Zeitung Heute : Die Ordnung beginnt im Kopf

Matthias Dohmen

Führungskräfte beschäftigen sich zu häufig mit Aufgaben, die sie delegieren könnten. Vor allem der Umgang mit der Zeit ist "häufig ein Problem fehlender Struktur", weiß die Geschäftsführerin des Instituts für Beratung und Training in Unternehmen (IBT), Katharina Dietze, aus Hunderten von Seminaren. Ihr erster Rat lautet: "Wir empfehlen, Arbeiten nach dem Sofort-Prinzip zu erledigen. Das heißt nicht, in blinden Aktionismus zu verfallen und alle Arbeiten, die auf den Schreibtisch flattern, sofort zu beginnen. Es heißt vielmehr, kleine und überschaubare Arbeiten mit einer Erledigungsdauer von drei bis fünf Minuten tatsächlich auch zu Ende zu bringen."

Wer effektiv arbeiten will, braucht funktionstüchtige Hilfsmittel und ein geordnetes Arbeitsumfeld. Lutz Altmann vom IBT: "Was wir den Teilnehmern an unseren Veranstaltungen immer wieder sagen: Trennen Sie sich von allen überflüssigen und unnützen Dingen - seien es Papier oder Arbeitsutensilien. Besorgen Sie sich die fehlenden Werkzeuge, damit Sie keine Zeit damit verlieren, sie ausborgen und zurückbringen zu müssen."

Das IBT empfiehlt, mit drei Ablagekörben zu arbeiten: In den ersten gehören eingehende Schriftstücke wie Briefe, Mitteilungen und Dokumente. Der zweite enthält "Laufendes". Der dritte Korb könnte "ausgehende Schriftstücke" heißen. Hier kommen fertige Vorgänge hinein, die mehrmals täglich weitergeleitet werden sollten. "Diese drei Ablagen sollten mit einem Griff erreichbar sein", so IBT-Trainerin Sonja Strich, "eventuell kommt noch eine vierte Ablage für Lesestoff wie etwa Fachzeitschriften hinzu."

Fluch und Segen elektronischer Post spielen im Alltagsleben von Entscheidern eine große Rolle, stellt Katharina Dietze immer wieder fest. "E-mails sind zweifellos eines der nützlichsten Hilfsmittel, die infolge der Einführung von Computern geschaffen wurden. Wie Papiere, die möglicherweise wild verstreut in Ihrem Büro herumlagen, können aber auch E-mails ein ungeahntes Chaos erzeugen." Um den Überblick zu behalten, muss auch für die elektronische Post eine sinnvolle Struktur vorgegeben sein. "Hier gilt: Mails sollten immer gelesen, beantwortet und gelöscht oder zugeordnet werden", rät die Institutsleiterin.

Natürlich bestimmt der individuelle Arbeitsstil die Tagesstruktur. Er wird zudem durch persönliche Vorlieben geprägt, die über Jahre gewachsen sind und die "kultiviert" wurden. Lutz Altmann: "Liebgewonnenes Arbeitsverhalten hemmt jedoch oft ein ergebnisorientiertes und strukturiertes Arbeiten. Jeder kennt Arbeitstage, an denen man abends erschöpft das Büro verläßt und sich fragt, was man eigentlich den ganzen Tag getan hat."

Eine Möglichkeit, effektiver zu arbeiten - das predigen die IBT-Mitarbeiter ihren Seminaristen -, ist es, gleichartige Aktivitäten "im Block" zu erledigen. Routinearbeiten lassen sich besonders leicht zusammenfassen. "Fallen diese Arbeiten täglich an, kann man sie als festen Bestandteil mit einem klar umrissenen Zeitblock in die Tagesplanung aufnehmen. Andere Aufgaben, die regelmäßig, aber nicht täglich erledigt werden müssen, können zu Wochenblöcken zusammengefaßt werden", rät Katharina Dietze.

Prioritäten zu setzen, ist für Entscheider die neben der Delegation wichtigste Aktivität, die Freiraum im Berufsalltag schafft. Lutz Altmann meint: "Gewöhnen Sie sich an, Aufgaben mit A-, B- und C-Prioritäten zu versehen." Eine A-Priorität bezeichne die höchste Dringlichkeitsstufe. Das könne zum Beispiel ein Rückruf bei einem wichtigen Großkunden sein, der unbedingt erledigt werden muß. Er kann nämlich nicht aufgeschoben oder an einen Mitarbeiter delegiert werden. Oft sind es auch wichtige, unvorhersehbare Vorgänge und Entscheidungen, die zum Tagesgeschäft gehören. "Man darf nicht vergessen, für solche Eventualitäten ebenfalls Zeit einzuplanen", weiß Katharina Dietze, die folgende Faustregel empfiehlt: Maximal 60 Prozent des Tagesablaufes sollte man ausplanen, damit man Dringendes und Wichtiges "dazwischenschieben" und sofort erledigen kann.

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