Zeitung Heute : Rund-um-Service - Wann sich ein flexibles Büro im Business Center lohnt

Christine Wittenzellner

Ein wichtiger Kundenbesuch hat sich angesagt. Doch das Büro zu Hause ist nicht repräsentativ genug. Keine Panik. Bürodienstleister bieten all das, was ein perfekt funktionierendes Office ausmacht. Die Anbieter, auch Business Center genannt, vermieten Arbeits- und Konferenzzimmer unterschiedlicher Größe für unterschiedliche Zeiten. Sie übernehmen den Telefondienst und melden sich mit den Namen ihrer Kunden - auf Wunsch auch rund um die Uhr. Sie leiten Post und Telefongespräche unmittelbar weiter oder notieren Nachrichten und übermitteln sie via Handy, E-mail, Telefon oder Fax. Sie erledigen Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten, bringen Datenbestände oder Buchhaltung in Ordnung. Wenn es erwünscht ist, kümmern sich die Servicecenter sogar um die Verpflegung der Gäste. Die Idee kam aus dem USA und hat sich in den vergangenen zehn Jahren auch hierzulande etabliert. Zahlreiche Anbieter mit unterschiedlichen Angeboten haben sich in Großstädten und an Verkehrsknotenpunkten angesiedelt und ihre Kundschaft gefunden.

"Die Nachfrage nach flexiblen Büroräumen und der Nutzung von Bürodienstleistungen auf Anfrage und nach Bedarf, hat sich deutlich erhöht", sagt Anita Gödiker, die in ihrem "Satellit Office" am Checkpoint Charlie diesen Service anbietet. Freiberufler, Handelsvertreter und Existenzgründer sind dort in der Kundenkartei ebenso registriert wie Rechtsanwälte und Berater bis hin zu Projektteams großer Konzerne. Je nach Bedarf buchen die Kunden Sekretariatsservice, Büros, Besprechungs- oder Konferenzräume mit Videokonferenzschaltung. Manche nutzen nur den Schreibservice. Ein möbliertes Büro mit Service ist bereits unter 2 000 Mark monatlich zu mieten. Je nach Ausstattung und Serviceleistungen erhöht sich der Betrag. Wer in Berlin nur eine Geschäftsadresse haben möchte, kann sie für 240 Mark pro Monat registrieren lassen. Und wer tagsüber für ein, zwei Stunden einen Büroraum benötigt, kann sich ab 35 Mark pro Stunde einmieten. Die verschiedenen Leistungen auf Abruf machen den Service für unterschiedliche Berufsgruppen und Unternehmen Grösse interessant.

Dass er sich durchaus auch rechnen kann, hat die KPMG Unternehmensberatung in Berlin mit den Ergebnissen ihrer Studie belegt: Bei einer Mitarbeiterzahl bis zu fünf Personen und bis zu einer Nutzungsdauer von drei Jahren ist danach das Anmieten von herkömmlichen gewerblichen Immobilien zwischen 85 und 506 Prozent teurer als das Angebot der Business Center. Für Existenzgründer, Unternehmen oder Niederlassungen mit bis zu zehn Mitarbeitern seien Büros in Geschäftszentren auch bei langfristiger Nutzung von mehr als drei Jahren prinzipiell preiswerter als die gewerbliche Miete. Auch für eine Dauer bis zu drei Monaten (bei bis zu 60 Personen) könne ein befristetes Anmieten von Büroräumen in Business Centern deutlich günstiger sein. Es lohnt sich, die Alternativen zu prüfen.

Mit der zunehmenden Nachfrage stieg in den vergangenen Jahren auch das Angebot. Die großen Anbieter von Business Center-Offices unterhalten in allen deutschen Großstädten Niederlassungen und haben ihren Service auch auf internationale Kundschaft ausgerichtet - oder speziell auf Frauen. Pepperpoint (t 440 57 816) in der Anklamer Straße in Mitte etwa versteht sich als "Tele- und Businesscenter für selbstständige Frauen und Freelancer, Berufseinsteigerinnen und Berufsrückkehrerinnen, insbesondere in der Telekommunikations- und Medienbranche". Die Vielfalt macht die Suche nach dem richtigen Partner nicht gerade einfach: Nachstehende Tipps helfen dabei

Erstens: Die benötigten Leistungen notieren. Eine Start-up-Firma oder ein Kleinunternehmer braucht andere Leistungen als Großunternehmen. Hilfreich ist, sich jeweils eine Liste mit den Leistungen anzulegen, die kontinuierlich gebraucht werden und eine zweite Liste für sporadische Bedürfnisse.

Zweitens: Branchenführer helfen bei der Suche. Der Bundesverband BÜRO + Service Unternehmen in Deutschland e.V. in Bonn gibt einen sogenannten Branchenführer "Who is Who" heraus. Das Heft enthält alle Anschriften der Mitglieder, geordnet nach Bundesländern (zu bestellen über Hotline Tel: 0 180 / 525 51 92, Fax: 0 180 / 525 51 93; Internet: www.buero-service.de ). Der Bundesverband unterhält in jedem Bundesland eine Landesgeschäftsstelle. Informieren Sie sich auch bei Geschäftskollegen oder Freunden, die gegebenenfalls Tipps geben können.

Drittens: Informationen einholen. Holen Sie sich per Telefon erste Auskünfte und lassen Sie sich Angebotspreislisten zusenden. Vergleichen Sie die Anbieter auch hinsichtlich des gewünschten Leistungsspektrums. Besichtigen Sie das Büro Center vor Ort. Fragen Sie nach der Qualität und den Schwerpunkten der Mitarbeiter.

Viertens: Individuelles Angebot prüfen. Je größer und internationaler die Anbieter, desto repräsentativer sind sie in der Regel. Das Ambiente der Business-Center, den Komfort und die technischen Raffinessen ihrer Ausstattung zahlt der Kunde indirekt mit, auch wenn er sie nicht benötigt.

Fünftens: Leistungen vertraglich absichern. Formulieren Sie genau die Dienstleistungen, die Sie in Anspruch nehmen wollen. Achten Sie auf das Kleingedruckte. Zu der monatlichen Grundmiete kommen in der Regel die Serviceleistungen gesondert hinzu.Satellite Office, Charlottenstr. 79 / 80, 10117 Berlin, Tel: 20 18 83 00.

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