Zeitung Heute : Die rechte Hand des Chefs

Sekretärinnen heißen heute Office-Managerinnen – und sind viel mehr als nur Vorzimmerdamen

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„Wir sind ein Team, das gemeinsam zum Unternehmenserfolg beiträgt“, sagt Tanja Bögner über das Arbeitsverhältnis zwischen sich und ihrem Chef. Die Berlinerin ist seit April Deutschlands „beste Sekretärin“, gekürt in einem Wettbewerb eines Büroartikel-Herstellers. Sie arbeitet als Vorstandsassistentin beim BVV, dem Versicherungsverein des Bankgewerbes. „Hinter einem organisierten Chef steht eine noch organisiertere Assistentin.“ Assistentin sagt sie, nicht Sekretärin. „Heutzutage, in großen Firmen, assistiert man eher. Ich halte meinem Chef den Rücken frei und treffe Vorentscheidungen.“ Sätze wie dieser stehen für den Wandel des Berufs: Aus der Vorzimmerdame ist eine Office-Managerin geworden.

„Die Chefs müssen immer mehr delegieren, da sie die Flut der Infos nicht mehr allein bewältigen können“, sagt Bögner. Eine Sekretärin, die nur auf Zuruf zum Diktat kommt, sei in den meisten Unternehmen nicht mehr zeitgemäß. Die Vorgesetzten geben Verantwortung ab an ihre Assistentinnen – und tippen ihre Briefe und E-Mails oft selbst per Laptop.

Vorbei die Zeiten, in denen Sekretärinnen mit Maschinenschreiben im Zehn-Finger-Tastsystem und Stenographie Eindruck schindeten. Heute sind vor allem selbstständiges Arbeiten, Flexibilität und Mitdenken gefragte Eigenschaften. Der Chef managt die Firma – die Assistentin managt den Chef. „Auf meinem Schreibtisch laufen die Fäden zusammen. Ich bündele und filtere die Informationen und reiche sie entscheidungsfähig an ihn weiter“, beschreibt Tanja Bögner ihre Arbeit.

Was macht eine gute Assistentin aus? „Organisationstalent“, meint Bögner, „und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und entscheiden zu können, was bis morgen warten kann. Das erfordert Wissen im Businessbereich.“ Die Aufgaben der Assistentinnen sind komplexer und verantwortungsvoller geworden: Sie sollen Projekte koordinieren, Geschäftsreisen organisieren, Sitzungen vorbereiten und Präsentationen gestalten. Eine Fremdsprache, kaufmännisches Wissen und PC-Kenntnisse gehören zum Standard.

„Die Stühle sind die gleichen, auf denen die Leute sitzen, aber ihr Aufgabenfeld hat sich in den letzten 15 Jahren dramatisch verändert“, sagt Georg Klein, Teamleiter für Weiterbildung bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) Berlin.

„Längst schon übernimmt das Sekretariat Aufgaben, die früher Kernfelder des mittleren Managements waren“, meint Monika Gunkel, Vorsitzende des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement (bSb) in Bremen. „Das bedeutet natürlich neben einem enormen Zugewinn an Kompetenz und Verantwortung gerade für Frauen auch neue Wege in der Karriereplanung. Es ist nicht mehr ungewöhnlich, dass eine Top-Sekretärin später eine Teamleiterfunktion übernimmt.“

Mit den Anforderungen ändern sich auch die Berufsbezeichnungen. Tanja Bögner ist beispielsweise diplomierte Fremdsprachliche Direktionsassistentin. Je nach Branche und Arbeitsumfeld wird aus der Sekretärin die Assistentin, Office Managerin, der Executive Assistent oder Deputy Manager. Die IHK Berlin bildet nicht mehr zur „geprüften Sekretärin“ weiter, sondern zu „Fachkaufleuten für Büromanagement“. Spezialisierungen wie Event-Management, Office-Management und die Teamassistenz gewännen bei der Weiterbildung an Bedeutung, sagt die bSb-Vorsitzende Gunkel.

Die Berufe in den Vorzimmern der Macht werden mit neuen Anforderungen und neuem Label auch für Akademiker attraktiver. „Es herrscht ein Verdrängungswettbewerb von Akademikern auf die Assistentenstellen“, sagt Georg Klein von der IHK. Die Lage auf dem Arbeitsmarkt sei nicht mehr so einfach, weil es klassische Sekretariate immer seltener gebe und Assistenten hochqualifiziert sein müssten. Chancen habe, wer eine gute Qualifikation und gute EDV-Kenntnisse habe und Fremdsprachen beherrsche. Monika Gunkel rät zu einer permanenten Weiterbildung. Geschult werden sollten auch „soft skills“ wie soziale Kompetenz, Fähigkeiten wie Teambildung, Konfliktlösung und Rhetorik. „Das ist eine riesige Chance für den Aufstieg.“

Die Mühe wird finanziell belohnt. Nach einer Studie der Kienbaum-Personalberatung verdienen Chefsekretärinnen durchschnittlich fast 48 000 Euro. Am unteren Ende der Gehaltsliste stehen Telefonistinnen mit einem Durchschnitts-Jahresgehalt von 30 000 Euro.

Hat sich also alles geändert? Nicht ganz. Kaffee kochen, das macht auch Tanja Bögner noch, wenn ihr Chef Besuch empfängt. Als „selbstverständliche Gästebetreuung“ umschreibt sie das. „Aber zum Bemuttern habe ich gar nicht mehr die Zeit“, sagt sie. Schließlich sind da noch Statistiken zu pflegen, Präsentationen vorzubereiten und Sitzungen zu besuchen.

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