Einkauf und Logistik: Verhandeln mit Pokerface

Juliane Hefel scheint in sich zu ruhen. Ihre Lider sind gesenkt, ein leichtes Lächeln umspielt ihre Lippen. Plötzlich schlagen die Lider hoch, blitzen ihre braunen Augen, schieben sich ihre rötlichen Augenbrauen dramatisch zusammen. Auf den gekonnten Augenaufschlag kommt es an. Juliane Hefel übt ihn immer wieder vor dem Spiegel. Aber nicht, um im Café zu flirten, sondern um einem Lieferanten bei Preisverhandlungen wortlos ihre Ungläubigkeit zu signalisieren: „Da muss doch ein besseres Angebot drin sein!“ – Und das, obwohl die Henkel-Nachwuchsmanagerin innerlich über die unerwartet gute Offerte ihres Gegenübers grinst.

Schauspielerische Fähigkeiten gehören zum Handwerkszeug erfolgreicher Einkäufer. Schon immer. Aber neben ausdrucksstarker Mimik und verbalem Verhandlungsgeschick benötigen die Beschaffer heute noch weitere Talente und Know-how. Denn in der Wirtschaftskrise, in der in vielen Branchen die Umsätze um bis zu 50 Prozent eingebrochen sind, wird besonders deutlich, dass der Einkauf einer der Hebel ist, um die Liquidität zu sichern. Der Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) hat errechnet, dass Firmen in Industriestaaten wie Deutschland nur noch maximal 40 Prozent des Umsatzes selbst erzielen. Den Rest beschaffen Einkäufer. Sie drehen somit direkt an wettbewerbsentscheidenden Stellschrauben, wenn sie durch günstige Dienstleistungen, energiearmen Transport oder alternative Rohstoffe helfen, Kosten zu sparen.

Der Einkauf ist deshalb auch auf die Agenda des Top-Managements und unter den Einfluss des Finanzchefs geraten. Der Einkaufsleiter ist vielerorts vom belächelten „Bestellzettel-Verwalter“ zum internen Strategieberater mutiert, der die wichtige Einkaufs- und Logistikkette effizient zusammensetzt, die Beschaffungsmärkte bestens kennt und Risiken einzuschätzen weiß. Mit ihm werden aber auch Sparziele fixiert.

Zwar sind erst wenige Sparmeister bis in die Managementspitze der Deutschland AG aufgerückt. Gerade mal Volkswagen, Siemens und BMW leisten sich einen eigenen Einkaufsvorstand. Doch „sogar krisengeschüttelte Unternehmen stellen noch Mitarbeiter im Beschaffungsbereich ein, um auf die Kostenbremse zu treten“, sagt Michael Strübing, Chef der Frankfurter Personalberatung Percon.

Das führt dazu, dass versierte Einkäufer in größerer Zahl gesucht werden, als sie der Arbeitsmarkt derzeit hergibt. „Der Nachwuchs wird knapp“, sagt BME-Verbandschef Holger Hildebrandt. Nur bei der Stellenbörse Monster finden sich zum Stichwort „Einkauf“ schon 1056 Jobofferten – allein deutschlandweit. Die Palette vakanter Stellen ist ausgesprochen breit, besonders Strategen sind gesucht. Bereits sieben von zehn Einkäufern sind für strategische Aufgaben wie die Optimierung des Lieferantenportfolios, also welche und wie viele Lieferanten, oder die Qualitätssteigerung zuständig. Da strategisches Denken aber eher eine Frage der Persönlichkeit als von Fachkenntnis ist, ist die Einkaufsszene ein bunt gemischtes Trüppchen. Über die Hälfte der deutschen Beschaffer hat zwar einen Hochschulabschluss, stammt aber aus sehr unterschiedlichen Disziplinen: Neben klassischen Kaufleuten, die etwa als Zentraleinkäufer unterwegs sind und die Markenstrategie von Unternehmen mitbestimmen, sind in technischen Branchen vor allem Ingenieure gefragt.

Darüber hinaus haben Juristen gute Einstiegschancen, falls sie in den Feinheiten des internationalen Vertrags- und Logistikrechts bewandert sind oder sich als Risikomanager bewähren wollen. Nicht zuletzt wegen der zunehmenden Zahl insolventer Zulieferer ist „Risikomanagement im Einkauf ein brennendes Thema“, sagt Inga-Lena Darkow. Sie ist Leiterin des Forschungsbereichs Logistik & Innovation am Supply Chain Management Institute (SMI) der European Business School in Oestrich-Winkel. Angesichts der Finanzkrise und den bei Krediten zögerlichen Banken muss mancher Risikomanager speziell Preis- und Währungsschwankungen bei Rohstoffen im Blick halten und versuchen, sich durch Termingeschäfte am Finanzmarkt gegen steigende Preise abzusichern. Diese Aufgabe könnten sogar Investmentbanker übernehmen.

Es gibt also keinen ausschließlich empfehlenswerten Weg in den Beruf. Keine schlechte Option ist es, einen der noch relativ raren auf den Einkauf spezialisierten Master aufzusatteln (siehe Kasten). Zumal Branchenauswertungen belegen: je höher das Bildungsniveau, desto besser die Gehaltsperspektiven.

Dass talentierte Quereinsteiger derzeit sehr gute Chancen auf eine Karriere im Einkauf haben, zeigt Henkel-Nachwuchsmanagerin Juliane Hefel. Die gelernte Schreinerin und studierte Übersetzerin für Spanisch und Englisch rutschte zufällig in den Einkauf eines österreichischen Restaurantbetreibers, wo sie einige Jahre lang europaweit orderte, bevor sie 2006 zum deutschen Konsumgüter-Konzern wechselte. Seit zwei Jahren zählt sie hier zu den geförderten Talenten.

Als eine von konzernweit nur drei Global- Key-Account-Managern verantwortet sie das weltweite Einkaufsergebnis des Kosmetikgeschäfts – Henkels kleinster Sparte. Davor rangieren Kleber auf Platz eins und Waschmittel auf Platz zwei. Hefels Einkaufszettel reicht von ein paar Gramm kostbarem Parfümöl bis hin zu zigtausend Tonnen von Tensiden. Zusammen mit ihren Bereichskollegen aus Forschung, Marketing, Vertrieb und Controlling verhandelt die 33-jährige Managerin Rahmenverträge, die von den Sachbearbeitern im regionalen Einkauf für 125 Länder ausgeführt werden. Außerdem ist sie als eine von insgesamt 600 Einkaufsmanagern verantwortlich für die Beschaffung von Silikonöl – einem Rohstoff im Wert von 18 Millionen Euro jährlich. „Klar, zuerst hält man die Luft an, aber mittlerweile sind achtstellige Auftragsvolumen normal für mich.“ Verhandlungsstark, analytisch und sprachlich begabt – da steht Hefels Aufstieg das fehlende Fachwissen über Chemikalien nicht im Wege. „Um mich schlau zu machen, nehme ich an internen Schulungen teil“, sagt die gebürtige Österreicherin.

Uni-Absolventen wie Juliane Hefel steigen bei Henkel mit rund 45 000 Euro ein, wobei etwa zehn Prozent des Jahresgehalts leistungsabhängig sind. „Wir arbeiten von Beginn an mit Zielvorgaben, um die Verantwortung der Mitarbeiter zu trainieren“, sagt Personalmanagerin Jessica Thiel. Zehn bis 15 Prozent variabler Gehaltsbestandteil sind typisch im Beschaffungswesen, allerdings erzielen nur ganz wenige Spitzeneinkäufer eine Jahresprämie von mehr als 100 000 Euro. Der deutsche Durchschnittseinkäufer kommt auf ein jährliches Bruttoeinkommen von 77 428 Euro inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie seiner erfolgsabhängigen Boni. Die höchsten Gehälter sind in der Chemie-, Pharma-, Elektrotechnik-, Automotive-, Energie- und Konsumgüterbranche zu holen. Das geringste Salär bezahlt der Öffentliche Dienst.

Egal, ob Vorwärts- oder Rückwärts-Auktion oder Verhandlung von Angesicht zu Angesicht – gefeilscht wird immer. „Ein Einkäufer muss ein feines Gespür haben, wie viel Druck er machen kann und wann bei seinem Gegenüber die Schmerzgrenze überschritten ist“, sagt Sven Marlinghaus. Er ist Partner und Geschäftsführer der auf Einkauf spezialisierten Unternehmensberatung BrainNet in Bonn. Und Katharina Behrenbeck, Zentraleinkäuferin von Peek & Cloppenburg, ergänzt: „Bei bestimmten Preisangeboten sagt mir die Erfahrung, dass es nicht mit rechten Dingen zugehen kann.“

Nicht jede Gelegenheit zu geizen wird von klugen Strategen ergriffen. Wenn, wie derzeit in Fernost, die Aufträge aus den USA nachlassen und die asiatischen Lieferanten ihre freien Kapazitäten hierzulande andienen, lohnt sich zwar ein zweiter Blick. Denn in China und Indien lassen sich viele Produkte günstiger herstellen – auch, weil dort weniger Auflagen gelten. Doch um sicherzugehen, dass sie es nicht mit einer Hinterhof-Bude zu tun hat und für Henkel kein Imageschaden oder gar eine Rückrufaktion droht, nimmt Juliane Hefel die Produktionsstätten neuer Zulieferer selbst in Augenschein.

Um sich auf Verhandlungen mit Geschäftspartnern anderer Kulturkreise vorzubereiten, absolvieren Einkäufer interkulturelle Seminare. Dabei geht es immer öfter um ein sensibles Thema: Bestechung. Einer Studie des Beratungshauses Integrity Interactive zufolge, rangieren „Interessenkonflikte und Zuwendungen im Lieferantenkontakt“ bereits an zweiter Stelle der Top-Risiken, denen sich die 300 größten Unternehmen weltweit ausgesetzt sehen. Was in China, Russland oder im arabischen Raum für ein besseres Miteinander sorgt, ist dem deutschen Kaufmann verboten. Zur Vorbeugung von Korruption achten daher immer mehr Unternehmen von vornherein darauf, dass bei ihren Zulieferern ähnliche Standards gelten wie im eigenen Haus.

Dass sich selbst von gewieften Einkäufern nicht alles mit einem Augenzwinkern regeln lässt, weiß auch Juliane Hefel. Gerade muss sie die Silikonöl-Verträge für die zweite Jahreshälfte aushandeln. Da kann sie froh sein, wenn sich die bisherigen Preise halten lassen. Doch im Preispoker hat sie neben dem Augenaufschlag noch einen Trick auf Lager: „Ärger niemals anmerken lassen. Einfach schweigen. Das können viele nicht aushalten – und kommen von sich aus mit einem besseren Angebot rüber.“

Beitrag aus der Juliausgabe der „Jungen Karriere“

Claudia Obmann