Zeitung Heute : Voller Akku trotz Dauerstress

Die Sekretärin der Zukunft verwaltet Wissen, koordiniert Projekte, spricht mindestens drei Sprachen – und heißt Office-Managerin

Silke Zorn

Sie ist die Herrin über Aktenschrank und Terminkalender. Ohne sie gäbe es keine Meetings in Übersee, kein Protokoll der Vorstandssitzung und keine Telefonkonferenz mit den Geschäftspartner in Fernost. Sie kommt morgens als erste und geht abends erst, wenn dem Chef nicht mehr zu helfen ist. Und ohne die wohl berühmteste Vertreterin ihrer Zunft, die scharfzüngige Miss Moneypenny, wäre die Welt um einige der schönsten James-Bond-Zitate ärmer.

Sekretärinnen waren immer schon mehr als kaffeekochender Vorzimmerschmuck mit Bleistift und Stenoblock. Doch bei wenigen Berufen halten sich Klischees so hartnäckig wie bei diesem, sagt Lars Oldenbüttel, Pressesprecher des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement (BSB). „Das Bild der klassischen ,Vorzimmerdame‘ hat mit der heutigen Realität des Berufs aber gar nichts mehr zu tun.“ Heute müsse eine Sekretärin über eine ganze Bandbreite an Fähigkeiten verfügen: „Als Office-Managerin beherrscht sie die Terminplanung für den Chef, erledigt mehrsprachige Korrespondenz, koordiniert Projekte, bereitet Sitzungen vor, kümmert sich um das Reise-Management und übernimmt immer mehr administrative Aufgaben, die früher das mittlere Management erledigte.“

Um sich in all diesen Arbeitsbereichen ständig fit zu halten, ist Weiterbildung unerlässlich. „Der professionelle Umgang mit allen gängigen Office-Programmen ist selbstverständlich“, sagt Lars Oldenbüttel. „Gute bis sehr gute Englischkenntnisse und erweiterte Grundkenntnisse in einer weiteren europäischen Sprache sind heute schon fast Standard.“ Gerade in Unternehmen mit flachen Hierarchien sei außerdem profundes kaufmännisches Wissen wichtig.

Die Bereitschaft dazuzulernen hält der Experte gerade im Büro für besonders wichtig. Neben der rein fachlichen Qualifikation gehöre dazu auch die Weiterentwicklung der „Ich-Ressourcen“. „Was will ich? Wo bleibe ich? Wie schaffe ich den Ausgleich zwischen Job, Familie und Freizeit?“ Diese Fragen würden vor allem angesichts neuer Arbeitsformen und Arbeitszeitmodelle immer wichtiger.

Susanne Ebers, Konferenzmanagerin beim Heidelberger Forum Institut für Management, bringt die Anforderungen an die Sekretärin von morgen mit einem Begriff auf den Punkt: „Multitasking heißt das Zauberwort.“ Was Frauen ja nach landläufiger Meinung ohnehin besser können als Männer – nämlich mehrere Dinge gleichzeitig tun – sei im Sekretariat besonders wichtig. „Hinzu kommt, dass viele Sekretärinnen heute nicht mehr bloß einen, sondern gleich mehrere Chefs haben“, sagt sie. Da behauptet sich nur, wer trotz Dauerstress immer einen „vollen Akku“ hat. Auf seinem alljährlichen Sekretärinnen-Forum bietet das Institut daher auch „Durchpower-Workshops“ an, in denen, die Teilnehmerinnen lernen sollen, mit Stress umzugehen und neue Energiequellen anzuzapfen.

Auch wenn unsere nahezu komplett vernetzte Welt vieles einfacher macht. Die Informationsflut, die via Internet, E-Mail, Fax und Telefon aus dem In- und Ausland täglich auf uns hereinprasselt, bringt einen manchmal mächtig ins Schwitzen. Susanne Ebers hält daher Kenntnisse über Informations-, Dokumentations- und Wissensmanagement im Büro der Zukunft ebenfalls für unerlässlich.

Wie in vielen anderen Branchen steigt auch im Sekretariat das Bedürfnis nach einheitlichen und am Markt anerkannten Weiterbildungszeugnissen. Der BSB vergibt Zertifikate, die laut Verband in der Wirtschaft einen guten Ruf genießen sollen. So gibt es etwa Lehrgänge zur BSB-geprüften Managementassistentin oder zur Assistentin für Kommunikation und Multimedia. Auch die Industrie- und Handelskammern (IHK) haben Weiterbildungsprüfungen fürs Sekretariat im Programm, zum Beispiel die Fachkauffrau für Büromanagement oder die Europa-Assistentin. Und auch wenn Frauen immer noch weit über 90 Prozent des deutschen Büropersonals ausmachen: Assistenten sind natürlich ebenfalls hoch willkommen.

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