Wirtschaft : "Sie haben schon wieder Post"

Elizabeth Weinstein

Arbeiten Sie Ihren E-Mail-Briefkasten von oben nach unten oder von unten nach oben durch? Stellen Sie Mails zurück, über die Sie länger als zehn Sekunden nachdenken müssten? Denken Sie daran, auf diese später wieder zurückzukommen? Treibt Sie die große Menge an E-Mails in ihrem elektronischen Briefkasten in den Wahnsinn?

Für immer mehr Menschen kommt das Abarbeiten von E-Mails einem Kampf gleich, den sie nur verlieren können. Rund 1,4 Billionen Nachrichten sind im Jahr 2001 allein von nordamerikanischen Unternehmen verschickt worden, schätzt das Marktforschungsunternehmen Data Corp. Sechs Jahre zuvor seien es noch 40 Milliarden gewesen. Der Grund: E-Mails sind zum wichtigsten Kommunikationsmittel zwischen Vorgesetzten und Angestellten, Unternehmen und Kunden, unter Kollegen, Familien und Freunden geworden. Ein Büroangestellter verbringt heute im Schnitt 49 Minuten am Tag über seinen E-Mails, schätzt ein Marktforschungsunternehmen. Top-Manager verwendeten darauf vier Stunden, schätzt ein anderes. Um der Flut an elektronischer Post Herr zu werden, beantworten inzwischen viele ihre berufliche E-Mails zu Hause und private E-Mails bei der Arbeit.

Grundsätzlich stößt die Masse der E-Mails viele in ein Dilemma: Sollte man die Arbeit unterbrechen und eine E-Mail sofort beantworten oder lieber damit bis zur Pause warten? Wie viele "cc"-Kopien sollte man maximal verwenden? Ist es smart oder einfach schlechtes Benehmen, wenn man Abkürzungen wie "Y" für "Yes" nutzt? Experten sagen: Damit der elektronische Briefkasten nicht überläuft, bedürfe es einer Mischung von gesundem Menschenverstand, Organisationstalent und einer geschickten Arbeitsplatzpolitik des Unternehmens.

Denn ein Unternehmen hat durchaus verschiedene Mittel zur Hand, damit die elektronische Post überschaubar bleibt. So kann es eine Software installieren, die automatisch alle 30 Tage die Nachrichten löscht, Werbe-E-Mails löscht sowie bestimmte angehängte Dateien blockiert, sagt Nancy Flynn von der Unternehmensberatung ePolicy Institute in Ohio, das Unternehmen in der effizienteren Nutzung von E-Mails, Software und Internet schult. Außerdem sollten Firmen bestimmte E-Mail-Richtlinien aufstellen - zum Beispiel, wie häufig Arbeitnehmer ihre private Korrespondenz erledigen dürfen - und Konsequenzen anmahnen, wenn dagegen verstoßen wird.

Richtlinien von Unternehmen hin oder her - für den richtigen Umgang mit E-Mails ist letztlich jeder selbst verantwortlich. Und fast jeder hat dabei seine eigenen Tricks. Zwei Beispiele, wie zwei Karrieremenschen es anstellen, mit ihrer Flut an Mails klar zu kommen - oder eben nicht:

Die Minimiererin: Anne Zehren, 30 Jahre alt, Verlegerin der Zeitschrift Teen People, New York. Zahl der täglich ankommenden E-Mails: 60 bis 80.

Überlebenstaktik: Zehren hat einige Grund-Richtlinien für die Qualität und Quantität der E-Mails aufgestellt, damit ihr elektronischer Briefkasten nicht überläuft. Diese Regeln gelten allerdings nur für die Mails von ihren Kollegen, nicht aber für die von Teenager-Lesern oder -autoren. Mit den Richtlinien hat sie es geschafft, dass ihre elektronische Post einigermaßen überschaubar bleibt. Die Regeln lauten:

Wenn eine E-Mail länger als zwei Sätze ist, sollte ein Gespräch über das Thema geführt werden.

Über E-Mails werden keine Terminabsprachen gemacht.

Senden Sie mir keine E-Mail, wenn Sie gleich nebenan sitzen.

Bloß weil Sie jemanden auf die cc-Leiste kopiert haben, heißt es nicht, dass derjenige informiert ist.

Die Kollegen von Anne Zehren haben sich an ihre Regeln gewöhnt. Und die Verlegerin hat überhaupt keine Gewissensbisse, E-Mails ungelesen zu löschen, wenn die Absender sich nicht an ihre Anweisungen halten. Jetzt dient Zehren ihr Computer in erster Linie als Recherche- und Planungsinstrument.

Der Lektor: Marco Scibora, 48 Jahre, Vorstand von Advanced Communication Design. E-Mails pro Tag: 50 bis 60.

Überlebenstaktiken: Als vielbeschäftigter Chef eines kleinen Technologieunternehmens behalte er am leichtesten den Überblick über seinen elektronischen Briefkasten, wenn die E-Mails kurz und einfach geschrieben seien, sagt Scibora. Nachdem er morgens eine Tasse Kaffe getrunken hat, geht er die neuen E-Mails mit den effizienten Augen eines Verlegers durch, der sofort nach der Kernaussage sucht. "Für mich ist die Zeitfrage entscheidend. Man muss die E-Mail knapp, offiziell und auf den Punkt zu schreiben", sagt Scibora. Wenn er die Kerninformation nicht aus den ersten drei Absätzen einer E-Mail herauslesen kann, verschiebt er die Beantwortung auf später und geht zu der nächsten weiter. Jedes Wochenende macht er ein so genanntes "Weekend Catch-up", damit sein elektronischer Briefkasten nicht aus dem Ruder läuft. Dann bearbeitet er alle E-Mails, die er während der Woche nicht geschafft hat. "Ich bekenne mich schuldig: Manchmal antworte ich erst nach zwei oder drei Tagen."

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