Zeitung Heute : Vom Verwalter zum Strategen

Regina-C. Henkel

"Wissen Sie eigentlich, was die Firmen die Neubesetzung einer Stelle kostet?" Michael Geke übernimmt die Antwort gleich selbst: "Für einen Mittelständler mit jährlich 15 Stellenausschreibungen und rund 1000 eingehenden Blindbewerbungen fallen Gesamtkosten von einer halben Million Euro an." Schnell gerechnet - macht also je Stelle knapp 34 000 Euro. Der bislang als Durchschnitt gehandelte Betrag von 12 000 Euro ist nach Gekes Überzeugung längst überholt. Dabei seien die Kosten der Stellenanzeige in der Wochenendpresse "ganz gewiss nicht der entscheidende Faktor". Wirklich von Bedeutung sind für Geke die betrieblichen Prozesskosten - etwa für die Prüfung der Bewerbermappen, den Aufwand für die Interviews und die Korrespondenz. Und selbst in den atemberaubenden 34 000 Euro sind die Aufwendungen für die endgültige Bewerberauswahl, die Fahrtkostenerstattung und Assessments noch nicht enthalten.

34 000 Euro, das ist überraschend viel Geld für manchen Bewerber, der diesen Betrag lieber auf sein künftiges Jahresgehalt aufgeschlagen sähe. Für einen mittelständischen Arbeitgeber ist es eine schmerzlich hohe Investition. Und für Michael Geke? Der Vorstandsvorsitzende der Kölner Refline AG nennt den Betrag einfach nur "unnötig hoch". Refline hat eine preisgünstigere Problemlösung parat und die heißt Bewerber Relationship Management - kurz BRM.

Die neue "denglische" Wortschöpfung könnte aus dem unerschöpflichen Vorrat der Beraterzunft stammen, und tatsächlich: Michael Geke, promovierter Chemiker mit MBA-Abschluss, kommt wirklich aus der Consulting-Branche. Bei einem gemeinsamen Segeltörn mit seinem Kollegen Wolfgang Achilles loteten die früheren Personalberater die "Potenziale einer effizienten Bewerbungslogistik" aus und hoben im Sommer 2000 die Kölner Refline AG aus der Taufe. Kernstück des "Dienstleisters für Recruiting-Lösungen" ist eine digitale Bewerbungsakte, die auf einer Datenbank im Internet verwaltet wird. Das Karriere-Netzwerk Monster hat zu Jahresbeginn mehr als nachgezogen und bietet "in einem zentralen web-basierten System das Management der internen Personalanforderung, der Schaltung von Anzeigen und der Bewerbersuche in Datenbanken." Typische Arbeitsabläufe des Rekrutierungsverfahrens, etwa die Verwaltung und Bearbeitung der eingehenden Bewerbungen, die Terminierung der Bewerbungsgespräche und sogar die Einstellung der geeigneten Bewerber werden laut Monster "automatisiert und damit deutlich vereinfacht." Mit diesen Hightech-Lösungen soll den Traum vieler Personalsachbearbeiter und Führungskräfte wahr werden lassen: Bewerbermanagement per Mausklick.

Der Wunsch der Personaler nach einem endgültigen Ende des ewigen Kopierens und Weiterleitens der Bewerberakten, des Aussortierens und Absagens, der Zwischenbescheide und Interview-Einladungen ist verständlich. DIN-A-4-Umschläge mit fantasievoll zusammengestellten Inhalten und E-Mails mit Anhängen unterschiedlichster Dateiformate erreichen in den Personalabteilungen der Betriebe mittlerweile alptraumartige Dimensionen. Der Grund: Auf eine Stellenanzeige reagieren derzeit durchschnittlich 120 Kandidaten. Unter Personalern gilt die Faustregel, dass die Zahl der Bewerbungen pro Jahr in etwa der der Belegschaft entspricht. Und besonders attraktive Arbeitgeber brauchen besonders große Postkörbe. Beim Autobauer Porsche beispielsweise melden sich jährlich mehr als 3000, beim Chemieriesen Bayer sogar rund 18 000 Jungakademiker.

Verlockungen der Technik

Noch mehr zu tun haben die Personalabteilungen, wenn sie unbedacht den Verlockungen der elektronischen Bewerberdatenbanken erliegen. Noch vor kurzem als ultimative Lösung im "War for talent" eingeschätzt, geraten die Internet-Halden von Biografien und fachlichen Selbstdarstellungen zunehmend in die Kritik. Von den knapp 2000 Bewerberdatenbanken, die alleine unter www.web.de aufgelistet sind, ermöglichen nur die wenigsten eine solide Vorauswahl. Selbst Großkonzerne tappen in die elektronische Falle. Als die Siemens AG im vergangenen Jahr ein Internetspiel online stellte, um 30 IT-Spezialisten zu gewinnen, hagelten nicht weniger als 10 000 E-Bewerbungen auf den Konzern ein. Der administrative Aufwand für die Sichtung der Mails stand jenseits jeder vernünftigen Relation zur ursprünglichen Aufgabe.

Doch der Global Player hat aus der Panne gelernt. Gemeinsam mit der Bochumer Firma Eligo entwickelte er ein E-Recruiting-Tool namens Perls. Die auf der Siemens-Homepage integrierte Plattform basiert auf den Erkenntnissen des Bochumer Personalentwicklungs-Doyens Heinrich Wottawa und erlaubt dem Siemens-Konzern heute, kognitives Potenzial, berufsbezogene Motive oder Verhaltensweisen eines Bewerbers mit Tests zu erfassen und zu editieren. Das Schweizer Bankhaus Credit Suisse dagegen setzt auf ein Modell mit dem Namen Search, das von der Stuttgarter S & F Personalpsychologie Managementberatung GmbH zusammen mit dem Lehrstuhl von Professor Heinz Schuler an der Universität Hohenheim entwickelt wurde.

Nicht nur Siemens und Credit Suisse haben den Unterschied zwischen einer reinen Bewerberdatenbank und den umfassenderen Nachfolgemodellen erkannt - die mal Bewerber Recruiting Management (BRM), mal Employee Relationship Management (ERM) oder auch Customer Relationship Management (CRM) heißen. Immer mehr Unternehmen gefällt der Ansatz, Bewerber und Mitarbeiter wie Kunden zu behandeln. Wenn S & F-Geschäftsführer Andreas Frintrup sagt, dass sich "die Arbeitgeber in Zukunft nur noch auf das Administrieren der technischen Systeme, vor allem aber auf die weitere Beschäftigung mit den gewählten Kandidaten konzentrieren werden", nickt Michael Geke zustimmend. Sein Trumpf: "In der internetbasierten Bewerbungslogistik liegt enorm viel Sparpotenzial. Die Prozesskosten einer Bewerbung können bis zu 500 Prozent reduziert werden."

Kostenkiller sind immer willkommen. Das wirklich überzeugende Argument für Unternehmen wie BASF, DeTeWe, Aral oder Wüstenrot, die Refline inzwischen alle auf der Referenzliste führt, dürfte ein ganz anderes gewesen sein: Unsicherheit. "Das ist es", sagt Michael Geke, "was unsere Kunden im Augenblick am meisten beschäftigt. Sie müssen Personal entlassen und gleichzeitig bekommen sie fantastische Bewerbungen. Doch sie wissen nicht, wann es wieder losgeht mit der Konjunktur. Das bedeutet: Sie müssen einen Kandidatenpool einrichten, auf den sie jederzeit zugreifen können. Die Herausforderung heißt heute Aufbau und Pflege der strategischen Erfolgsfaktoren - und das sind die vorhandenen und zukünftigen Mitarbeiter."

Vorsprung vor der Konkurrenz

35 feste und freie Mitarbeiter in der Kölner Refline-Zentrale sind derzeit damit beschäftigt, Personalbögen und Bewerbungsunterlagen von Papier in Dateien umzuwandeln, E-Mails zu konvertieren und für die Recruiting-Plattform unter www.refline.de aufzubereiten. Bislang sind es vor allem Konzerne und große Mittelständler, die sich für Personalmarketing-Instrumente von Refline und anderen Anbietern interessieren. "Die haben", wie Geke es formuliert, "inzwischen kapiert, dass der administrative Aufwand im Personalwesen gesenkt werden muss, damit sich die Human Ressources Abteilungen endlich auf das konzentrieren können, was in Zukunft wettbewerbsentscheidend für die Unternehmen sein wird: Beziehungsmanagement und Personalentwicklung." Auch die Paderborner Jobware-Online-Service GmbH in Paderborn sieht große Vorteile darin, "ehemalige Praktikanten und Auszubildende mit Potenzial in einer Datenbank zu erfassen und den Kontakt zu ihnen auch während ihres anschließenden Studiums zu pflegen". Pressesprecherin Silke Esser ist überzeugt: "So erfahren Personalmanager frühzeitig, worüber die Kandidaten ihre Abschlussarbeit verfassen und wann sie die Hochschule verlassen - und gewinnen so den Vorsprung, sie vor der Konkurrenz zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen."

Man kann es freilich auch ganz anders sehen. Für Christine Demmer, Kennerin des Beratungsmarketing und Mitautorin des Bestsellers "Heiße Luft in Neuen Schläuchen" (Eichborn), ist Bewerber Relationship Management kaum mehr als "eine stark riechende Stilblüte auf der CRM-Spielwiese oder eine teure Antwort auf die Frage: Mit welchen billigen Massendaten können wir unseren Server auch morgen noch auslasten?"

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