Zeitung Heute : IFA: "Man muss zeigen: Hier bin ich der Boss" - Event-Profi Rubach über ihre Zunft

Frau Rubach[der Respekt Ihrer Auftraggeber sollte]

Wenn Vom 25. August bis 2. September mehr als 900 IFA-Aussteller auf 160 000 Quadratmetern Messefläche um die Gunst des Publikums buhlen, schlägt auch die Stunde der Eventmanager. Die Professionalität ihrer Arbeit entscheidet, ob der Messeauftritt top wird - oder ein Flop. Jutta Rubach, Gründerin der Full-Service-Agentur Rubach & Partner, kennt sich mit Veranstaltungsmanagement aus und weiß, welche Qualifikationen ein Eventmanager braucht.

Frau Rubach, der Respekt Ihrer Auftraggeber sollte Ihnen sicher sein. Jeder weiß, wie viel Arbeit schon eine größere Familienfeier bedeutet - und was alles schief gehen kann.

Parallelen zwischen einer Wirtschaftskonferenz und einer größeren privaten Veranstaltung sind durchaus vorhanden. Alles steht und fällt mit dem Zeitmanagement. Rechtzeitig und bis ins kleinste Detail zu planen - das ist das A und O. Manchmal muss die Arbeit schon zwölf oder gar 18 Monate vor dem Ereignis beginnen. Solche langfristigen Projekte sind nicht Jedermanns Sache.

Welch ein Glück für Ihre Branche.

Ja, das Outsourcing von Veranstaltungsmanagement setzt sich durch. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie das vielfältige Know-how zur Organisation von Messen und Konferenzen entweder nicht haben - oder nicht ganzjährig vorhalten wollen.

Worin besteht dieses besondere Know-how?

Die Anforderungen an das Eventmanagement orientieren sich nicht nur am Unternehmen, seiner Kultur, seinen Produkten oder Dienstleistungen. Eine Messepräsentation muss auch den Auftritt der Wettbewerber berücksichtigen. Da ist wieder die Parallele zum Privaten. So, wie eine Frau auf einem Ball auf gar keinen Fall das gleiche Kleid wie eine andere tragen möchte, wollen sich auch Unternehmen einzigartig präsentieren, mit einer ganz besonderen Idee.

Und die liefern Sie.

Ja, in Absprache mit dem Kunden. Marktbeobachtung ist dabei ganz wichtig: Was gilt in der Branche als neu und kreativ? Wie präsentieren sich die Wettbewerber? Welche Erwartungen haben die Kunden? Nur so kann das anvertraute Budget ergebnisorientiert verplant werden.

Es geht schließlich um viel Geld.

Nicht unbedingt. Teuer muss nicht besser sein. Es muss passen. Ein spektakuläres Highlight, mit dem der Auftraggeber seine strategischen Ziele unterstreicht, seine Reputation beim Kunden untermauert und seine Stellung im Markt verbessert, setzt sich aus vielen kleinen Dienstleistungen zusammen. Es geht darum, Zeit und Geld richtig zu investieren. Besonders wichtig ist die Frage: Was könnte etwas Besonderes sein?

Punkten funktioniert nur mit Highlights?

Veranstaltungen brauchen Höhepunkte. Ob ein Messeauftritt, ein Vortragsabend oder ein Management-Meeting erfolgreich wird, hängt aber vom Zusammenspiel der vielen kleinen Details ab. Die technische Sicherheit ist genau so wichtig wie das künstlerische Konzept, die Zusammenstellung der VIP-Liste verlangt genau so viel Sorgfalt wie die Betreuung der Referenten. Wenn ein Redner ausfällt, darf das keine Katastrophe bedeuten. Zumindest darf es niemand merken.

Die Branche erwartet Nerven wie Drahtseile.

So kann man es durchaus ausdrücken. Die besten Voraussetzungen dafür bringen interessanterweise Hotelkaufleute mit. Die sind von der Ausbildung her gewohnt, flexibel zu denken und zu handeln, sind erfahren im Umgang mit internationalem Publikum und Einsätze bis in den frühen Morgen sind ihnen auch nicht fremd. Eine besonders wichtige Eigenschaft ist Durchsetzungsstärke. Ein Veranstaltungsmanager hat oft nicht die Zeit, mit Zulieferern zu diskutieren. Man muss zeigen: Hier bin ich der Boss.

Nicht der Teamleader?

Ausschlaggebend ist doch, dass eine Entscheidung rechtzeitig getroffen und umgesetzt wird. Dass es die richtige ist, hängt von der Vorbereitung ab. Im Veranstaltungsmanagement müssen Spezialisten ganz unterschiedlicher Disziplinen gefunden, begeistert und ins Team eingebunden werden. Obwohl jeder einzelne Spezialist auf seinem Gebiet ein Star ist, dürfen seine Allüren den Programmablauf nicht behindern. Das alles zu managen, verlangt Leadership-Eigenschaften. Dazu gehören auch die Bereitschaft zur Delegation und die Größe, ein Projektangebot ganz oder in Teilen abzulehnen. Man muss sicher sein, die gestellte Aufgabe auch wirklich bewältigen zu können. Pannen werden nicht verziehen und sprechen sich herum wie ein Lauffeuer.

Hintergründe und Expertisen zu aktuellen Diskussionen: Tagesspiegel Causa, das Debattenmagazin des Tagesspiegels.

Hier geht es zu Tagesspiegel Causa!

0 Kommentare

Neuester Kommentar