Berlin: Tagungshotels: Rundum sorglos

Fragt man professionelle Kongressveranstalter nach dem idealen Tagungshotel, kann man aus der Antwort nur schließen, dass es sich dabei um eine Art Chamäleon handeln sollte: Die perfekte Kongressherberge passt sich den jeweiligen Ansprüchen, Teilnehmerzahlen und Budgets der unterschiedlichen Meetings, Symposien und Konferenzen an. Modernste Tagungstechnik, Ruhe und Abgeschiedenheit, eine unterhaltsame zentrale Lage, beste Küche und schließlich flexible Buchungsmodalitäten wünschen sich die "Professional Congress Organisators" (PCO) von der Hotellerie.

Diesen Ansprüchen wollen in Berlin 79 tagungstaugliche Hotels mit einer variierenden Sternenanzahl in mehr oder weniger allen Innenstadt- und Randlagen gerecht werden. Schließlich ist der wachsende Tagungstross eine willkommene Einnahmequelle für die Hoteliers der Hauptstadt. Die Berliner Tourismuswirtschaft nimmt deshalb auch erfreut zur Kenntnis, dass es alle - von der Verlagsbranche über Juweliersverbände bis hin zu Bankvorständen und internationalen Architektenkongressen - immer öfter an die Spree zieht.

Gute Zeiten auch für die Veranstalter und Organisatoren wie "der congress". Das Unternehmen, gegründet von Ingrid Rexrodt, der Ehefrau des FDP-Politikers, organisiert schon seit 20 Jahren Konferenzen und Meetings aller Art und hat vor allem mit der Vorbereitung von Mediziner-Tagungen Erfahrung. Elke Gauert, "congress"-Mitarbeiterin, bedauert jedoch, dass Veranstaltungen gerade in den begehrten City-Lagen, also Berlin-Mitte und Kurfürstendamm, fast nur noch in Fünf-Sterne-Hotels stattfinden können, obwohl nicht jedes Unternehmen über ein entsprechendes Tagungsbudget verfügt. "Das ist ein echtes Manko", findet sie. Dass die großen Namen alle international üblichen Qualitätsstandards hinsichtlich Ausstattung und Serviceangebot für Kongresse bieten, stehe dabei außer Frage.

Doch auch jenseits vom Grand Hyatt am Potsdamer Platz, dem Four Seasons am Gendarmenmarkt oder Platzhirsch Interconti in der Budapester Straße wartet Berlin mit einer differenzierten Hotellandschaft auf. Die Organisatoren von kleineren Veranstaltungen achten dabei aber ebenfalls auf grundsätzliche Parameter. Neben den zu kalkulierenden Platzkapazitäten entscheidet beispielsweise der Charakter eines Treffens über die Standortwahl: Eine Konferenz des Art Directors Club stellt andere Ansprüche an das Umfeld als ein Jahrgangstreffen pensionierter Kurdirektoren oder exklusive Banker-Runden, die eher diskrete Abgeschiedenheit bevorzugen, wie sie etwa das Schlosshotel Ritz-Carlton bietet.

Leichte Kost statt Sauerbraten

Neben der zu Budget und Klientel passenden Lokalität hängt das Gelingen einer Geschäftsveranstaltung auch von der jeweiligen Qualität des Hauses ab. "Selbstverständlich dürfen Tagungsgäste heute erwarten, dass sie ihr Meeting nicht in Räumen beginnen, in denen noch der kalte Rauch der Parteiversammlung vom Vorabend steht", sagt Elke Gauert. "Eine aufgeräumte, helle und freundliche Atmosphäre zu Beginn ist ein Muss." Bei überschaubaren Runden sei ein Getränkeangebot, bestehend aus dem sitzungsobligatorischen Kaffee, Mineralwasser und Obstsäften, vielleicht noch von einer Gebäckschale flankiert, immer willkommen. Ein gutes Tagungshotel berücksichtigt bei der Planung der Mahlzeiten nicht nur unvorhersehbare zeitliche Verzögerungen im Ablauf der Veranstaltung, sondern auch den Umstand, dass vielleicht nicht alle Teilnehmer Sauerbraten mögen. Mit leichter Kost, einem vegetarischen Angebot und Salatbuffet fällt das nachmittägliche Tief vielleicht auch nicht ganz so schwer aus.

Was die Ausstattung der Häuser betrifft, so Kerstin Hädrich von der Agentur pro-berlin concept, gehören moderne Präsentationstechniken wie Video, Overheadprojektor und Beamer sowie Telekommunikationsanschlüsse aller Art - Telefon, Fax, Internet - zum Mindeststandard. Darüber hinaus werden sowohl im Tagungsraum wie auch in den Hotelzimmern in der Regel Computeranschlüsse verlangt. Die vom langen Sitzen erschöpften Kongressteilnehmer wissen es auch zu schätzen, wenn sie die Pause für ein paar Schwimmbahnen im hoteleigenen Pool nutzen oder sich in einer großzügigen Lobby die Füße vertreten können. Und wenn dann noch im Haus verteilte kleine Bars zu Cappuccino oder frischgepresstem Orangensaft einladen, bevor es wieder in die Sitzung geht, hat der Veranstalter nach Ansicht der PCO eine gute Wahl getroffen.

Wichtig bei zentral gelegenen Hotels sind bequeme Parkmöglichkeiten. Je nach Art der Tagung sollten auch für die freien Stunden nach der eigentlichen Veranstaltung mehrere unterschiedliche Räumlichkeiten - für das informelle Gespräch, zur ruhigen Lektüre und für ungestörtes Arbeiten - zur Verfügung stehen. Denn nach der Hauptversammlung bevorzugt ein Konzernvorstand zum Tagesausklang wahrscheinlich eher die Zurückgezogenheit eines Club- oder Kaminzimmers. Eine vielköpfige Vertreterschar eines Pharmavertriebs entscheidet sich möglicherweise für einen Abend im Kabarett - und verlässt sich dankbar auf den Veranstaltungs- und Ticketservice des Tagungshotels.

Cornelia Dörries