Büroalltag: Ordnung muss sein

Wer kennt sie nicht, die großen und kleinen Zeit- und Kraftdiebe im Büroalltag: überquellende Mailpostfächer, Papierstapel in Eingangskörben und auf Schreibtischen, dauerndes Suchen nach Unterlagen und Papieren.

Was für eine Verschwendung von Zeit, Nerven und Ressourcen. Im Schnitt ein Drittel der Arbeitszeit im Büro verbuchen Unternehmen als „Verschwendung“, hat das Fraunhofer Institut für Produktionstechnik und Automatisierung herausgefunden. 31 Prozent davon entfallen auf den einzelnen Arbeitsplatz. „Lean Office“, effizientes Büro, heißt die Studie aus dem Jahr 2006. Mit mehr Ordnung, Systematik und Transparenz, so das Fazit der Untersuchung, machen Mitarbeiter nicht nur ihr Unternehmen, wettbewerbsfähiger und effizienter. Sie bringen auch ihre eigene Karriere voran.

Kennen Sie Ihre persönlichen großen und kleinen Tagesdiebe? Zeit für eine Bestandsaufnahme.

1. MIT SICH SELBST TERMINE MACHEN
Haben Sie auch das Gefühl, jeden Tag gegen die Uhr zu kämpfen? Ständig werden Sie bei Ihrer Arbeit unterbrochen. Anrufe, Mails oder plötzliche, dringende Aufgaben halten Sie auf. „Ganz wichtig ist, nur 50 Prozent eines Tages zu verplanen und dabei auch ’echte’ Termine mit sich selbst zu machen, also die eigenen wichtigen Aufgaben zeitlich einzutakten“, empfiehlt Martina Köhler von dem Berliner Beraterunternehmen ProSystem Büroorganisation. Nach dem so genannten Pareto-Prinzip sind das die „A-Aufgaben“ mit der höchsten Wichtigkeit und dem größten Nutzen für den eigenen Aufgabenbereich. „B“-Aufgaben können warten, „C“-Aufgaben sogar entfallen oder delegiert werden.

Beim Abarbeiten von „A“-Aufgaben ist Abschotten empfohlen. Wozu gibt es Anrufbeantworter? Schalten Sie das akustische Signal der eingehenden Mails ab.

2. AB IN DEN PAPIERKORB
In vielen Büros stapeln sich Berge von Papieren und Ordnern, die niemand jemals wieder ansehen wird – die aber trotzdem aufgehoben werden, sagt Martina Köhler. Viele Menschen können nicht loslassen, erklärt sie das Phänomen. Sie heben alles auf oder legen es sogar mehrfach ab, um sich abzusichern. Hier gehe es darum, ein Problembewusstsein zu schaffen. Oft sei erst einmal ausmisten angesagt. „Im nächsten Schritt geht es darum, ein sinnvolles Ablagesystem zu entwickeln", rät sie.

Und wie sieht es in Ihrem Büro aus? Sind alle Ihre Ordner und Unterlagen, die häufig im Einsatz sind, gut und schnell zu erreichen? Sind Ihre Schränke übersichtlich und ordentlich eingeräumt? Würden sich auch Ihre Kollegen darin zurechtfinden?

3. ARBEIT IM FLUSS
„Klarheit auf dem Schreibtisch heißt Klarheit im Kopf!“ sagt die Büroexpertin. Wo sich alles staut, gehen Energie und Freude an der Arbeit verloren, das ständige Suchen verschwendet wertvolle Zeit. „Bereits drei Papiere übereinander rufen nach einem Ordner oder eine Mappe“, sagt Köhler.

4. NUR EINMAL ANFASSEN
Für Papiere stellen sich dieselben Fragen wie für den Computer: Wo genau kommen die Unterlagen hin? Was wird ablegt und wie lange? Hier sind vor allem klare und eindeutige Ordnungsbegriffe wie „Kunden“, „Bestellungen“ oder „Rechnungen“ hilfreich. Akten- oder Dateiordner lassen sich zudem durch Farben oder Symbole systematisieren.

„Fassen Sie jeden Vorgang nur einmal an“ raten Berater. Und treffen Sie dabei die Wahl: bearbeiten, ablegen oder wegwerfen.

5. GUT SORTIERT IST HALB ERLEDIGT
Sie werden auch ohne Spam von Mails überflutet? Der von Experten empfohlene leere Maileingang zum Feierabend ist für Sie utopisch? Es gibt wertvolle elektronische Helfer: Mit Filterregeln etwa können Sie eingehende Mails gleich in entsprechende Ordner verschieben. Und: Haben Sie Mut zum Löschen. Reagieren Sie nicht auf jede eingehende E-Mail. Arbeiten Sie die elektronische Post im Block ab.

Kunden mit Hunderten von Mails im Posteingang empfiehlt die Beraterin eine große Aufräum- und Ablage-Aktion. Dafür Zeit zu investieren, zahle sich aus.

6. PRIVATES HAT SEINEN PLATZ
Auch das Führen des Terminkalenders hat viel mit Ablage zu tun, wenn es um Wiedervorlagen und das Bearbeiten von Vorgängen zu einem späteren Zeitpunkt geht. „Ganz wichtig ist, dass nur ein Kalender geführt wird, entweder elektronisch oder auf Papier“, sagt die Beraterin. „Dort gehören auch die privaten Termine hinein. Die gehen sonst leicht unter.“

7. ZEITDIEB: KOMMUNIKATION
Eine entsprechende Kommunikationskultur im Unternehmen hilft, Telefonate oder Besprechungen so kurz wie möglich zu gestalten. Auch E-Mails lassen sich bereits so verfassen, dass Leser sie leicht zuordnen können: mit klarer Betreffzeile. Senden Sie sie nur an Adressaten, die sie auch wirklich benötigen. So helfen Sie „Müll“ zu vermeiden.

8. GUT VERTRETEN
Kollegen, die mit System arbeiten, sind beliebt – spätestens wenn andere sie an ihrem Arbeitsplatz im Krankheits- oder Urlaubsfall vertreten müssen. Selbst wenn eine abteilungsübergreifende Systematik fehlt, können Sie Ihrem Vertreter eine grafische Übersicht Ihrer Dokumentenablage in Aktenordnern und PC zur Verfügung stellen.

9. TABULA RASA AM FEIERABEND
Der Kreis schließt sich zum Feierabend. Was morgens im besten Fall mit einem klaren Tagesplan beginnt, endet abends mit der Vorschau auf den nächsten Tag. Wenn Sie die Tür hinter sich schließen, ist im optimalen Fall Ihr Eingangskorb ebenso leer wie der elektronische Posteingang und der Schreibtisch.

10. CHAOS OHNE ENDE!
Wer Hilfe sucht, um sein Chaos zu beseitigen, kann sich an Experten wenden. Viele Berater bieten Unterstützung vor Ort an und helfen beim Entsorgen und Sortieren. Selbstmanagement kann man außerdem in Kursen lernen.

Sandra Heinzelmann