Karriere : „Sie haben Post“ – schon wieder

Wer seine E-Mails gut verwaltet, arbeitet schneller und hat weniger Stress – wie, das zeigen Seminare

Silke Zorn

Den Freitag erkannte man früher vor allem daran, dass in vielen Büros Anzug und Krawatte gegen Jeans und T-Shirt getauscht wurden. In einigen US-amerikanischen Firmen hat der „Casual Friday“ jetzt einen Nachfolger bekommen: den „E-Mail free Friday“. Der Mikrochiphersteller Intel, der Mobilfunkanbieter U.S. Cellular und das Logistikunternehmen PBD testen ihn bereits, andere Unternehmen folgen: Um die enorme E-Mail-Flut einzudämmen, dürfen Mitarbeitern freitags keine internen Mails versenden. Stattdessen sollen sie das persönliche Gespräch suchen. Wer dennoch ertappt wird, musste bei PBD anfangs sogar 25 Cent Strafe zahlen.

Das geschäftliche E-Mail-Aufkommen hat sich in den letzten Jahren gewaltig erhöht – und ist zu einem echten Stör- und Stressfaktor für die Beschäftigten geworden. Unternehmensberater Peter Kleimeier hält solch drastische Maßnahmen dennoch eher für eine Notlösung. „Wichtiger ist es, den richtigen Umgang mit Mails zu lernen“, findet Kleimeier, der beim Com Center Berlin Seminare zum E-Mail- Management anbietet. An erster Stelle steht dabei der Mut zum Löschen. Kleimeiers Tipp: Trennen Sie sich von überflüssigen und doppelten Informationen. Und löschen Sie alle Mails, die Sie beantwortet oder weitergeleitet haben. Denn diese tauchen im Ordner „Gesendete Objekte“ ohnehin noch einmal auf.

Wichtige Mails sind zu archivieren – aber bitte mit System. „Die Ablagestrukturen sollten auf den Benutzer und seine Aufgaben und Ziele zugeschnitten sein“, sagt Carmen Diebolder, Trainerin und Autorin des Buches „S.O.S. E-Mail-Flut“. So könne sich ein Mitarbeiter im Vertrieb zum Beispiel Ordner für Kunden oder Produktgruppen anlegen. Wer viel in Projekten arbeite, für den böten sich Ordner mit den Projektnamen an. Aber auch andere berufliche Ziele, etwa der Besuch eines Englischkurses, sollten eigene „elektronische Akten“ erhalten.

Am Ende eines Arbeitstages ist der Posteingang im Idealfall leer: alles Unwichtige gelöscht, alles Wichtige archiviert. So predigt es Peter Kleimeier seinen Seminarteilnehmern. Aus seiner Beraterpraxis weiß er, dass in vielen Büros das reinste E-Mail-Chaos herrscht. Dennoch bekommt der Berliner immer wieder im Brustton der Überzeugung zu hören: Na klar, finde ich mich in meinen Mails zurecht! „Wenn ich den Betreffenden dann aber bitte, ein bestimmtes Dokument zu suchen, geht das große Rätselraten los“, schmunzelt er. Wohl dem, der sich dann in seiner Ordnerstruktur orientieren kann und nur ein paar Mausklicks zum Auffinden der Datei braucht.

Egal ob Outlook, Lotus Notes, Groupwise oder eine andere Software – nur wer die technischen Möglichkeiten seines Mail-Programms kennt, kann es auch sinnvoll nutzen. Besonders praktisch kann etwa die Funktion sein, E-Mails aus dem Posteingang in den Kalender zu verschieben und sie auf diese Weise in Aufgaben oder Termine zu verwandeln. Alle Feinheiten einer Software muss man laut Carmen Diebolder aber nicht beherrschen. „Es genügt zu wissen: Wie nutze ich das Programm so, dass es mich bei meiner Arbeit unterstützt.“

Bei der Beantwortung ihrer elektronischen Post verfährt Diebolder nach einer Drei-Minuten-Regel: „Kann ich eine Mail innerhalb dieser Zeit erledigen, antworte ich sofort. Alles, was länger dauert, kommt auf Wiedervorlage.“ Dabei gilt: Jede Mail, die eine Antwort verlangt, sollte auch spätestens innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Lassen sich bestimmte Dinge nicht so schnell klären, sollte man eine Zwischenmitteilung auf die Reise schicken.

Immer und überall muss man sein Postfach aber nicht im Blick haben, meinen die Experten – ganz im Gegenteil. Wer ständig durch ein aufpoppendes Fenster oder einen heiteren Piepton den Eingang einer Mail angezeigt bekommt, wird stets aufs Neue in seiner Arbeit unterbrochen und muss den Faden anschließend mühsam wieder aufnehmen. „Wir Menschen sind nun mal von Natur aus neugierig“, räumt Carmen Diebolder ein. „Trotzdem sollte man versuchen, sich nicht ständig ablenken zu lassen.“ Sie empfiehlt, drei Mal am Tag die Mails zu checken: Ein Mal morgens, ein Mal nach der Mittagspause, wenn man ohnehin erst wieder in den Arbeitsfluss hineinkommen muss, und schließlich noch ein Mal vor Feierabend.

Diebolder weist aber auch darauf hin, dass jeder E-Mail-Nutzer „nicht nur Opfer, sondern auch Täter ist“. Statt Nachrichten in „cc“ oder als „blind copy“ an die halbe Firma zu verschicken, sollte man genau nachdenken, für wen die Informationen wirklich relevant sind. „Überlegen Sie sich: Wer ist zuständig?“, rät die Expertin. „Ansonsten produzieren Sie eine sinnlose Mailflut, die unter Umständen auch noch dazu führt, dass sich gleich mehrere Leute die gleiche Arbeit machen.“

Auch Peter Kleimeier findet, dass das „cc“ viel zu inflationär gebraucht wird. Dabei ist dem Trainer durchaus klar, dass der elektronische Durchschlag oft als Absicherung gegenüber dem Chef oder den Kollegen dient – frei nach dem Motto: Sie wussten doch Bescheid. Viel sinnvoller findet er hier aber eine einheitliche Firmen-Politik zum Einsatz von E-Mails. Neben festen Regeln zum Gebrauch von „cc“ und „bcc“ können dazu zum Beispiel auch eindeutige Betreffzeilen gehören. „So kann man bloßen Informationen etwa den Buchstaben ,i‘ voranstellen“, gibt Carmen Diebolder ein Beispiel. „Ist in der Mail eine Aufgabe enthalten, macht man das durch ein ,a‘ im Betreff kenntlich.“

Um ein besseres E-Mail-Management, aber auch um die richtigen Umgangsformen bei der elektronischen Kommunikation geht es im Seminar „Etikette für E-Mails“, das die Berliner bbw Akademie Anfang März anbietet (siehe Infokasten). Trainerin Martina Dressel will gemeinsam mit den Teilnehmern den Ursachen der täglichen E-Mail-Flut auf den Grund gehen und ihnen zeigen, wie man beim Mailen Zeit, Stress und wertvolle Ressourcen sparen kann. Weniger ist mehr, lautet dabei ihr Motto – und das auf ganzer Linie. „Versuchen Sie, weniger Mails zu verschicken, und zwar an weniger Leute und mit weniger Text“, rät die Autorin des Buches „E-Mail-Knigge“. Vieles könne man im Gespräch besser regeln. „Das gilt besonders für komplexe Sachverhalte, bei denen Rückfragen vorprogrammiert sind, aber auch, wenn sich ein Konflikt anbahnt“, sagt Dressel. Denn da nonverbale Signale wie ein Lächeln oder ein Stirnrunzeln per Mail nicht übermittelt werden könnten, komme es leicht zu Missverständnissen.

In privaten Mails wird dieses Problem oft mit Hilfe von Emoticons umschifft – Folgen aus Satzzeichen, die zum Beispiel einen Smiley nachbilden. „In elektronischen Geschäftsbriefen ist das grundsätzlich tabu“, sagt Martina Dressel. Anders sehe es innerhalb von Projektteams aus oder wenn man den Empfänger gut kenne. „Dann kann so ein Augenzwinkern helfen, deutlich zu machen, wie eine bestimmte Aussage gemeint ist.“

Ein weiteres Credo der E-Mail-Expertin: Vermeide alles, was dem Empfänger wertvolle Zeit raubt. Dazu gehörten lange, unstrukturierte Mails ebenso wie unklare Betreffzeilen oder fehlende Anlagen. Und auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik sollte man genauso sorgfältig achten wie bei einem „normalen“ Geschäftsbrief. Damit der Absender in Ruhe noch einmal kontrollieren kann, ob alle Angaben stimmen und die Nachricht mitsamt Anlage komplett ist, empfiehlt Martina Dressel, die Mail erst ganz zum Schluss „scharf zu machen“ – und den Empfänger als allerletztes einzufügen.

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