Zeitung Heute : Richtig Löschen: Keine Aufbewahrungspflicht - Im Kanzleramt fehlt eine elektronische Aktenführung

Robert Birnbaum

Die Geschäftsordnung der Bundesregierung ist eindeutig: "Der Stand einer Sache muss aus den Akten ohne weiteres ersichtlich sein." Der knappe Satz in Paragraf 23 beschreibt eine wesentliche Anforderung an eine demokratische Regierung: Ihr Handeln muss nachvollziehbar sein - zum Beispiel für eine Nachfolge-Regierung. Und es muss kontrollierbar sein - zum Beispiel für das Parlament. Geheimdiplomatie ist unzulässig, auch über vertrauliche Telefonate muss es Vermerke geben. Aus der Geschäftsordnung ergibt sich im Umkehrschluss: Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden.

Nun kann es durchaus vorkommen, dass Vorgänge abgeschlossen sind und niemand mehr die betreffenden Akten benötigt. Diesen Fall regelt das Bundesarchivgesetz von 1988: Solche Unterlagen müssen dem Bundesarchiv angeboten werden, das selbst entscheidet, ob es das Material als historisch interessant ablegt oder zur Vernichtung frei gibt.

Nicht ausdrücklich geregelt ist in der Geschäftsordnung der Umgang mit elektronisch gespeicherten Daten. Grundsätzlich unterscheidet die Justiz nicht zwischen Papier- und anderen Unterlagen. Allerdings existiert im Kanzleramt keine elektronische Aktenführung, sondern nur ein Papierarchiv. Eine förmliche Pflicht zur Aufbewahrung von Computerdateien besteht nicht.

Andererseits rechtfertigt dies nicht unbedingt, dass die abgewählte Kohl-Regierung Festplattenbestände zentral löschen durfte: Sofern sich in diesen Dateien Unterlagen befanden, die nicht ausgedruckt vorliegen, ohne die das Handeln der Regierung aber eben nicht nachvollziehbar war, läge ein Verstoß gegen die Geschäftsordnung vor.

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