Medien: Leichter mit Word arbeiten

Jeder Nutzer hat sich bei seinem Computer schon mal gefragt: Schönes Betriebssystem, lauter ungeahnte Möglichkeiten, Briefe, Dokumente, Tabellen, viele automatische Hilfen – nur: Wie nutze ich das am besten? Wie stelle ich mein System sinnvoller ein? Die Programme des Microsoft-Office-Pakets bieten dem Anwender zahlreiche Möglichkeiten zur Vereinfachung und Beschleunigung von Arbeitsgängen. Vieles ist kaum bekannt. Wir fassen einige Beispiele zusammen.

VORLAGEN

Natürlich kann man ein gespeichertes Dokument (zum Beispiel einen gestalteten Brief) jederzeit benutzen, um daraus ein weiteres, ähnliches zu erstellen. Diese Methode ist recht problematisch, weil dabei häufige Inhalts- und Speicherfehler gemacht werden. Im Ergebnis hat man zwar ein neues Dokument auf Basis eines alten erstellt, verfügt dann aber oft nicht mehr über den Originalzustand. Ganz anders geht es bei Verwendung einer „Vorlage“, die in den Office-Programmen ein eigenständiger Dateityp ist. Die Bezeichnungen sind uneinheitlich, aber „Vorlage“ nennen sie sich alle. In Word ist es die Dokumentvorlage, in Excel die Mustervorlage, in Powerpoint die Entwurfsvorlage oder im Publisher die Publisher-Vorlage. Sie speichern eine mit Grundmerkmalen versehene, immer wieder gleichartig verwendbare Hülle, die nicht zufällig, sondern nur dann verändert werden kann, wenn das ausdrücklich gewünscht wird. (Informationen im Kasten).

FORMATVORLAGEN

Etwas ganz anderes sind die Formatvorlagen. Besonders für jene Anwender, die viel in Word arbeiten und für die perfekt gestaltete Dokumente besonders wichtig sind, bringen Formatvorlagen eine enorme Entlastung und Arbeitssicherheit. Wer schon einmal gesehen hat, wie mit ein paar Mausklicks die Gestaltung von 100 oder mehr Seiten zu ändern ist, wird auf die Anwendung der benutzerdefinierten Formatvorlage nicht mehr verzichten wollen. Deren Einrichtung, Änderung, Nutzung und Verwaltung ist in der Kürze nicht zu erläutern. Jedem Viel- und Oftschreiber sei das Thema aber zur ganz besonderen Beachtung empfohlen. Wenig bekannt ist, dass auch in Excel Formatvorlagen definierbar sind (im Menü Format). Man legt einen Namen fest, bestimmt die Einzelheiten und weist zukünftig den Zellen oder Zellbereichen mit einem einzigen Klick beliebige Kombinationen von Zahlenformaten, Schriften, Rahmen und Mustern zu.

AUTOMATISCHE TEXTE

Sie brauchen in Ihren Dokumenten immer wieder gleichartige, kompliziert zu schreibende Wörter oder Sätze oder machen bei bestimmten Zeichenfolgen immer wieder die gleichen Fehler? Machen Sie sich in Word die Funktion „AutoText“ zum freundlichen Assistenten. Am schnellsten geht es so: Schreiben Sie das Wort oder den Satz oder die Adresse (es kann durchaus mehrzeilig sein), markieren Sie alles, was zukünftig „Auto-Text“ werden soll und drücken Sie dann die Tastenkombination Alt und F3. In dem kleinen Dialogfeld hinterlegen Sie dann für den markierten Text ein gut nachvollziehbares Kürzel (am besten sind vier Zeichen). Sobald Sie nun künftig dieses Kürzel schreiben, blendet Word den zugehörigen Auto-Text (oder dessen Anfang) ein, und Sie schreiben ihn an dieser Stelle mit Drücken von Enter oder F3.

HILFEN IN EXCEL

Ähnlich nützlich ist die Funktion „Auto-Ausfüllen“ in Excel. Man kennt das: Man schreibt in eine Zelle den Text „Januar“ oder „Jan“, greift dann in der markierten Zelle an der unteren rechten Ecke das Ausfüllkästchen und zieht mit gedrückter Maustaste nach rechts oder nach unten die Monatsnamen des Jahres auf – einige oder alle. Kaum bekannt ist, dass jeder beliebige Listeninhalt zum Auto-Ausfüllen benutzen werden kann: Namen von Personen, Artikelbezeichnungen, Hunderte von Fachwörtern oder Abteilungsnamen in bestimmter Reihenfolge. Solche stets wieder verwendbaren Listen müssen in Excel nur ein einziges Mal geschrieben werden. Wie wird daraus eine „Auto-Ausfüllen“-Liste? Bringen Sie die Daten der Liste in die gewünschte Reihenfolge. Markieren Sie die gesamte Liste. Wählen Sie den Befehl „Extras/Optionen“ und im Dialogfeld die Registerkarte „Benutzerdefinierte Listen“. Im Textfeld bei „Importieren“ ist der Zellbezug der Markierung bereits vorhanden. Sie müssen nur noch auf die Schaltfläche „Importieren“ und dann auf „OK“ klicken. Nun macht es richtig Spaß: Sie schreiben in eine beliebige Zelle den ersten Eintrag der Liste, greifen mit der Maus das Ausfüllkästchen und ziehen im Nu eine komplette, fehlerfreie Liste der vordefinierten Inhalte auf.

BENUTZERWÜNSCHE: SIGNATUR

Vordefinieren, nach Benutzerwünschen einrichten, sich Routinearbeiten erleichtern oder gar abnehmen lassen – dazu bietet Office viele Möglichkeiten. Zum Beispiel die Signatur in Outlook: Klicken Sie (Version 2003) im Outlook-Hauptfenster im Menü „Extras“ auf „Optionen“ und dann auf die Registerkarte „E-Mail-Format“. Dort findet sich die Schaltfläche „Signaturen“, die in ein Dialogfeld führt. Mit dessen Unterstützung wird hinterlegt, welche Zeilen (z. B. die Kontaktdaten) automatisch unter jede der ausgehenden oder weitergeleiteten E-Mails geschrieben werden.