PROFESSIONELLE ANTWORT: Wie man die Abwesenheits-Mail einrichtet

Im Geschäftsleben gilt es als ungeschriebenes Gesetz, dass man auf jede Mail innerhalb von 24 Stunden reagiert – und auch im Privaten ist es ein Gebot der Höflichkeit, auf die elektronische Post zügig zu antworten – und sei es mit einer Abwesenheits-Notiz.

DER INHALT

Für die automatische Antwort-Mail bietet sich ein Text an wie „Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin für den Zeitraum von... unter dieser E-Mail-Adresse nicht erreichbar“. Zudem ist anzugeben, wer die Vertretung übernimmt.

DAS EINSTELLEN

Auf der Webseite T-online.de zum Beispiel meldet man sich mit Mail-Adresse und Kennwort an. Von dort wechselt man ins Kundencenter zu den E-Mail-Einstellungen. Unter den Postfach-Einstellungen befindet sich auch die Abwesenheits-Notiz. Betreffzeile und Nachrichtentext können individuell erstellt werden. Bei T-Online kann man sogar einstellen, ob die Notiz bei jeder neuen Mail verschickt wird, oder nur einmal je Absender. Wichtig: am Ende Änderungen speichern.

Beim Anbieter Web.de muss man sich auf anderen Wegen durchklicken. Nach der Anmeldung mit Adresse und Kennwort wechselt man in den Mailbereich. Links in der Navigation wählt man nun das Menü für die Einstellungen. Im Bereich Eingang stehen unter „automatische Antwort“ die wesentlichen Optionen. So kann man festlegen, in welcher Zeit und mit welchem Text eingehende Mails automatisch beantwortet werden. Auch hier müssen die Änderungen zum Ende übernommen werden.

Andere Mailprovider bieten oft gar keine Abwesenheits-Funktion an. So sucht man inzwischen auch bei Hotmail vergebens danach.

VORSICHT SPAMS

Die Abwesenheits-Notiz kann die Nebenwirkung haben, Spam-Versendern zu signalisieren, dass die Adresse noch in Betrieb ist. Wer trotz Spamfilter viel Werbemüll erhält, sollte sich gut überlegen, ob er die Antwortfunktion – oder besser eine Weiterleitung zu seiner „Vertretung“ einstellt.sag