KARRIERE Frage : an Jürgen Hesse Büro für Berufsstrategie

Wie ist die E-Mail korrekt?

an Jürgen Hesse

Als Assistent der Geschäftsführung habe ich viele interne und externe E-Mails zu schreiben. Gewöhnlich gehe ich dabei hinsichtlich der Anrede, der Struktur und der Sprache sehr formal vor, auch um keine Regeln zu verletzen, würde aber gerne etwas lockerer daherkommen. Kann man etwa die Anrede bei mehreren Mailwechseln einfach weglassen? Und sollte man in jedem Fall den Adressanhänger anfügen, auch wenn der bereits im Mailwechsel weiter unten aufgeführt ist?

Täglich erreicht uns eine Flut von E-Mails, beruflich wie privat, am Arbeitsplatz, Zuhause und unterwegs. Kein Wunder also, wenn Sie Ihren E-Mailverkehr so kurz und übersichtlich wie möglich halten möchten. Darüber hinaus kommt der elektronische Schriftverkehr sehr viel schnelllebiger daher und vieles landet im virtuellen Mülleimer. Das verführt dazu, den Schriftverkehr nicht allzu ernst zu nehmen. Doch so einfach ist das nicht.

Inwieweit Sie sich beim Verfassen von E-Mails lockerer geben können, hängt in erster Linie damit zusammen, in welcher Firma und Position Sie arbeiten. In einem IT-Start-up dürfen Sie bei einem alt bekannten Kontakt, mit dem Sie per Du sind, sicher die Anrede auch mal weglassen, in der Bank ist das eher unüblich. Der Pförtner eines Industriekonzerns darf seine wöchentlichen Lieferungen etwas nachlässiger anfordern. Als Assistentin der Geschäftsführung präsentieren Sie indes das Unternehmen und sollten entsprechend bei jeder E-Mail größte Sorgfalt walten lassen – gerade bei der Anrede. Auch die Signatur sollte bei jeder Mail angehängt werden. Das machen die meisten Programmen auch automatisch.

Der Vergleich zum Geschäftsbrief macht es offensichtlich: Den würden Sie, selbst wenn es der Hundertste an immer dieselbe Person ist, auch nicht salopp formulieren oder voller Rechtschreibfehler absenden. Denn das könnte dem Firmenimage sehr schaden. Im Berufsleben gilt es in vielerlei Hinsicht, die Form zu wahren und gewisse Standards einzuhalten.

Heben Sie sich Ihren Wunsch nach einem lockeren Umgang mit E-Mails also besser für Privates auf. Sie können Ihren E-Mail-Verkehr jedoch erleichtern, indem Sie die Mails nicht einzeln und direkt nach ihrem Eingang, sondern im Block bearbeiten. Dann werden Sie nicht ständig abgelenkt. Nehmen Sie sich vor, morgens und abends je ein bis zwei Stunden Ihre E-Mails zu sichten, zu priorisieren, unwichtige gleich zu löschen und die wichtigen zeitnah zu beantworten.

Achten Sie auch darauf, dass der Schriftwechsel nicht in ein rein formales Geplänkel an Freundlichkeiten abdriftet. Sobald alles Wichtige gesagt wurde, können Sie getrost einen Schlussstrich darunter setzen. Foto: Promo

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