Zeitung Heute : Wie man Dokumente teamfähig abzulegen lernt, zeigen verschiedene Ratgeber

Christine Wittenzellner

Mit dem Chaos im Büro kämpfen Freiberufler und Redakteure ebenso wie Werbeagenturen, Softwarefirmen oder Leitende auf allen Ebenen. Unerledigte Akten stapeln sich, der Schreibtisch quillt über von Papier. Doch solche Unordnung muss nicht sein, denn es gibt Berater, die damit ein Ende machen. Zum Beispiel Edith Stork, Beraterin für Büroorganisation in Frankfurt. Wird sie zum Aufräumen geholt, dann nimmt sie jeden Schreibtisch in Beschlag und erteilt den Inhabern Einzelunterricht. Sie stülpt Ablagekörbchen um, fasst jedes Blatt Papier selbst an und fragt die Mitarbeiter, wo es einzuordnen sei. Rigoros leert sie Schreibtisch-Schubladen und entrümpelt Schränke. Eine private Ablage lässt sie nicht zu und Schlendrian schon gar nicht.

Die pingelige Ordnungsfrau quittierte ihren Job als Bibliothekarin und arbeitete ein Ordnungssystem aus, das auf einer einfachen Formel basiert: A-P-Dok. Die drei Kürzel stehen für Administration, Projekt und Dokumentation. Was diesen Rubriken nicht unterzuordnen ist, wandert in den Papierkorb. "Ich lehre, wie man mit Papier umgeht und dabei bin ich sehr pingelig", sagt Stork. "Jeder legt ab, wie er meint", stellt sie bei ihren Betriebsinspektionen immer wieder fest. Papier müsse so abgelegt werden, dass es "teamfähig" und auffindbar ist. Der Chef, der samstags im Büro arbeitet, soll wissen, wo er Dokumente finden kann ohne seine Sekretärin anrufen zu müssen.

Wenn die Aufräumerin die Firma verlässt, sieht es im Idealfall so aus: Auf dem Schreibtisch liegt links ein Pultordner mit Register von A bis Z. Auf der rechten Seite ein Pultordner mit einem Monatsregister 1 bis 31. Im Container, der unter den Schreibtisch geschoben ist, befinden sich die Hängeregister für das aktuelle Tagesgeschäft. Durchgehend einheitlich herrscht bei allen Ordner- und Ablageboxen das A-P-Dok-System. Alles andere ist tabu. Selbst im Computer gilt Storks Ablageprinzip. In die Firma kommt die Aufräumerin nur einmal. Ausgenommen davon ist ein Kontrollbesuch.

Walburg Ernst, Chefredakteurin der Zeitschrift Büro und Sekretariat, hat sich der Übersicht im Büro nebenberuflich verpflichtet. Seit rund zehn Jahren arbeitet sie als Trainerin für Sekretariats- und Büromanagement. Doch schon mit ihrem Buch, so schreibt sie in "Finden statt Suchen" soll es "mühelos gelingen, den lästigen Papierkrieg in ein funktionierendes Dokumentenmanagement zu verwandeln". Zehn Schritte sollen zur optimalen Ablageorganisation führen. Die Beschränkung auf Wesentliches würde auch dieses Buch nützlicher machen.

Patent kann man nennen, wie sich Katharine Heritage den Bürden der Informationsgesellschaft genähert hat. Die Unternehmensberaterin packt das Thema dort an, wo Ordnung beginnt: mit dem Verfassen von Notizen und Dokumenten. Auf knappen 93 Buchseiten und in sieben übersichtlichen Tages-Lernhäppchen vermittelt sie tatsächlich die Hoffnung, dass die eigenen Unterlagen nicht unbedingt wie ein Sammelsurium von Schmierzetteln aussehen.

Edith Stork: Logistik im Büro. Unordnung kostet Geld, Beltz Verlag, Weinheim und Basel, 3. Auflage 1997, 117 Seiten, 42 Mark.

Walburg Ernst: Finden statt Suchen. Modernes Dokumentenmanagement - Vom Papier zur elektronischen Ablage, Ueberreuter Verlag 1999.

Institut für Beratung und Training: Mit PEP an die Arbeit - So organisiere ich mich und meinen Job, Campus, Frankfurt 1997.

Katharine Heritage: Perfekte Berichte, Notizen und Protokolle in 7 Tagen, Landsberg / Lech 1999, mvg-verlag, 14,90 Mark. Fotos: Eglau

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