Wirtschaft: Schluss mit Multitasking

Einen Bericht fertig schreiben, nebenher E-Mails checken und ein Telefonat erledigen – wen das stresst, sollte folgendes Erkenntnis beruhigen: Das menschliche Gehirn schaff es nicht, zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, sagt der Arbeitsmediziner Tim Hagemann. Kommen Mehrfachanfragen, wechsele das Gehirn vielmehr sehr schnell zwischen den Aufgaben hin und her. Das kostet aber viel Energie – und stresst, erklärt der Experte von der Fachhochschule der Diakonie in Bielefeld.

Viele Berufstätige in Deutschland klagen über wachsenden Stress. Das geht aus dem „Stressreport Deutschland 2012“ hervor, den die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) vor wenigen Tagen vorgelegt hat. 60 Prozent der Berufstätigen stresst das gleichzeitige Erledigen verschiedener Aufgaben. Fast jeder Zweite (44 Prozent) wird bei der Arbeit durch Telefonate und E-Mails unterbrochen.

Für die Studie wurden die Angaben von fast 18 000 Arbeitnehmern ausgewertet. Durch das Aufgaben-Hopping leidet die Effizienz: Heute checken Arbeitnehmer bis zu 40- bis 50-mal am Tag ihre E-Mails, erklärte Hagemann. „Auf einen langen Arbeitstag ist das alle 10 Minuten eine Unterbrechung.“ In den Minuten dazwischen schaffen die meisten nicht viel. Und so entsteht der Gedanke: „Ich habe mich den ganzen Tag abgestrampelt – und trotzdem nichts erledigt.“ Doch der Stress durch Multitasking lässt sich vermeiden.

Der Experte nennt dafür drei Tipps: Pop-up-Fenster ausstellen: Arbeitnehmer sollten sich nicht ständig durch eingehende E-Mails in ihrer Arbeit unterbrechen lassen. Weg mit den Pop-up-Fenstern des E-Mail-Programms, rät Hagemann.

Das gilt auch für ähnliche Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten wie ein Briefsymbol unten rechts in der Taskleiste. Denn wer alle paar Sekunden sieht, dass eine E-Mail für ihn eingegangen ist, lässt sich leicht in Versuchung führen. „Wir sind sehr ablenkbar“, sagt Hagemann. Arbeitnehmer sollten die E-Mails lieber nur zur vollen Stunde checken. Eine Anleitung zum Abstellen von Pop-up-Fenstern beim E-Mail-Programm Outlook gibt es online unter http://dpaq.de/IMRQL.

Regeln im Team aufstellen: Viele Unterbrechungen lassen sich verhindern, wenn es in Teams klare Absprachen über Arbeitsphasen gibt, in denen nicht gestört werden darf. Hagemann rät, in der Abteilung zu diskutieren: Wann lassen sich Arbeitsunterbrechungen vermeiden? Gibt es zum Beispiel E-Mails, die überflüssig sind? Ist es in Ordnung, wenn Arbeitnehmer am Nachmittag für zwei Stunden nicht erreichbar sind? Lässt sich eine standardisierte Betreffzeile bei E-Mails einführen, die die Dringlichkeit gleich erkennen lässt? Absprachen hierzu erleichtern die Arbeit und ersparen Nachfragen. Laut Hagemann fehlen solche Regeln aber in vielen Firmen.

Offline sein: Gibt es Absprachen im Team, ist der Einzelne gefragt: Auch wenn es ungewohnt ist, sollten Arbeitnehmer den PC einfach einmal für eine Stunde ruhen lassen und das Handy abschalten, wenn sie zum Beispiel ungestört eine Akte durchgehen wollen. dpa