Zeitung Heute : Abgespeckte Software soll Stress abbauen

Herr Persin[warum frisst Büroarbeit auch im]

Herr Persin, warum frisst Büroarbeit auch im Computerzeitalter so viel Zeit und Geld?

Das Wissen der Menschheit verdoppelt sich alle fünf Jahre. Entsprechend steigt der Zeitaufwand. Das benötigte Wissen gilt es zu finden und zu verwalten.

Das sagen Sie als Bürosoftware-Hersteller?

Genau. Der erste Schritt, der Datenflut Herr zu werden, waren immer schnellere Computer und immer leistungsfähigere Anwendungsprogramme. Das bedeutete aber auch eine zusätzliche Herausforderung an die Leistungsfähigkeit der Menschen. Das übergroße Angebot an Gestaltungsvarianten und Ablagemöglichkeiten verwirrt eher als es Ordnung schafft. Statt Erleichterung wird Stress produziert - und obendrein entstehen unglaublich hohe Kosten.

Wie unglaublich hoch?

Wir haben da eine Beispielrechnung, nach der allein das deutsche Kreditgewerbe täglich mehr als 180 Millionen Mark verschleudert, weil seine rund 750 000 Mitarbeiter umständlich und zeitaufwendig elektronische Dokumente erstellen und ablegen.

Da hat Ihr Marketing aber fleißig gerechnet.

Nein, es handelt sich um eine Wirtschaftlichkeitsberechnung der Fachhochschule Darmstadt-Dieburg unter Leitung von Prof. Matthias Neu. Die Basis bildeten Tests, bei denen ein Dokument einmal mit der am weitesten verbreiteten Schreibsoftware MS Word und einmal mit einer auf drei wesentliche Kernfunktionen ausgerichteten Zusatzsoftware erstellt wurden ...

die zufällig aus Ihrem Haus stammt.

Ganz gewiss nicht zufällig. Unser "OfficeManager" ist Ergebnis der Überzeugung, dass ein Ausweg aus der Kostenspirale nur mit deutlich vereinfachter Texterstellung möglich ist. Die Antwort auf die Datenflut muss außerdem firmenspezifische Gestaltungsrichtlinien berücksichtigen. Alles andere bedeutet, dass der Stress und das Chaos mittelfristig die Oberhand gewinnen.

Bei Ihnen diktiert die Kostenschere. Der Frust steigt, weil die Kreativität gegen Null sinkt.

Zugegeben, durch unseren OfficeManager verlieren die Mitarbeiter einen Teil ihrer Freiheit. Doch kaum jemand nimmt das als Verlust wahr. Erstens nutzt der normale Anwender ohnehin nur maximal 30 Prozent der Möglichkeiten von Programmen. Jeder einzelne Mitarbeiter natürlich gerne seine eigenen 30 Prozent. Zweitens gewinnen die Anwender - in jeder Beziehung. Statt unnütz Zeit mit dem Herumbasteln an unbefriedigenden Firmen-Dokumenten zu vergeuden, können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Inhalt. Zusätzlich entspricht das erstellte Dokument dem Corporate Design. Firmenkonformität ist wichtig für die Wiedererkennbarkeit beim Kunden, aber auch für die Suche nach abgelegten Dokumenten. Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen sorgen für Fehlerfreiheit. Insgesamt reduziert sich der Aufwand für die Dokumentenbearbeitung auf etwa zehn Prozent der herkömmlichen Zeit.

Kein Wunder, dass Sie bei einigen Leuten der Ignacio Lopez der Bürobranche heißen.

Ist das so? Aber mal im Ernst: Genau so wie die magische Formel KVP2

also der kontinuierliche Verbesserungsprozess von Herrn Lopez, nicht allein der Kostenoptimierung dient, genau so haben auch wir mehr als nur Effizienzsteigerung im Sinn. Etwa Stressabbau durch Benutzerfreundlichkeit. Das funktioniert dann, wenn die Mitarbeiter über Art und Umfang der Beschränkung mitbestimmen. Erst wenn Software so selbstverständlich und unkompliziert eingesetzt wird wie in der Computer-Vorzeit der Schreibstift, wird sie den Anforderungen der Wissensgesellschaft wirklich gerecht.

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