Medien: Besser verwahren, schneller finden

Moderne Betriebssysteme wie Windows XP nehmen dem Anwender viel Arbeit ab. Mitunter sogar so viel, dass man nicht einmal weiß, wo der Computer die eigenen Daten gespeichert hat. Wer schon einmal versucht hat, seine in Outlook gespeicherten Adressen, Termine, Notizen von einem Rechner auf den anderen zu transportieren, weiß, wovon die Rede ist. Es ist schon schwierig genug, den Aufenthaltsort der Outlook-Datei zu ermitteln. Noch schwieriger ist es, sie dann aus dem verborgenen Ordner zu kopieren. Dabei ist dieses Microsoft-Programm nur ein Beispiel dafür, dass die automatischen Speichervorgaben von Windows, Office und Co. nicht immer zum Besten des Nutzers sind. Wir haben in diesem Beitrag zusammengefasst, was Sie anders und vielleicht auch besser machen können.

EIGENE PLATTE FÜR PERSÖNLICHE DATEN

Windows fasst den Großteil der persönlichen Dateien – auch die individuellen Einstellungen – im Ordner „Dokumente und Einstellungen“ zusammen. Allerdings befindet sich dieser Ordner im gleichen Laufwerk wie die Windows-Dateien, bemängelt Axel Vahldiek, Windows-Experte der Fachzeitschrift „c’t“. Muss nach einem Windows-Fehler das Betriebssystem erneuert werden, wird gerade bei Recovery-CDs das komplette Laufwerk gelöscht – mitsamt der persönlichen Daten. Um dies zu vermeiden, sollte zumindest der Unterordner „Eigene Datein“ auf eine andere Partition oder besser noch ein zweites Laufwerk kopiert werden, rät Vahldiek. Das geht einfacher als zumeist angenommen. Der Ordner „Eigene Dateien“ auf dem Desktop wird mit der rechten Maustaste angeklickt, um dann die Eigenschaften zu bearbeiten. Über den Button „Verschieben“ lässt sich der Ordner mitsamt der Unterordner verschieben, die Standardpfade werden automatisch geändert. Um die Festplatte neu aufzuteilen, ohne Windows und alle Programme neu aufzuspielen, empfehlen sich Programme wie Partition Magic oder Acronis: Partition Expert. Allerdings sollte man zuvor Sicherheitskopien seiner Daten anfertigen, rät der Experte.

ORDNER FÜR JEDEN DOKUMENTENTYP

Die verschiedenen Office-Programme Word, Excel, Powerpoint, aber auch die Programme der Microsoft-Konkurrenten nutzen ebenfalls den Ordner „Eigene Dateien“. Bereits nach kurzer Zeit ist dieser Ordner dementsprechend überfüllt. Darum: Für jedes Programm sollte ein eigener Unterordner wie „Word“, „Excel“ oder „Powerpoint“ erstellt werden. Damit die Programme die Daten auch dorthin schreiben, lässt sich der Pfad zu den neuen Ordnern in den Optionen der Programme („Speicherort) festlegen.

OUTLOOK: RAUS AUS DEM VERSTECK

Das Office-Programm Outlook hält sich leider nicht an diese Ordnung. Die wichtige Datei outlook.pst wird nämlich in einem Systemordner versteckt, der erst sichtbar wird, wenn man die Optionen des Windows Explorers ändert. Dazu wird im Bereich Ansicht eingestellt, dass auch Systemordner und Systemdateien angezeigt werden. Erst danach lässt sich die Datei mit dem Windows Explorer finden und in den Ordner „Eigene Dateien“ – am besten in einen separaten Unterordner – verschieben (nicht einfach kopieren). Beim nächsten Outlook-Start stellt das Programm fest, dass die Datei fehlt und fragt nach dem neuen Speicherort. Danach werden die Systemordner und Systemdateien wieder über die Ansicht-Optionen versteckt.

MAILS SICHER VERWAHREN

Auch der kleine Bruder von Outlook, das Mail-Programm Outlook Express, speichert seine Datenbanken in einem Systemordner. Wo der sich befindet, erfährt man über die Programm-Optionen von Outlook Express im Bereich Wartung. Notieren Sie den Pfad und kopieren (diesmal nicht verschieben) Sie den kompletten Ordner in das neue „Eigene Dateien“-Verzeichnis auf dem Zweitlaufwerk. Nun öffnen Sie Outlook Express erneut und geben im Bereich Wartung den neuen Speicherpfad ein. Den folgenden Warnhinweis bestätigen Sie mit Ja, dann greift Outlook Express nach dem Neustart des Programms künftig auf die zuverlässig gespeicherten Mails auf dem sicheren Laufwerk zurück.

MUSIK: NACH INTERPRET UND ALBUM

Einen Ordner „Eigene Musik“ richtet Windows automatisch ein. Dennoch ist auch hier Speichern mit System nötig. Ein Verfahren, dass von vielen Musik-Playern unterstützt wird, ist die Unterteilung zuerst nach Interpreten, dann als Unterordner nach Alben. Selbst bei größeren Musikbeständen behält man so den Überblick. Besonders komfortabel funktioniert die Bestandsverwaltung mit Programmen wie MusicMatch oder dem Windows Media Player (siehe Kasten).

FOTOS: NACH DATUM ORDNEN

Um auch noch nach Jahren die eigenen Digitalfotos wiederzufinden, hat sich das Ablegen nach Datum als sinnvoll erwiesen. Als Standardpfad richtet Windows XP automatisch den Ordner „Eigene Bilder“ ein, den man ebenfalls auf ein Zweitlaufwerk oder eine zweite Partition verschiebt, wenn dies nicht schon zusammen mit den „Eigenen Dateien“ passiert ist. Die Unterordner für die Bilder sollten nach dem Muster Jahr-Monat-Tag, also beispielsweise 2005-03-05, eingerichtet werden.

WEITERE SYSTEMDATEN VERWALTEN

Wer ganz auf Nummer sicher gehen will, kann zusätzlich auch noch die weiteren Systemordner wie die Internet-Favoriten, den Ordner Desktop oder die Send-To-Einstellungen auf das sichere Laufwerk kopieren, rät „c’t“-Experte Vahldiek. Das Microsoft-Programm „Powertoys for Windows XP“ (im Internet über www.microsoft.de) hilft dabei, die neuen Ordner zu verankern. Wer seine Daten auf diese Art von den Systemprogrammen getrennt hat, kann künftig einer Neuinstallation des Betriebssystems gelassener entgegensehen. Auch das Archivieren der Daten auf ein externes Speichermedium wird dadurch erleichtert. Das Wichtigste aber: Wer selbst bestimmt, was wo gespeichert wird, findet seine Daten künftig auf Anhieb.