COMPUTER Frage: An Reinhold Scheck Experte für Windows- und Office-Fragen

Ich will in Excel eine Autorenliste nach Geburtsdaten sortieren, die zum Teil auch im 19. Jahrhundert liegen. Das funktioniert aber nicht. Was mache ich falsch?

Sie machen vermutlich gar nichts falsch, aber Excel kann Ihnen nicht folgen, weil für dieses Programm die Zeitrechnung erst am 1. Januar 1900 beginnt. Etwas genauer: Wenn Sie in Excel ein Datum eintippen, wird daraus im Hintergrund eine serielle Zahl und diese wird automatisch als Datum formatiert. Aus der Eingabe 27.07.2007 wird beispielsweise im Hintergrund die Zahl 39290. So viele Tage sind seit dem 01.01.1900 (für Excel der Tag eins) vergangen. Auf dieser Basis, der Fortzählung von Tagen also, ist die Tabellenkalkulation in der Lage, mit Kalenderdaten zu rechnen (unter anderem für die Fristenrechnung). Auf dieser Basis werden auch die Kalenderdaten sortiert. Was Sie als Benutzer dabei in den entsprechenden Zellen sehen, ist, egal welches Datumsformat sie einrichten, nicht das, was diese Zellen tatsächlich enthalten und was Excel beim Sortieren benutzt – nämlich serielle Zahlen. (Die sehen Sie nur, wenn Sie den Zellen das Zahlenformat Standard zuweisen).

Dieses Verfahren ist im Grunde ganz praktisch. Das Ganze funktioniert aber eben nur mit Daten ab dem 01.01.1900. Wenn Sie ein davor liegendes Datum eingeben, versteht Excel diese Zeichenfolge gar nicht als Datum und auch nicht als Zahl, sondern, wegen der trennenden Punkte, als Text. Wenn Sie nun eine Liste angefertigt haben, die Kalenderdaten vor dem 01.01.1900 und nach dem 01.01.1900 enthält, besteht hier, auch wenn das so für Sie nicht unmittelbar erkennbar ist, eine Mischung aus Zahlen und Texten; die im Sinne des Kalenders korrekte Sortierung misslingt.

Das Problem lässt sich mit der Verwendung einer speziellen Formel lösen, die aber ein wenig zu kompliziert ist, um sie im Rahmen dieses kurzen Beitrags zu erläutern. Aber es gibt noch eine andere Hilfslösung, die im Endeffekt das gewünschte Ergebnis liefert: Legen Sie parallel zu Ihren Kalenderdaten drei weitere Spalten an, in denen Sie das Datum nach Jahr, Monat und Tag getrennt eingeben. Diese Spalten, die Sie später bedarfsweise auch ausblenden können, benutzen Sie dann, und zwar genau in der genannten Reihenfolge, zum dreistufigen Sortieren in der gewünschten Reihenfolge Ihrer Geburtstagsliste. Foto: Q

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