Zeitung Heute : Operation Windpocken

Jörg Weber

Die meisten Schreibtischarbeiter kennen das Phänomen: Das Papiergebirge vor ihnen verwandelt sich in nach und nach in ein Bermuda-Dreieck. Bei der Suche nach den dringend benötigten Unterlagen stoßen sie dann auf manch schöne Überraschung - etwa auf eine bisher gar nicht so sehr vermisste Kaffeetasse oder einen Essensbon aus dem vergangenen Jahr. In den untersten Sedimentschichten tauchen regelmäßig auch lange entbehrte private Telefonverzeichnisse auf - und wochenalte Zettel mit Notizen für Aufgaben, die eigentlich sofort hätten erledigt werden müssen.

Mancher vermeintliche Herrscher seines Chaos kann sich nicht einmal der Farbe seiner Schreibtischplatte erinnern und die häufigste Mitteilung an die Reinigungsdienste ist ein Schild auf dem Gipfel des Papierstapels: "Bitte liegenlassen - nicht wegräumen!". Längst würden alle Computermäuse ihre Befehle per Funk an den Rechner übermitteln - wenn das Kabel nicht einen einzigen, aber entscheidenden Vorteil böte: Durch einen Ruck ist die Maus aus ihrem jeweiligen Versteck zu ziehen.

Dass das alles nicht so sein muss und dass man im Kampf mit den täglich neu hereinflatternden Papieren nicht zwangsläufig als zweiter Sieger vom Arbeitsplatz zu schleichen hat, verspricht Katharina Dietze. Sie ist von Beruf ordentlich - nämlich Trainerin für "persönliche Arbeitsorganisation". Dabei wirkt die 47-Jährige nicht gerade wie eine preußische Zuchtmeisterin. Humorig fragt sie als Erstes: "Haben Sie hier aufgeräumt?" Damit man sich nicht allzusehr vor ihr schämt, überreicht sie eine Mappe mit Empfehlungsbriefen für ihr "Institut für Beratung & Training in Unternehmen", ansässig in Schwelm bei Wuppertal. Nachdem man der 47-jährigen Betriebswirtin die fünf Aktenordner und die ungelesenen Tageszeitungen des vergangenen Monats vom Besucherstuhl geräumt hat, ermöglicht der Blick in die Mappe ein Gefühl der Erleichterung: Ich bin nicht allein! Erstaunlich, wer alles mit demselben Problem kämpft und bereits 1230 Euro (oder 2400 Mark) ausgegeben hat, um in einer Sechser-Gruppe vier Tage lang auf den richtigen Weg gebracht zu werden.

Wer bei Katharina Dietze und ihrem zwölfköpfigen Trainerteam Rat sucht, wird zunächst in die Prinzipien der "zugriffssicheren Büro-Organisation" eingeweiht. Das heißt vor allem, von lieb gewonnenen Stapeln auf dem Schreibtisch Abschied zu nehmen und nur noch vier Kästen zu dulden: Einen für eingehende Schriftstücke, einen für Laufendes, einen für den Ausgang und einen für "zu Lesendes".

"Das fällt vielen schwer", hat die Schwelmer Organisationsberaterin festgestellt: "Die meinen, sie vergessen etwas, wenn sie nicht alles - wirklich: alles! - auf den Schreibtisch legen." Besonders bei Ingenieuren hat sie ein Problem erkannt: "Die sind vom Grundverständnis her eher detailorientiert und arbeiten an einer Sache viele Monate". Es fehle die Fähigkeit zu managen, also mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Entsprechend sähen die Schreibtische aus. Mancher Ingenieur komme sogar an journalistische Standards heran, wobei die Zunft der Schreiberlinge allerdings einen Vorteil habe: "Das Chaos gilt in den Redaktionen manchmal noch als Quelle der Kreativität und ist deshalb nicht so geächtet". Dieses Zugeständnis gilt nicht für alle Berufsgruppen. Gleichwohl ist der Umgang der Deutschen mit ihrer eigenen Unordnung für den Berufsstand der professionellen Chaosbewältiger ein Problem. Dietze: "In Amerika, Skandinavien oder den Niederlanden kommen die Leute zu uns, weil sie ganz einfach effektiver arbeiten wollen, weil sie praktische Tipps benötigen. Hier müssen viele die Angst überwinden, als Chaot entlarvt zu werden, der nicht einmal die Grundtugend der Ordnung beherrscht!" Dabei müsse man gar kein schlechtes Gewissen haben, wenn es in diesem Punkt hapere. Wie man gegen eine Papier- oder E-Mail-Lawine ankomme, werde beispielsweise im Studium nicht gelehrt. Und in den Büros fänden die Berufsanfänger meist Systeme vor, die eher in vergangene Jahrhunderte gehörten, etwa Aktenordner. "Die sind viel zu zeitraubend", findet Dietze. Besser seien Hängeregistraturen, in die Papiere einfach einzuwerfen seien: "Das geht mehr als doppelt so schnell!" Das Schmerzlichste, was sie von ihren Seminarteilnehmern fordert, ist: "Tun Sie es sofort!" Das bedeutet: Eingehende Papiere dürfen nicht auf den Haufen wandern, auf dem alles landet, was man noch einmal überdenken will - weil man gerade jetzt Kaffee gekocht hat, sowieso Wichtigeres zu tun hat oder nicht mit so etwas starten will.

Post wird nach dem System Dietze also geöffnet und sofort bearbeitet. Und wenn man sie gerade nicht erledigen kann, weil die Antwort auf einen Brief beispielsweise zwei Stunden Zeit benötigt? "Dann tragen Sie in Ihrem Kalender für übermorgen oder nächste Woche zwei Stunden Freiraum dafür ein. Aber das müssen Sie auch einhalten", fordert Dietze. Die meiste Zeit gehe nämlich dadurch verloren, dass man etwas anfange und nicht zu Ende führe.

Bei ganz hartnäckigen Fällen empfiehlt sie den Windpocken-Test: Jedes Dokument bekommt jedes Mal einen kleinen Farbpunkt (Dietze bevorzugt gelb), wenn man es in die Hand nimmt und wieder unbearbeitet auf den Stapel zurücklegt. Nach zwei Wochen grassieren die Windpocken meistens in unschöner Weise. "Viele Probleme entstehen erst durch Nicht-Bearbeiten, beispielsweise durch versäumte Fristen", erklärt Dietze. Wer nach ihrem System arbeite, habe seine Termine im Griff und daher den Kopf frei für kreative Tätigkeiten.

Bis es allerdings soweit ist, müssen die Seminarteilnehmer Schritt für Schritt von ihrer alten Chaos-Wirtschaft Abschied nehmen. Im Coaching direkt am Arbeitsplatz wird möglichst abteilungsweise gelernt, was "transparentes Informationsmanagement" heißt. Die professionelle Papier- und EDV-Ablage über Office-Systeme wie Lotus Note, Outlook oder GroupWise sind dabei eine gute Hilfe - doch das eigentliche Seminarziel geht für Dietze weit darüber hinaus: "Mit der Fertigkeit, seinen Tag strukturiert zu planen, können Projekte sehr viel schneller und effizienter abgewickelt werden."

Nun ja, jeder schwört auf seine eigenen todsicheren Methoden. Dieser Text beispielsweise konnte nur in einem einzigartigen kreativen Chaos geboren werden, an einem Schreibtisch, der streng nach dem Modell "Vulkan" organsiert ist: Der Genius wirkt dabei über einer freigeschaufelten heißen Zone, während sich an den Rändern die Eruptionen seines Denkens sammeln: Zeugnisse unbändiger Schaffensfreude, vermischt allerdings leider mit verschütteten Unterlagen. Hilfe böte auch der Verband der "Anonymen Schreibtischchaoten", dessen Gründungsversammlung allerdings immer wieder aufgeschoben wird, weil die zukünftigen Mitglieder die schriftliche Einladung nicht wiederfinden. Also, dieses Mal soll sie sein in ... Moment mal ... gerade war der Zettel doch noch da ...

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