Zeitung Heute : Vollständig und lückenlos

Form und Inhalt der Datensammlung sind im Gesetz nicht eindeutig geregelt

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Was ist eigentlich eine Personalakte? Juristen unterscheiden zwischen dem formellen und dem materiellen Begriff. Im ersten Fall ist die Personalakte, „was der Arbeitgeber als Personalakte bezeichnet oder dieser als Bei, Neben- oder Sonderakte zuordnet“, im zweiten Fall handelt es sich laut Office-Lexikon des Freiburger Haufe-Verlags um „die Gesamtheit aller Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen“.

Für den Mitarbeiter sind diese juristischen Feinheiten insofern von Belang, als es keine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers gibt, eine Personalakte zu führen. Und Paragraf 13 des Bundes-Angestelltentarifvertrags (BAT), dessen Regelungen aus dem Beamtenrecht übernommen wurden, setzt das Führen von Personalakten auch nur als selbstverständlich voraus, normiert es aber ebenfalls nicht.

So kommt es immer wieder zum Streit darüber, welche Unterlagen in eine Personalakte aufgenommen werden sollten – und welche nicht. Zwar hat sich der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfD) unter anderem zu den datenschutzrechtlichen Aspekten der Personalakte (www.bfd.bund.de/dsvonaz/p13.html) und auch zum Thema „Personalinformationssystem“ (www.bfd.bund.de/dsvonaz/p5.html) geäußert, doch die Informationen bleiben so allgemein wie die des Fachverlags Haufe: „Die Unterlagen müssen möglichst vollständig, lückenlos und wahrheitsgemäß über die Person des Mitarbeiters und seine dienstliche Laufbahn Aufschluss geben.“ Außerdem sollten alle sich auf die Person und die dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters beziehenden Unterlagen „möglichst in einer Akte vollständig abgelegt werden“.

Die Häufung des Wortest „möglichst“ spricht Bände, denn selbstverständlich ist im Zusammenhang mit der Personalakte fast gar nichts. Immerhin entspricht die Empfehlung, die Unterlagen nicht unbedingt auf Haupt- und Nebenakten oder auf mehrere Stellen im Unternehmen aufzuteilen, den Interessen aller Beteiligten. So ein Mitarbeiter von seinem Recht auf Einsicht in seine Personalakte Gebrauch machen möchte, muss in der Personalabteilung nicht das große Suchen beginnen.

So wenig im Zusammenhang mit der Personalakte eindeutig geregelt ist, so klar ist zumindest, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren muss. Die Haufe-Mediengruppe bietet auf ihrer Web-Seite www.personal-office.de/SID112.CXC7jkE9hsM/news unter dem Stichwort Aufbewahrungsfristen einen Rechner an. Danach müssen etwa Disketten mit Arbeitsanweisungen sechs Jahre, Lohnabrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. rch

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