Zeitung Heute : Wer Ihre Personalakte sehen darf – und wer nicht

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Bei der Personalakte sind weder Form noch Aufbewahrungsort gesetzlich vorgeschrieben. „Personalakten“, also für das Arbeitsverhältnis relevante Unterlagen, sind demnach auch Mikrofichefilme, Karteien, Disketten oder CDROMs. Inhaltlich gilt das Arbeitsrecht.

Anspruch auf Einsicht

Ein Unternehmen ist nicht verpflichtet, jedem Arbeitnehmer die Personalakte von sich aus in regelmäßigen Abständen vorzulegen. Allerdings hat jeder Arbeitnehmer das Recht, seine Personalakte auf Verlangen einzusehen. Das Unternehmen kann dafür besondere Sprechstunden festlegen.

Wer hat Zugriff?

Neben dem Arbeitnehmer haben nur der Firmeninhaber, Geschäftsführer und direkte Vorgesetzte ein Recht, die Personalakte einzusehen. Betriebsratsmitglieder dürfen unterstützend hinzugezogen werden.

Sind Zweitakten erlaubt?

Das Anlegen eines Duplikats der Originalakte ist nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers und des Betriebsrats zulässig. Teile der Akte dürfen nur aus zwingenden organisatorischen Gründen ausgelagert werden. Für diesen Fall muss aber der Aufenthaltsort des ausgelagerten Aktenteils in der Originalakte festgehalten sein.

Entfernung von Einträgen

Nach einem Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt/Main haben Arbeitnehmer nach zweieinhalb Jahren das Recht,

eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernen zu lassen (ArbG Frankfurt/Main, Az. 6

Ca 7219/98). Kein Anspruch auf Entfernung aus der Akte besteht bei einer bloßen Ermahnung oder schriftlichen Rüge. Nach Richtermeinung (ArbG Frankfurt/M., 7 Ca 2899/03) rühren Ermahnungsschreiben nicht am „Status des Arbeitsverhältnisses“ wie etwa eine Abmahnung mit Kündigungsandrohung.

Ergänzende Einträge

Eine Personalakte darf ergänzt werden, ohne dies dem betroffenen Mitarbeiter mitzuteilen. Doch als Arbeitnehmer hat man das Recht auf Einsicht in die Akte – und kann gegebenenfalls die Entfernung eines Schriftstückes verlangen oder kann zumindest ergänzende Erklärungen zum Eintrag abgeben (§ 83 II BetrVG). rch

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