen werden.

Zur Durchführung einer Due Diligence sind nicht nur erfahrene Anwälte und Wirtschaftsprüfer nötig, sondern – je nach Umfang – auch Fachleute mit spezifischen Kenntnissen: Architekten zum Beispiel oder Bausachverständige. Eine wichtige Rolle spielen zunächst die Mieteinnahmen und die Frage, welche Mietverhältnisse bestehen und ob die in den Verträgen enthaltenen Klauseln wirksam sind. Haben zum Beispiel langfristig vereinbarte Gewerberaummietverhältnisse Bestand oder können sie wegen möglicher Schriftformfehler vorzeitig gekündigt werden?

Bei der Prüfung des Instandsetzungsbedarfs und eventueller Baumängel kommt dann der Sachverständige ins Spiel. „Wir untersuchen gleichzeitig auch die Gebäudekonstruktion, die technische Ausrüstung sowie ausreichenden Brandschutz und nehmen eine energetische Gebäudeanalyse vor“, erklärt der Bausachverständige Stephen Dworok. „Dieses Fachwissen kann von einem Verwalter nicht verlangt werden.“ Auch Fragen der Kosten- und Energieeinsparung oder des Altlastenverdachts können so im Vorfeld geklärt werden. Ein guter Verwalter sollte eine solche Prüfung gewissenhaft vorbereiten und den tatsächlichen und rechtlichen Zustand der Immobilie zusammenfassen. Auf dieser Grundlage können der oder die Eigentümer dann entscheiden, wie umfangreich die weitere Analyse sein soll.

Steht ein Verwalterwechsel an, sollten auch Mieterhöhungsmöglichkeiten geprüft und Wohngeldrückstände erfasst werden, um deren Verjährung zu verhindern. Gleiches gilt für Gewährleistungsansprüche gegenüber Handwerkern. Der Verwalter sollte sich auch einen Überblick über bestehende Dienstleistungsverträge verschaffen – etwa mit Hausmeister-, Reinigungs- und Wartungsfirmen – und Einsparpotenzial prüfen. Rechtsstreitigkeiten müssen gesichtet und Mietverträge kontrolliert werden. Auch die Frage von Regressansprüchen gegen den alten Verwalter ist wichtig. Und so ist ein Verwalterwechsel, ähnlich dem Zahnarztbesuch, zwar eine lästige Angelegenheit. Er bietet aber auch die Chance zur Vorsorge – und erspart manch zukünftigen Ärger.

Katrin Dittert