KARRIERE Frage : an Martina Perreng Fachanwältin für Arbeitsrecht

Sind Personalakten einsehbar?

an Martina Perreng

Ich bin an einer Hochschule angestellt und mich interessiert: Welche Unterlagen gehören in eine Personalakte? Wann muss eine Abmahnung wieder entfernt werden? Darf ich meine Personalakte einsehen? Und: Gelten an Hochschulen die gleichen Bedingungen wie in der Wirtschaft ?

Legt ein Arbeitgeber eine Personalakte an, so gehören dort neben dem Arbeitsvertrag Bewerbungsunterlagen, wie Zeugnisse, Lebenslauf, Personalfragebogen und Bescheinigungen über frühere Tätigkeiten hinein. Auch Lohnsteuer- und Versicherungsunterlagen sowie Unterlagen, die im Verlauf des Arbeitsverhältnisses anfallen, also Lohn- und Gehaltsbescheinigungen, Aufzeichnungen über Krankheitszeiten, eventuelle Freistellungen sowie Bescheinigungen über Weiterbildungen, werden dort gesammelt. Außerdem sind Beurteilungen und Abmahnungen abgeheftet. Alles, was nichts mit dem Arbeitsverhältnis zu tun hat, wie Berichte über außerdienstliches Verhalten, Angaben zu Parteimitgliedschaften oder politischen Aktivitäten, hat dagegen in der Akte nichts zu suchen.

Diese Vorgaben gelten allgemein für die Personalakten angestellter wie freier Mitarbeiter, gleich ob sie in Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen beschäftigt sind.

Bei der Führung der Personalakte hat der Arbeitgeber sicherzustellen, dass die Rechte des Beschäftigten, insbesondere sein Persönlichkeitsrecht, nicht verletzt werden. Deshalb dürfen gerade in Bezug auf Beurteilungen, aber auch bei Abmahnungen nur objektiv feststellbare und wahrheitsgemäße Sachverhalte in die Personalakte aufgenommen werden. Meinungen und subjektive Wertungen darf die Akte dagegen nicht enthalten.

Soweit in der Personalakte unrichtige Angaben gemacht sind, besteht ein Anspruch auf Berichtigung. Ebenso kann die Aufnahme einer Gegendarstellung verlangt werden. Aus dem Persönlichkeitsrecht ergibt sich auch, dass für den Beschäftigten negative Beurteilungen oder auch Abmahnungen nach einer gewissen Zeit entfernt werden müssen. So kann je nach Schwere eines Verhaltens nach einem Jahr ein Anspruch auf das Entfernen einer Abmahnung bestehen.

Nach Paragraf 83 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes hat jeder Arbeitnehmer das Recht, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Er kann auch ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen. Soweit es neben der Personalakte auch Sonderakten oder sonstige Aufzeichnungen gibt, die den Beschäftigten betreffen, umfasst das Einsichtsrecht auch diese Akten. Zudem besteht nach Absatz 2 das Recht, eine Erklärung zur Personalakte abzugeben, die dann auch aufgenommen werden muss.Foto: Promo

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