Zeitung Heute : Streng vertraulich, aber nicht geheim

Die Personalakte: Wichtige Daten für die weitere berufliche Entwicklung

Regina-C. Henkel

„Das hat mich nie interessiert, da habe ich noch nie reingeguckt“, sagt der 36-jährige Sachbearbeiter über sein bisheriges Verhältnis zu seiner Personalakte. Heute ärgert er sich über sein Desinteresse. Denn so erfuhr er nur durch Zufall, warum seine internen Bewerbungen um eine Führungsposition schon seit Jahren erfolglos waren: Ein frührerer Vorgesetzter hatte schriftlich die Vermutung geäußert, dass der Mitarbeiter während der Arbeitszeit zum Alkoholgenuss neigt.

Eine unwahre Unterstellung, aber: „Es gibt keine Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer unaufgefordert mitzuteilen, welche Beurteilungen er über den Arbeitnehmer anfertigt, die dann automatisch Bestandteil der Personalakte sind“, sagt dazu Stefan Ladeburg, Rechtsanwalt und Geschäftsführer beim Führungskräfteverband Chemie (siehe Interview). Die Konsequenz ist nicht nach jedermanns Geschmack, denn so kann die Personalakte im Laufe der Jahre um immer neue Einträge ergänzt werden, von denen der Arbeitnehmer nichts weiß, ja nicht einmal etwas ahnt: positive Beurteilungen ebenso wie negative, unstrittige genauso wie solche, die nach Ansicht des Mitarbeiters völlig aus der Luft gegriffen sind. Wie etwa bei dem 36-jährigen Sachbearbeiter, dem schließlich mit Hilfe langjähriger Kollegen der Nachweis gelang, dass der Eintrag jeder Grundlage entbehrte. Die unrichtige Behauptung wurde aus der Akte entfernt, doch die jahrelang verpatzten Karrierechancen waren damit nicht wettzumachen.

Hin und wieder mal einen Blick in die eigene Personalakte zu werfen, kann sich also schon lohnen – um Böses abzuwenden ebenso wie zur Beschleunigung der beruflichen Entwicklung. Der Gesetzgeber ist zwar zurückhaltend mit Vorschriften über Form und Aufbewahrungsort der Unterlagen, doch als reines „Sündenregister“ der Mitarbeiter sieht er die Personalakte auf keinen Fall. Das Betriebsverfassungsgesetz jedenfalls räumt jedem Arbeitnehmer ein, die zu seiner Person angelegte Datensammlung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Dazu gehört auch das Recht, sich gegen bestimmte Einträge zu wehren ( Infokasten).

Ebenso möglich ist es aber auch, einen konstruktiven Beitrag zu leisten – etwa zur Vollständigkeit der Unterlagen. In immer mehr Unternehmen wird die Personalakte nicht nur als eine Datensammlung verstanden, die eine pünktliche und korrekte Gehaltszahlung sicherstellt, den Resturlaub des Mitarbeiters und seine bis dato angefallenen Krankentage aufzeigt.

Katharina Claus zum Beispiel setzt die die Personalakte gezielt für die Personalentwicklung ein. Die 30-Jährige ist Personalchefin des im März eröffneten Mövenpick Hotels Berlin – mit derzeit 86 Hotelfachleuten und Köchen. Die Abteilungsleiter hat Claus mit Fragebögen ausgestattet, die bei den obligatorischen Halbjahres-Mitarbeitergesprächen als Leitfaden dienen – und deren Auswertung dann in die Personalakte kommt. „Im Laufe der Jahre können daraus durchaus zwei dicke Hängeordner werden“, berichtet Claus aus ihrer langjährigen Erfahrung im internationalen Mövenpick Konzern, der seinen Hauptsitz in Adliswil bei Zürich hat, die Personalentwicklung und auch die Pflege der Personalakten aber den jeweiligen Dependencen überlässt.

Andere multinationale Unternehmen machen es ihren Mitarbeitern nicht ganz so leicht. Inbesondere Beurteilungen über die Teilnahme an Management-Trainings werden oft nur in den ausländischen Mutterhäusern zu den Akten genommen. Ein Vorgesetzter auf Kandidatensuche, der sich mit dem Durchblättern von Personalakten einen Eindruck von den hausinternen Ressourcen machen möchte, wird so kaum fündig werden.

Pech für jeden, der sich nicht selbst um die Vollständigkeit seiner Personalakte gekümmert hat. Wirklich nur Pech?

Hintergründe und Expertisen zu aktuellen Diskussionen: Tagesspiegel Causa, das Debattenmagazin des Tagesspiegels.

Hier geht es zu Tagesspiegel Causa!