Zeitmanagement: Das Wichtigste zuerst

Das ist das Ideal: Am Ende des Tages sind die wichtigen Aufgaben erledigt – und man verlässt mit gutem Gefühl das Büro. Um das zu schaffen, ist im Arbeitsalltag eines nötig: ein gutes Zeitmanagement.

Dabei geht es nicht nur um Strategien und Tools. „Im Kern zählen zwei Dinge, wenn man seine Zeit erfolgreich einteilen will: Überblick und Konzentration“, sagt Ivan Blatter, Personal Trainer für neues Zeitmanagement aus Basel. „Man muss Übersicht schaffen und behalten, laserscharf auf die wichtigsten Aufgaben fokussieren, konsequent Prioritäten setzen.“ Diese Schritte seien für jeden gleich. „Wie sie umgesetzt werden, das ist aber individuell unterschiedlich.“ Manchen helfe es, die Aufgaben auf Papier festzuhalten, andere nutzten lieber ein digitales Tool, wieder andere wendeten eine festgelegte Methode zum Zeitmanagement an.

Alles notieren, dann entscheiden!

Es gibt beispielsweise das Eisenhower-Prinzip, in dem es um die Kategorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geht (siehe Kasten). Die sogenannte Alpen-Methode schlägt folgenden Ablauf vor: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle durchführen. Ganz unabhängig von Methode, Papier oder Tools sei es wichtig, dass man alle zu erledigenden To-dos kennt, erklärt Anita Bischof, Trainerin für Selbstmanagement und Führungskräftecoach aus Rheinfelden. „Und zwar nicht nur die offensichtlichen, sondern auch die Aufgaben, die sich nicht sofort bemerkbar machen.“ Außerdem sollte man einschätzen können, was passiert, wenn Aufgaben nicht in der vorgesehenen Zeit bearbeitet werden. Das hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen.

„Ein weiterer Faktor ist es, den Aufwand für die Bearbeitung einer Aufgabe realistisch einzuschätzen“, sagt Bischof. „Im Coaching höre ich immer wieder, dass der Zeitbedarf für die Bearbeitung von Aufgaben, die nicht so häufig vorkommen, unterschätzt wird.“ Bei der richtigen Kalkulation helfen aus Sicht der Expertin Erfahrungswerte. Oder: Man teile die einzelnen Aufgaben in kleine Schritte ein und schätze jeweils die nötige Zeitspanne.

Störungen einplanen

Auch ungeplante Unterbrechungen kann man in den Griff bekommen, indem man einen Zeitpuffer für Störungen und Unvorhergesehenes in der Tagesplanung berücksichtige. „Um herauszufinden, wie viel Puffer man braucht, helfe, etwa eine Woche lang jeden Tag zu dokumentieren, was man von wann bis wann gemacht habe. „Anschließend markiert man, welche Aufgaben ungeplant waren“, sagt Bischof. Das helfe zu erkennen, womit man seinen Arbeitstag füllt. „Vielleicht lassen sich einige Zeitfresser umgestalten.“

Nicht jeder muss sich an feste Strategien halten. „Manche machen intuitiv alles so, dass sie Zeit für die wichtigen Dinge im Leben haben und ihre Aufgaben gelassen stemmen“, sagt Cordula Nussbaum, Zeitmanagement-Expertin und Autorin aus Sauerlach. „Bin ich aber regelmäßig gestresst, bleiben wichtige Aufgaben liegen, kann ein Blick auf meinen Umgang mit Zeit und Aufgaben helfen, etwas zu ändern.“ Hätten Beschäftigte das Gefühl, von den vielen To-dos erschlagen zu werden, sollten sie aktiv werden. „Schauen Sie sich Ihren Alltag an“, rät Nussbaum. Sei dieser gut strukturierbar, komme man in der Regel mit Tipps aus dem klassischen Zeitmanagement zurecht.

Agiles Arbeiten, kreatives Zeitmanagement

Wer eher dem Typ „kreativer Chaot“ entspreche oder in einem sehr dynamischen und agilen Umfeld arbeite, brauche andere Methoden. Statt einer klassischen Aufgabenliste rät sie diesen Typen eine „reisende To-do-Sammlung“. „Die Kernidee liegt darin, dass wir alles aufschreiben, was uns an offenen To-dos durch den Kopf schießt“, sagt Nussbaum. „Das entlastet das Gehirn, macht uns produktiver und konzentrierter.“ Wichtig: Es sei nicht das Ziel, alle Dinge auch abarbeiten zu wollen. „Sammeln ja – aber nicht tun“, sagt Nussbaum. „Wir erledigen die Dinge erst, wenn sie wirklich, wirklich wichtig sind. Alle anderen reisen erst einmal mit uns durch die Tage.“

Wer seine Zeit effektiv managen und nutzen will, braucht außer Strategien und störungsfreien Phasen noch etwas anderes: „Die eigene Motivation spielt eine große Rolle“, sagt Coach Ivan Blatter. „Jeder sollte unbedingt jeden Tag mindestens eine Aufgabe erledigen, auf die er richtig Lust hat.“ Wichtig sei es zudem, das „Warum“ hinter der eigenen Tätigkeit zu finden: „Dann bekommen auch unliebsame Aufgaben einen Sinn.“ Und das Management dieser To-dos fällt plötzlich viel leichter. dpa