Bilanz : Mitarbeitergespräche müssen geplant werden

Mindestens einmal im Jahr sollten Chef und Mitarbeiter Bilanz ziehen und nach vorn schauen. Ein solcher Austausch muss aber gut vorbereitet werden – sonst bringt er nichts.

Benjamin Haerdle
Falscher Ort, falsche Zeit. Zwischen Tür und Angel ist kein Raum für einen konstruktiven Dialog. Foto: picture-alliance/gms
Falscher Ort, falsche Zeit. Zwischen Tür und Angel ist kein Raum für einen konstruktiven Dialog. Foto: picture-alliance/gmsFoto: picture-alliance / gms

Abnehmen? Sport treiben? Beruflich vorankommen? Zum Jahresanfang herrscht Aufbruchstimmung. Und das nutzen auch viele Arbeitgeber: Für zahlreiche Beschäftigte, insbesondere großer Unternehmen, steht nun ein wichtiger Termin im Kalender: das Mitarbeitergespräch. Im Austausch mit dem Chef geht es um eine Leistungsbilanz, die Motivation des Mitarbeiters, die Kooperation mit dem Vorgesetzten, das Arbeitsumfeld, sinnvolle Weiterbildung und eventuell Zielvereinbarungen für das kommende Jahr.

Für einen solchen regelmäßigen Dialog gibt es gute Gründe – für den Vorgesetzten, wie für den Mitarbeiter. „In der Hektik des Alltags hat man nur selten Zeit, in Ruhe über die Zukunft des Angestellten zu sprechen“, sagt der Organisationspsychologe an der Universität Mannheim, Walter Bungard. Der Beschäftigte profitiert, weil er eine Einschätzung seiner beruflichen Fähigkeiten, der Vorgesetzte, weil er ein Feedback über seine Führungskompetenz erhält. Beide gewinnen auch aus einem anderen Grund. „Verläuft das Gespräch gut, schafft das Vertrauen und verbessert die Zusammenarbeit“, sagt Bungard.

Damit das Gespräch auch tatsächlich zu einem konstruktiven Austausch führt, sollten Mitarbeiter und Vorgesetzte einige Aspekte beachten.

Die Initiative geht gewöhnlich vom Chef aus. Ein bis zwei Wochen vor dem Treffen kündigt er Termin und Ort an. Sind Mitarbeitergespräche in der Firma nicht die Regel, kann der Beschäftige auch selbst darum bitten. Ein Recht darauf hat er aber nicht. (Siehe Kasten).

Was Thema des Gesprächs sein sollte, bringt Jürgen Hesse vom Berliner Büro für Berufsstrategie auf die „VGZ“-Formel: Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft. „Das Gespräch ist im Idealfall eine Art Leistungsbilanz“, sagt der Berufsberater. Der Schwerpunkt sollte auf die künftige berufliche Entwicklung gelegt werden.

Konflikte oder Krisen haben in dem Gespräch wenig Raum. „Ist ein Projekt schlecht gelaufen oder ein Kunde abgesprungen, sollte der Vorgesetzte dafür einen Extra-Termin ansetzen“, rät Hesse.

DER VORGESETZTE

Mitarbeitergespräche bieten für den Chef eine enorme Chance. „Sie sind die beste Gelegenheit, den Mitarbeiter auf gemeinsame Ziele einzuschwören, Prioritäten nochmals klar zu bekommen und die Motivation anzukurbeln“, sagt der Berater Hesse. Zur Vorbereitung sollte sich der Vorgesetzte vergegenwärtigen, an welchen Projekten der Mitarbeiter im abgelaufenen Jahr gearbeitet hat, ob er mit dessen Ergebnissen zufrieden war und was er im kommenden Jahr von ihm erwartet.

Zudem sollte er gut zuhören. Das mag zwar selbstverständlich klingen, doch Bungard hat in seinen Untersuchungen immer wieder festgestellt, dass Vorgesetzte einen solchen Termin gern für einen Monolog nutzen. Ein Fehler, sagt der Organisationspsychologe: „Die Chefs verpassen so die Gelegenheit, sich ein Feedback geben zu lassen.“ Davon aber würden sie profitieren. Denn: „Wer die Resonanz der Mitarbeiter verarbeiten kann, reift schneller zur Führungskraft, weil er aus Erfahrungen lernt“, sagt der Organisationspsychologe.

Aufgabe des Chefs sei es, für eine positive Atmosphäre zu sorgen. Das Gespräch diene nicht dazu, angestauten Ärger, etwa wegen vermasselter Projekte, nun freien Lauf zu lassen, so Bungard.

Mindestens eine Stunde Zeit sollte sich ein Chef nehmen für den Austausch, bei Führungskräften auch mehr, rät Berufsberater Hesse. Dabei Telefonate entgegenzunehmen oder E-Mails abzurufen sei tabu.

DER ARBEITNEHMER

Auch der Arbeitnehmer sollte gut vorbereitet sein. An welchen Projekten hat er im vergangenen Jahr gearbeitet? Welche Erfolge kann er vorweisen? Welche Folgen/Vorteile hatten sie für die Firma? Was hat der Mitarbeiter für das Unternehmen und für seinen Job daraus lernen können, was auch in Zukunft wichtig sein könnte? Diese Punkte sollte ein Mitarbeiter ebenso zur Sprache bringen wie berufliche Ziele oder Verbesserungsvorschläge für das persönliche Arbeitsumfeld. Ist ein neuer Schreibtisch nötig oder ein leistungsstärkerer Computer?

Gerne könne man im Gespräch auch Vorschläge für Fortbildungskurse machen. Gehaltsverbesserungen sollten in der Regel aber kein Thema sein, denn dafür sind zumeist extra Termine vorgesehen. Es gibt allerdings Ausnahmen: „Läuft das Gespräch ganz wunderbar und lobt der Chef den Mitarbeiter über alle Maßen, kann man sogar den Wunsch nach einer höheren Bezahlung äußern“, sagt Hesse.

Zur Vorbereitung macht es durchaus Sinn, seine Gedanken schriftlich festzuhalten. Man sollte aber darauf verzichten, einen Stichwortzettel mit möglichen Gesprächsthemen in die Unterredung mitzunehmen, rät Hesse. Wer Erfolge der eigenen Arbeit deutlicher machen wolle, könne im Gespräch zur Visualisierung etwa eine Statistik vorlegen.

Persönliches sollte der Mitarbeiter nicht zur Sprache bringen. Gleichwohl: „Wer durch einen Todesfall in der Familie oder nach einer Trennung vom Partner unter großem Stress steht und Konzentrationsschwierigkeiten hat, kann das ansprechen“, sagt Bungard. Wenn der Chef nicht weiß, dass sich sein Angestellter seit Monaten gemobbt fühlt, kann er auch das mitteilen. Weitere Details wären dann aber Stoff für eine zusätzliche Unterredung. Vermeiden sollte der Beschäftigte abschätzige Bemerkungen über Arbeitskollegen.

Will der Mitarbeiter im Gespräch aus seiner Sicht brisante Themen wie eine Leistungsbeurteilung zur Sprache bringen, kann er auch einen Betriebs- oder einen Personalrat hinzu bitten. „Dieser darf am Gespräch teilnehmen und in seiner Funktion als Betriebsrat mitschreiben“, sagt Arbeitsrechtlerin, Jutta Glock.

Beide Gesprächspartner sollten sich während des Austausches Notizen machen und die vereinbarten Ziele für das Jahr am Ende des Gesprächs aufeinander abstimmen.

So werden Missverständnisse vermieden. Und es lässt sich zwölf Monate später leicht überprüfen, ob die Ziele auch erreicht wurden.

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