Novelle im Nachweisgesetz: Elektronische Signatur reicht bei Arbeitsverträgen nicht mehr aus
Arbeitsverträge gelten nur mit echter Signatur.
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Die digitale Unterschrift ist in vielerlei Hinsicht ein Segen: Signatur einfach drauf und per E-Mail versenden. Schluss mit den zerknüllten Briefen in der Tasche, die ihren Weg nicht selten doch erst eine Woche später in die Post finden, weil eine Briefmarke gefehlt hat oder kein Briefkasten auf dem Nachhauseweg lag.
Zumindest für Arbeitgeber wird diese Vereinfachung der Abläufe jedoch bald wieder der Vergangenheit angehören: Am 23. Juni hat der Bundestag in zweiter und dritter Lesung Änderungen im Nachweisgesetz verabschiedet, die schon am 1. August in Kraft treten werden.
Die Eile war der Frist zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen geschuldet, die bereits 2019 veröffentlicht wurde. Arbeitgeber müssen nun bis dahin all ihre Arbeitsvertragsmuster überprüfen und entsprechend anpassen.
Außerdem sollten sie ein Informationsblatt anfertigen, das sie bestehenden Mitarbeitenden auf Anfrage zur Verfügung stellen können. Neuen Mitarbeitenden müssen Informationen über das Kündigungsverfahren, den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung oder Fortbildungen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
Textform wird in Zukunft nicht mehr ausreichen
Dabei ist die Schriftform zu wahren, denn die im NachwG erforderlichen Informationen können nicht in Textform mitgeteilt werden. Unter Textform versteht der Gesetzgeber neben den klassischen Briefen auch E-Mails ohne Unterschrift und sogar SMS-Nachrichten, maschinell erstellte Briefe sowie Telefax-Nachrichten.
Ist durch das Gesetz die schriftliche Form vorgeschrieben, so muss ein Dokument hingegen eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden. Die Vorschrift, gegen die sich viele Expertinnen und Experten bei der Anhörung im Bundestag besonders gesträubt hatten, steht im neuen § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG. Die elektronische Form wird also in Zukunft nicht mehr ausreichen.
Ein Novum des neuen Nachweisgesetzes ist, dass Verstöße erstmals als Ordnungswidrigkeit behandelt werden und mit einer Geldbuße von bis zu 2000 Euro geahndet werden können.
Theoretisch betrifft das Formerfordernis zwar nicht die Arbeitsverträge selbst, sondern nur die Bedingungen. Allerdings werden diese in der Regel direkt im Arbeitsvertrag erfüllt. Somit führt die Neuregelung in der Praxis dazu, dass alle Arbeitsverträge nur noch in Schriftform abgeschlossen werden können – wäre es doch wenig praktikabel, einen Arbeitsvertrag digital abzuschließen und anschließend noch einmal die erforderlichen Hinweise schriftlich auszuhändigen.
Sie müssen ausgedruckt, eigenhändig von beiden Seiten unterzeichnet und persönlich übergeben beziehungsweise postalisch versendet werden. Eine Unterzeichnung per digitaler Unterschrift, wie es inzwischen in vielen Unternehmen üblich ist, wird dann nicht mehr ausreichen.
„Eine faksimilierte Unterschrift ist genauso greifbar, wie eine originale“
Die Novelle wirkt vor allem eins: rückschrittlich. Auf Nachfrage heißt es dazu aus dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales, dass die Schriftform beim Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen noch nicht verzichtbar sei.
Der Nachweis müsse für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die gerade keinen schriftlichen Arbeitsvertrag haben, einfach zu handhaben, beweiskräftig und zur Not auch ohne Anwalt in gerichtliche Verfahren einzubringen sein.
Dies sei bei Nutzung der elektronischen Form durch den Arbeitgeber derzeit noch nicht gegeben.
Alexander Zumkeller, Präsident des Bundesverbands der Arbeitsrechtler in Unternehmen, sieht das anders: „Das Ausland um uns herum hat die gleiche europäische Richtlinie umzusetzen, verlangt aber keine Originalunterschrift. Sind das alles Gesetzesbrecher?“
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