Medien: Fenster zu Windows

Sicher arbeiten mit Windows, sprich mit Programmen unter Windows, das stellt ähnliche Anforderungen, wie sie für handwerkliche Tätigkeiten gelten – jedenfalls unter dem Anspruch der professionellen Umsetzung: Arbeitsziel definieren, Ausführung sorgfältig planen, Werkzeuge verfügbar und vertraut machen, systematisch vorgehen, routiniert mit Fehlern und Problemen umgehen. Wie anders das im Alltag oft aussieht – sei es beim Handwerk oder bei der Arbeit am PC – ist bekannt.

Dabei ist ein effizienter Umgang mit dem Betriebssystem und den komplexer werdenden Programmen gar nicht so schwierig, wenn wesentliche Voraussetzungen beachtet werden. Das allerdings ist für viele Windows-Nutzer eher problematisch. Denn es geht dabei häufig um Dinge, die sich nicht gerade großer Beliebtheit erfreuen. Ordnung schaffen und halten, Informationen aufspüren und archivieren, Erfahrungen sammeln durch Übungen, auch mal etwas Ungewohntes ausprobieren. Die nachstehenden Anregungen beziehen sich auf aktuelle Versionen wie Windows XP und Office 2003. Sie gelten in der Regel so oder so ähnlich auch für frühere Programmfassungen.

Als persönliche Grundeinstellung sollte gelten: „Das meiste, was ich machen will, kann ich auch machen, ich muss nur herausfinden, wie es funktioniert.“ Für die Grundeinstellungen der Programme gilt: Je besser – heißt vor allem, je „bewusster“ – die Basisvoraussetzungen bestimmt werden, umso einfacher und weniger fehlerhaft wird die Umsetzung der Ausführungswünsche sein. Die wesentlichen Grundeinstellungen von Windows finden sich unter Start / Einstellungen / Systemsteuerung. Dort können Dialoge geöffnet werden, in denen Entscheidungen getroffen werden müssen.

Wichtig dabei: Es sollte nichts geändert werden, wenn der Sinn oder die mögliche Auswirkung der Maßnahme nicht verstanden wird. Das ist schlicht gesagt – aber nicht ganz so einfach umgesetzt. Denn viele der Dialoge glänzen nicht gerade mit verständlichen Vorgaben oder mit sinnvoller Benutzerführung.

Zur Überwindung erster Probleme finden sich jedoch in den meisten Dialogen (und das gilt auch für alle Windows-Anwendungsprogramme) nützliche Erläuterungen, die so genannte „Direkthilfe“. Dafür im Dialog oben rechts auf das Fragezeichen klicken, das nun an den Mauszeiger gehängt wird. Dann auf das jeweilige Element klicken (also beispielsweise auf einen Dialogtext), zu dem Hinweise benötigt werden. Sehr hilfreich ist ein Ausdruck dieser Informationen, er ist nach einem Rechts-Klick in den Infotext verfügbar.

Überhaupt der Rechts-Klick: Man sollte immer wieder probieren, ob und wie ein beliebiges Element auf einen Rechts-Klick reagiert. Bisweilen ist es überraschend, was alles angeboten wird. Drei Beispiele. Rechts-Klick in Word auf ein markiertes Wort öffnet den Zugriff auf Synonyme. Rechts-Klick in eine beliebige Symbolleiste zeigt alle verfügbaren Symbolleisten. Rechts-Klick in Bildlaufleisten eröffnet unter XP weitere Navigationsmöglichkeiten. Wichtige Grundeinstellungen für Windows-Anwendungsprogramme (Word, Excel, Outlook usw.) sind dort unter Extras/Optionen zu finden. Die entsprechenden Dialoge sind sehr komplex. Der Einsteiger wird zum Nachvollzug vieler Details kaum ohne die erwähnte Direkthilfe auskommen. Aber solches Einsteigen lohnt allemal. Denn viele Fehler und Ausführungsschwächen werden vermieden, wenn die Programmoptionen bedarfsgerecht eingestellt sind. Allzu viel Aufwand ist das meistens nicht. Die Mehrzahl der Vorgaben ist so gesetzt, wie es den Standard-Anforderungen entspricht. Allerdings gibt es davon wesentliche (und oft genug Ärger verursachende) Ausnahmen. Eine genaue Überprüfung lohnt sich auf jeden Fall.

Weitere Grundeinstellungen werden unter Extras / Anpassen / Register Optionen gesetzt. Dort kann zum Beispiel die ergonomisch unsinnige Anzeige der sogenannten personalisierten Menüs verhindert werden. Dazu die Option „Menüs zeigen, zuletzt verwendete Befehle zuerst an“ ausschalten. Zukünftig wird dann jedes Menü mit seinem vollständigen Befehlssatz angezeigt.

Nutzbringend ist auch die Pflege gemeinsamer Ressourcen. Zum Beispiel bei der Rechtschreibprüfung. Man kann das Benutzerwörterbuch in vielen Programmen anwenden. Bearbeitet sollte es in Word werden, dort ist der Zugriff am einfachsten. Man öffnet den Verwaltungsdialog mit Extras / Rechtschreibung und Grammatik / Optionen…/ Benutzerwörterbücher…/Ändern…Nun können beliebige Inhalte wie zum Beispiel fachspezifische Fremdwortlisten eingefügt oder Fehleinträge gelöscht werden.

Eine Prüfung von Alternativen bringt oft überraschenden Gewinn. Beispiel: Benutzen Sie nach dem Kopieren versuchsweise den Befehl Bearbeiten / Inhalte einfügen. Dahinter verbergen sich etliche, sehr sinnvoll einsetzbare Besonderheiten (ganz besonders in Excel). Kurz, man sollte die Dinge einfach mal anders machen als sonst. Dann sind oft neue, günstigere Arbeitsweisen zu entdecken. Das gilt auch für die konsequenten „Mausarbeiter“. Denn zu den effizienten und überall in Windows gleichartig einsetzbaren Arbeitserleichterungen zählen sehr viele Tastenkombinationen (siehe Kasten).