Berliner Behörden: Die Hürden zur digitalen Verwaltung sind hoch

Es hakt bei der Digitalisierung der Verwaltung, und das liegt nicht an den vielen tausend Mitarbeitern. Die Auswertung einer an 35.000 Verwaltungsangestellte verschickten Umfrage zeigt: Der überwiegende Teil interessiert sich für die Modernisierung und Digitalisierung von Arbeitsumfeld und -aufgaben. Allein Informationen und Umsetzung fehlen.

Nur zehn Prozent der Befragten fühlen sich beim Thema Verwaltungsmodernisierung gut informiert und beurteilen das von der Berliner Verwaltung bereitgestellte Informationsangebot als leicht verständlich. Die übergroße Mehrheit bewertet beide Felder eher negativ.

Für die Opposition ist die interne, über den Tagesspiegel-Newsletter „Checkpoint“ veröffentliche Umfrage ein willkommener Anlass zur Kritik. „Man kann sich nur wundern, warum die Mitarbeiter bei der Digitalisierung der Verwaltung nicht mitgenommen werden“, sagte Bernd Schlömer, in der FDP-Fraktion zuständig für das Thema Digitalisierung. „Ohne Veränderungsmanagement kein Erfolg des Projekts“, erklärte Schlömer weiter und fügte hinzu: „Viele haben den Eindruck, dass sich das E-Government-Projekt des Senats atomisiert.“

Der Liberale hatte den Umsetzungsstau im Bereich der Digitalisierung bereits in der Vergangenheit scharf kritisiert und äußerte die Sorge, die Beteiligten würden sich in „unzähligen Einzelgesprächen verlieren“.

"Es gibt ein Führungsproblem in Politik und Verwaltung"

Dirk Stettner (CDU) nahm die Kritik seines Oppositionskollegen auf und erklärte, die Ergebnisse der Umfrage würden seine Erfahrungen im Austausch mit Verwaltungsmitarbeitern widerspiegeln. Stettner sagte: „Das Problem ist nicht, dass die Mitarbeiter kein Interesse an Modernisierung und Verwaltung haben. Es gibt ein Führungsproblem in Politik und Verwaltung, da hapert es.“

Tatsächlich war im Ergebnis der Umfrage deutlich geworden, dass sich Mitarbeiter von Vorgesetzten eher ausgebremst statt aktiviert fühlen. Schlömer sprach in diesem Zusammenhang von einer „gewaltigen Differenz zwischen der Ebene der Vorgesetzten und der der Sachbearbeiter“. Ähnliches hatten einzelne Befragte in der Rubrik „Wünsche nach mehr Veränderungswillen“ zum Ausdruck gebracht. Allerdings sind 80 Prozent der Teilnehmer der Umfrage im gehobenen oder höheren Dienst tätig.

Sabine Smentek, als Staatsekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik federführend bei Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltung, reagierte gelassen auf die Kritik. „Wenn Entwicklungsprozesse angestoßen werden, gibt es immer Befürworter und Gegner solcher Maßnahmen“, erklärte die SPD-Politikerin.

Das Ergebnis der von ihr in Auftrag gegebenen Umfrage habe sie so erwartet, erklärte Smentek und sagte: „Am Beginn eines Veränderungsprozesses ist das so üblich.“ Positiv sei, dass das Interesse am Thema intern groß sei und sich jeder siebte Befragte beteiligt habe. Konkret seien nach Auswertung der im September 2018 abgeschlossenen Umfrage die Information von Gremien verbessert und neue Formate der Mitarbeiterinformation entwickelt worden.

Eine "Herkulesaufgabe"

Unklar ist, ob beim wichtigsten Thema für die Befragten, der Einführung der Elektronischen Akte (E-Akte), der Zeitplan zu halten ist. Planmäßig soll die digitale Akte analoge Aktenordner bis zum 1. Januar 2023 abgelöst haben. Nicht nur Experten wie Schlömer und Stettner sind derzeit skeptisch, ob das klappt. Auch Fachpolitiker der Koalition würden eigenen Aussagen zufolge eine Wette darauf setzen, „dass das nie im Leben was wird“.

Gleichzeitig räumen sie ein, dass die Digitalisierung der Verwaltung und deren Zentralisierung eine „Herkulesaufgabe“ ist, die mit Verabschiedung des E-Government-Gesetzes auf die Schultern der Regierung gelegt worden sei.

Sabine Smentek wiederum zeigte sich auch an diesem Punkt gelassen und stellte den Zieltermin nicht infrage. Im Dritten Quartal des laufenden Jahres soll der Zuschlag für die Software der E-Akte erteilt werden. Einzig eine Klage gegen das Ergebnis der EU-weiten Ausschreibung könne den Zeitplan gefährden.

Heute werden sich die Mitglieder der Grünen-Fraktion mit der Modernisierung von Verwaltung beschäftigen. Im Vorfeld der Frühjahrsklausur hatten die grünen Spitzenfrauen Antje Kapek und Silke Gebel angekündigt, alle Geschäftsprozesse der Berliner Verwaltung auf den Prüfstand stellen zu wollen. „Wir machen Schluss mit Doppelzuständigkeiten“, hieß es in einem Vorab-Papier und weiter: „Die Optimierung der Geschäftsprozesse darf nicht durch eingeübte, aber realitätsferne Verwaltungsvorschriften aufgehalten werden.“

Beispielsweise sollen Bezirke das Budget für jeweils sieben Fußgängerüberwege zur eigenen Priorisierung erhalten, statt – wie derzeit – auf eine Anordnung der Verkehrslenkung Berlin angewiesen zu sein. Wartezeiten von bis zu drei Jahren auf die Entscheidung über einen Fußgängerüberweg sollen so der Vergangenheit angehören.

Aus den Reihen der Grünen äußerte sich Stefan Ziller, Fraktionsvize und Sprecher für Verwaltungsmodernisierung und Digitales, zur Umfrage Smenteks. Diese zeige, „dass eine gute Verwaltung insbesondere eine kommunikative Aufgabe ist“, erklärte Ziller. „Alle nötigen Ideen für Verbesserungen schlummern in den Hierarchien der Berliner Verwaltung.“

Zwölf Newsletter, zwölf Bezirke: Unsere Leute-Newsletter aus allen Berliner Bezirken können Sie hier kostenlos bestellen: leute.tagesspiegel.de