Wirtschaft : Vor dem Abflug

Von der Checkliste bis zur Einarbeitung der Vertretung: Wer seine Abwesenheit gut vorbereitet, kann entspannt verreisen

Andreas Monning
Foto: ddp

Je näher der Urlaub rückt, desto stressiger wird es oft im Job: Schaffe ich die anstehende Arbeit noch? Und was passiert, wenn ich weg bin? Ob der Urlaub dann tatsächlich erholsam wird, hängt nicht zuletzt davon ab, wie gut man die Abwesenheit organisiert.

„Was definitiv nicht funktioniert, ist nichts vorzubereiten“, warnt die Münchner Expertin für Arbeitsplatzorganisation Siglinde Sonnenholzer. „Das wäre nicht nur unkollegial, weil die Kollegen mit unnötiger Arbeit konfrontiert werden und im Extremfall Kunden verloren gehen. Man hat während des Urlaubs vermutlich auch ein schlechtes Gewissen – und erstickt nach der Rückkehr in Arbeit.“ Das sieht auch Psychologin Karin Vitzthum vom Institut für Arbeitsmedizin der Charité so: „Erholung kann im Urlaub nur funktionieren, wenn man mit dem gutem Gefühl verreist, seine Abwesenheit vernünftig organisiert zu haben.“

RECHTZEITIG BEGINNEN

Siglinde Sonnenholzer rät daher, je nach Verantwortung im Job zwei bis drei Wochen vor Urlaubsbeginn mit den Vorbereitungen am Arbeitsplatz zu beginnen. Sie schlägt vor, eine grobe To-do-Liste für die erste Planung zu entwerfen. „Das ist zwar eine Aufgabe, die extra Zeit in Anspruch nimmt, die sich aber lohnt: Meist kann die Liste auch beim nächsten Urlaub genutzt werden.“ Ganz vorne sollte dabei folgende Überlegung stehen: Welche Arbeit kann und muss ich vor meinem Urlaub noch erledigen, was muss auf jeden Fall während meiner Abwesenheit von Kollegen übernommen werden – und was kann liegen bleiben bis ich wieder da bin?

AUFGABEN VERTEILEN

„Als nächstes kommt die Frage, wer welche Arbeit in meiner Abwesenheit für mich übernimmt“, sagt die Organisationsberaterin Sonnenholzer, „denn in der Regel ist es wenig wahrscheinlich, dass ein einzelner Kollege alle Pflichten schultern muss“. Wenn es in der Firma feste Regeln für die Urlaubsvertretung gibt, sollten die unbedingt beachtet werden. Und natürlich ist auch die Weiterleitung von Post, E-Mails und Telefonaten (Diensthandy nicht vergessen!) zu organisieren, damit keine Termine versäumt werden oder sonst etwas liegen bleibt, was zu erledigen ist.

Am besten informiert man die wichtigsten Kunden vorab über die Urlaubszeiten, die automatische Abwesenheits-Notiz per E-Mail sollte ebenfalls die Urlaubszeiten enthalten und den Kontakt zu einer Vertretung angeben (siehe Kasten).

MIT DEN KOLLEGEN KOMMUNIZIEREN

„Entscheidend ist die Kommunikation mit den Kollegen“, betont Sonnenholzer. Sie sollten das Gefühl haben, dass alles optimal vorbereitet ist, damit sie sich auch ernst genommen und nicht ausgenutzt fühlen. „Jeder Kollege sollte eine Checkliste erhalten, auf der steht, was zu tun ist und was an Unvorhersehbarem passieren könnte.“ Laut Arbeitspsychologin Karin Vitzthum vermeidet man auf diese Weise, dass man sich während des Urlaubs Gedanken darüber machen muss, ob die Kollegen einen gerade in Gedanken zerreißen oder nach der Rückkehr mobben werden, weil man sie im Stich gelassen hat.

FÜR GLEITENDE ÜBERGÄNGE SORGEN

„Wer einen stressigen Job hat, sollte sich im Urlaub nicht auch noch durch Überaktionismus stressen, sondern es ruhig angehen lassen“, rät Psychologin Karin Vitzthum. Einen Extremsport wie Paragliden neu zu erlernen, sei in dem Fall weniger geeignet, und auch von Städtereisen mit permanentem Ortswechsel und Programm würde sie eher abraten. „Wer das trotzdem machen möchte, sollte zumindest darauf achten, dass er nicht auch noch Schlafdefizit anhäuft.“

ENTSPANNEN

Auf der anderen Seite sei allerdings auch der abrupte Übergang von Dauerstress zu Nichtstun bedenklich: „Der Körper neigt dann zur Überkompensation“, weiß die Arbeitsmedizinerin. Vergleichsweise harmlos sei da noch die zunehmende Infektanfälligkeit. Aber auch das Herzinfarktrisiko steige. Außerdem sei es nach Wochen absoluten Nichtstuns schwierig, anschließend wieder Leistung zu erbringen. Ratsam sei daher, zumindest für etwas Bewegung zu sorgen oder – ohne Zeitdruck – kulturelle Angebote zu nutzen.

ARBEITEN IM URLAUB

Die Frage, ob man einen Laptop mit in den Urlaub nehmen und im Büro einen Kontakt hinterlassen sollte, ist nicht leicht zu beantworten, findet Karin Vitzthum. „Wenn man im Urlaub anfängt zu arbeiten, ist das im Sinne der Erholung schnell kein Urlaub mehr“, sagt sie. Anderseits gebe es natürlich Situationen, in denen gerade ein sehr wichtiges Projekt laufe und keine passende Vertretung zu finden sei. Und mit einer Woche Urlaub wolle man ja nicht die Arbeit eines Jahres ruinieren. „Da muss man einfach genau abwägen und einschätzen, wie wichtig der persönliche Einsatz ist.“

„Arbeiten im Urlaub? Nur im äußersten Notfall!“, meint wiederum Siglinde Sonnenholzer. Einen Kontakt würde sie höchstes einem „wirklich guten Kollegen“ hinterlassen. „Und wenn der sich tatsächlich meldet: Bitte nicht in ein Problem hineinsteigern, sondern nach Möglichkeiten suchen, wie die Kollegen vor Ort das Problem lösen können. Sonst wird es fast unmöglich, anschließend wieder abzuschalten.“

LANGSAM WIEDER EINSTEIGEN

Damit die Erholung nach der Rückkehr nicht gleich verpufft, sorgt man nach einem gleitenden Übergang in den Urlaub am besten auch für einen gleitenden Übergang zurück in den Arbeitsalltag. „Gut ist, nach der Rückkehr ein Wochenende als Puffer zu lassen, um in Ruhe die Koffer auspacken und sich akklimatisieren zu können“, empfiehlt die Arbeitspsychologin Vitzthum. Noch besser sei, wenn der erste Arbeitstag nicht gleich der Montag sei, sondern erst Dienstag oder Mittwoch. „Mit einer verkürzten ersten Arbeitswoche kommt man schonungsvoller in Tritt.“

„Checken Sie, wenn es sich einrichten lässt, am ersten Tag noch keine Mails, und nehmen Sie Telefonate noch nicht selbst entgegen“, rät Organisationsberaterin Sonnenholzer. „Vereinbaren Sie außerdem mit jedem Kollegen, der Sie vertreten hat, einen kurzen Termin zur Übergabe, oder machen Sie, wenn möglich, eine Teambesprechung.“ Wichtig sei dann, Aufgaben im Sinne des Eisenhower-Prinzips nach Dringlichkeit zu sortieren: Was kann ich gleich wieder delegieren, was muss ich selbst erledigen.

ERHOLUNG VERLÄNGERN

Ein Trick sei, sich noch einige Tage nach der Rückkehr weiter mit Sonnencreme einzureiben, die Badesachen unter die Alltagskleidung zu ziehen oder beispielsweise nach einem Spanienurlaub Paella zu kochen, weiß die Arbeitspsychologin. „Das erhält die schönen Erinnerungen wach und verlängert die Erholung.“

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