Moderne Verwaltung in Berlin: Erstes Jobcenter erhält die E-Akte

Die Aktenmenge einer Behörde ist in der Regel gewaltig. Das Jobcenter Charlottenburg-Wilmersdorf hat einmal ein bisschen nachgerechnet: Noch gibt es dort rund 7600 Meter laufende Akten, rund 190 000 an der Zahl mit ungefähr 95 Millionen Blättern. Sie wiegen 470 Tonnen, was das Gewicht von 130 Elefanten ausmacht, und beanspruchen für die Aufbewahrung in dem Gebäude am Goslarer Ufer 1300 Quadratmeter, was einem Zwölftel der Fläche ausmacht.

Ein Blick in die Vergangenheit

„So sieht die Vergangenheit aus“, sagt der Geschäftsführer der Regionaldirektion der Arbeitagentur Berlin-Brandenburg, Johannes Pfeiffer, bei einem Blick ins Aktenlager eines der acht Jobcenter-Teams. Seit März wird hier mit der elektronischen Akte gearbeitet. Seitdem wird für neue Kunden kein Aktendeckel mehr angelegt, die Unterlagen werden nur noch in Dateien im Computer gespeichert. Bei Leistungsbeziehern, die schon länger vom Jobcenter betreut werden, wurde von dem Zeitpunkt an die Papierakte geschlossen, neue Daten werden elektronisch gespeichert. Mit der neuen Aktenführung soll Zeit gespart werden, die der Betreuung der Arbeitslosen und Hilfeempfänger zugute kommen soll. „Wir wollen weniger Bürokratie und mehr Service“, sagt Pfeiffer. Altakten müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Im Juni 2018 sollen alle Jobcenter mit der E-Akte arbeiten

Die Behörde, die vom Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf und der Bundesagentur für Arbeit gemeinsam getragen wird, ist das erste Jobcenter in Berlin, in dem die Bearbeitung auf E-Akte umgestellt wurde. Im Juni 2018 sollen dann alle zwölf Berliner Jobcenter mit der E-Akte arbeiten. „Wir wollten nicht gleich mit den ganz großen Tankern anfangen“, sag Pfeiffer und meint damit die Jobcenter in Neukölln, Pankow und Friedrichshain-Kreuzberg, die mehr Fälle zu bearbeiten haben und im kommenden Jahr als letzte umgestellt werden. Die Arbeitsagenturen sind bundesweit schon vor fünf Jahren auf elektronische Aktenführung umgestiegen. Dort sei die Umstellung ohne Problem vonstatten gegangen, sagt Christoph Möller, Chef der Arbeitsagentur Nord, zuständig für die Bezirke Charlottenburg-Wilmersdorf, Spandau, Reinickendorf und Pankow.

Zwölf Trainer haben die Mitarbeiter geschult

Die 500 Mitarbeiter in Charlottenburg-Wilmersdorf, die zuständig sind für 25 000 erwerbsfähige Leistungsempfänger, wurden von zwölf Trainern auf das neue System geschult. Extra Trainingsräume wurden eingerichtet. Neun Monate Vorbereitungszeit habe man gebraucht, sagt Jobcenter-Chefin Dagmar Brendel. Jetzt arbeiten die Beschäftigten mit zwei Bildschirmen. Auf dem einen Monitor können sie die Akte einsehen, auf dem anderen beispielsweise die Leistungen berechnen.

Für die Kunden ist es allerdings noch nicht möglich, Anträge auf Arbeitslosengeld II elektronisch zu stellen. Das muss immer noch auf einem Formular geschehen. Aber alles, was damit zusammenhängt, wird eingescannt und kommt dann in die elektronische Akte. Alle Unterlagen, die Leistungsbezieher jetzt mit der Post ans Jobcenter schicken oder dort abgeben, werden im Haus gesichtet und mit einem Zettel zugeordnet. Derart vorbereitet werden die Unterlagen in verplombten Boxen an ein Scanzentrum geschickt und eingescannt. Die Unterlagen finden so den Eingang in die E-Akten. Die Unterlagen müssen sechs Wochen aufbewahrt werden, dann werden sie entsorgt.

Sämtliche Mitarbeiter haben schnell Zugriff

Zwei Tage dauert es, bis Briefe in die Akte eingepflegt sind, aber dann stehen die vollständigen Daten jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. Sämtliche Mitarbeiter, die sie zur Bearbeitung brauchen, haben schnell Zugriff. Es kann nicht mehr vorkommen, dass eine Akte gesucht werden muss oder dass sie im Haus von Abteilung zu Abteilung unterwegs ist.

Im Berliner öffentlichen Dienst – in den Bezirksämtern und den Senatsverwaltungen – ist man von der elektronischen Aktenführung größtenteils noch weit entfernt. Charlottenburg-Wilmersdorfs Sozialstadtrat Carsten Engelmann (CDU), der für den Bezirk den Vorstand der Jobcenter-Trägerversammlung innehat, nannte es deswegen „beispielhaft, wie die Bundesagentur für Arbeit das Thema vorantreibt“. Die Kommune könne davon lernen. Engelmann: „Wir arbeiten noch mit Telefax.“