Zeitung Heute : Vernetzte Behörden: Der digitale Sachbearbeiter

Isabel Merchan

Dass neue Kommunikationsformen im eigenen Leben wichtig werden könnten, glauben nur 44 Prozent der Deutschen - so das Ergebnis einer Emnid-Umfrage vom Dezember 1999. Diese Einschätzung steht in merkwürdigem Kontrast zum wachsenden Einfluss von Computertechnologie und Neuen Medien, etwa auf die Arbeitswelt. Bestes Beispiel dafür sind deutsche Amtsstuben. Öffentliche Verwaltungen sind endlich dabei, die klapprige Schreibmaschine und den Gummibaum hinter sich zu lassen. Ziel ist die digitale Verwaltung.

Leere Kassen zwingen Städte und Gemeinden zu Veränderungen und bei allen Modernisierungsversuchen ist die Technik entscheidend - sie soll beim Sparen und der Effizienzsteigerung helfen. Triebfeder der Entwicklung ist die Vernetzung über das Internet und die Behörden-Intranets. "70 bis 80 Prozent der Rechner arbeiten im Netzwerk", sagt Franz-Reinhard Habbel vom Deutschen Städte- und Gemeindebund. Neu ist auch die virtuelle Präsenz von Städten und Gemeinden im Internet.

Sachbearbeiter verwenden längst nicht mehr nur Textbausteine mit Gesetzestexten oder Verordnungen, obwohl allein das die Arbeitswelt schon enorm verändert hat. Die Mitarbeiter in den Verwaltungen erledigen heute etwa die Aufgaben von Schreibkräften mittels Computer selbst. Die Automation hat die alten Strukturen und die Arbeitsteilung überflüssig gemacht. In Saarbrücken etwa wurden daher die "Schreibkräfte auf unsere Initiative hin zu Sachbearbeitern weiterqualifiert", sagt der Saarbrücker Personalratsvorsitzender Gerd Brümmer.

Sachbearbeiter sind heute nicht mehr nur für einen Teil-Vorgang zuständig, sondern für das ganze Verfahren. "Sie sind nicht mehr nur ein Rädchen im Getriebe," sagt Thorsten Bullerdiek, Referent des Niedersächsischen Städte- und Gemeindebundes und Autor des Buches "Öffentliche Verwaltung im Internet". "Heute gibt der Sachbearbeiter nicht nur die Daten des "Falles" in den Computer ein, sondern besucht die Leute auch zu Hause und kümmert sich außerdem um Arbeitsvermittlung," erzählt Bullerdiek.

Gefragt sind heute zudem "virtuelle Arbeitsgruppen". Ämter und Behörden digitalisieren zunehmend ihre Akten und stellen sie in die internen Netze. Elektronische Verwaltungs- und Archivierungssysteme schaffen Ordnung, die Kommunikation läuft über E-Mail. "Wenn die Mitarbeiter morgens zur Arbeit kommen, checken sie erst einmal ihre Mails", erzählt Saarbrückens Internetbeauftragter Urs Kalbfuss. "Dokumente werden über das Intranet zu anderen Kollegen geschickt. Vermerke machen die Mitarbeiter nur noch elektronisch."

Das Intranet beschleunigt die Arbeit und erleichtert den Zugriff auf Informationen und Dokumente - auch ämterübergreifend. So arbeiten zunehmend mehrere Ämter parallel etwa an Genehmigungsverfahren. Arbeit wird zu Teamwork. "Es geht weniger um Ämterstrukturen als um die Lösung eines Problems", sagt Volker Grünewald von der Hans-Böckler-Stiftung und Koordinator des Netzwerks "Kommunen der Zukunft". Grünewald zufolge könnte die interne Vernetzung aber noch verbessert werden. "Ein Verwaltungsvorgang sollte durchgängig als Workflow bearbeitet werden können, ohne Brüche", so Grünewald. Dazu müssten aber alle Dokumente elektronisch verfügbar sind und nicht nicht mehr wie bisher eingescannt werden müssen, weil es sie nur in Papierform, etwa als Fax, gibt.

Allerdings könnte der rein elektronische Kontakt durch das Internet und die Online-Kommunikation mit dem Bürger bald Wirklichkeit werden. Das Zauberwort heißt E-Government. Rund 2000 Städte und Gemeinden sind bislang im Netz vertreten. Viele Websites sind informationsorientiert, nur wenige bieten kommunale Dienstleistungen online. Spitzenreiter in Sachen Interaktivität sind etwa Bremen, Mannheim und Saarbrücken. Hier können Bürger über ihre häuslichen Rechner ihr KfZ-Wunschkennzeichen reservieren, ihren Hund anmelden und Formulare downloaden. "Berlin ist gerade dabei, einen zentralen Formularserver einzurichten", sagt Horst Ulrich, Projektleiter der Berlin-Homepage berlin.de, in der Senatskanzlei. Mangels Authentifizierung müssen Formulare aber noch unterschrieben ins Rathaus gebracht werden.

Noch fehlt die digitale Signatur, also die elektronische Identifizierung. Viel genutzt wird derzeit die Möglichkeit, per E-Mail mit Ämtern und Sachbearbeitern Kontakt aufzunehmen. Teils führt das allerdings zu einer Mehrbelastung der Mitarbeiter. "Es kommen mehr Anfragen als früher", sagt Urs Kalbfuss. "Die Bürger erwarten, dass die Mails schnell beantwortet werden und das erhöht die Arbeitsbelastung und das Arbeitstempo." Selbstverständlich ist es inzwischen, per E-Mail Termine außerhalb der Sprechzeiten zu vereinbaren. "In vielen Ämtern haben sich die Sprechstunden verändert und sind flexibler geworden", beobachtet Volker Grünewald.

Damit auch die Arbeitszeiten, vor allem in den Bürgerämtern. Sie boten ihren Allround-Service - Ummeldung oder Antrag auf KfZ-Zulassung zentral an einem Ort - in einigen Städten auch Samstags an. Doch die Zielgruppe ging Samstags lieber einkaufen und ignorierte das Angebot. Bis zur Samstagsöffnung haben es viele Städte noch nicht gebracht. Noch nicht einmal zu Bürgerämtern. Die werden vielerorts gerade erst eingerichtet - so in den Berliner Bezirken Wilmersdorf und Köpenick.

Andere Modelle von Bürgerämtern wollen eine Anlaufstelle für die gesamten Anliegen der Bürger sein. Um deren Belange kümmern sich Berater, die mittels Behördenvernetzung Zugriff auf alle Informationen haben, die für den Bürger und sein "Problem" nützlich sind. Das Motto dieser Idee könnte abgeleitet sein von Otto Schilys Satz: "Die Informationen müssen laufen, nicht die Bürger."

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