Doch kein Schlamassel?: Bei der E-Akte wird nachgebessert

Bei der bisher holprigen Einführung der E-Akte in Berlin könnte es bald einen wichtigen Schritt vorangehen. Das Projekt stand zwischenzeitlich auf der Kippe. Bisher war nicht klar, ob der beauftragte Vertragspartner es zu Ende bringen kann. „Ich freue mich, dass es uns gelungen ist, eine Lösung zu finden: Unser Dienstleister stellt sicher, dass wir bis spätestens Juli 2024 ein abnahmefähiges Produkt geliefert bekommen“, sagte die Staatssekretärin für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung, Martina Klement, der Deutschen Presse-Agentur. Das sei schriftlich fixiert und damit fest vereinbart worden.

„Ich habe mir die Situation und die Vorbereitungen zur Einführung der E-Akte in Berlin in den vergangenen sieben Monaten sehr intensiv angesehen und auch sehr intensiv mit unserem Vertragspartner verhandelt“, sagte Klement, die das Projekt von ihrem Vorgänger Ralf Kleindiek (SPD) übernommen hat.

Bei ihrem Amtsantritt habe sie eine Situation vorgefunden, die schwierig und nicht zufriedenstellend gewesen sei. „Man kann fast sagen: ein Schlamassel“, so Klement. „Es gab sogar Forderungen, das aktuelle E-Akte-Projekt komplett abzubrechen.“

Digitalisierung wurde im Wahlkampf zur Chefsache

Und es geht nur langsam voran: „Tatsache ist, dass das vom Land Berlin eingekaufte Produkt bis heute nicht alle Anforderungen erfüllt, die aus unserer Sicht für die Abnahme notwendig sind“, sagte Klement, die auch Chief Digital Officer des Senats ist und für den Regierenden Bürgermeister Kai Wegner (CDU) die Digitalisierung der Verwaltung managen soll. Wegner hatte das Projekt im Wahlkampf zur Chefsache erklärt.

„Auf dem Weg dorthin werden wir auch die Usability, also die Benutzerfreundlichkeit, weiter verbessern.“ Dazu seien im Januar und Februar weitere Werkstattgespräche mit Nutzern des Produkts geplant. „Die Ergebnisse dieser Veranstaltungen, bei denen unsere Mitarbeiter mit dem Dienstleister an der E-Akte arbeiten, pflegen wir in die finale Version der E-Akte ein, die uns im Sommer 2024 zur Verfügung gestellt wird.“

Gerade bei der Benutzerfreundlichkeit habe es massive Kritik an dem Produkt gegeben. „Die Oberfläche der E-Akte war und ist recht unübersichtlich. Funktionalitäten, die man im Arbeitsalltag oft braucht, sind häufig sehr versteckt“, sagte Klement. „Dafür befinden sich viele Funktionalitäten prominent auf der Startoberfläche, die man kaum braucht.“ Aktualisierungen dauerten zum Teil sehr lange. „Es kam vor, dass man in Feldern etwas einträgt, die beim Drücken der Enter-Taste an anderer Stelle wieder verschwinden. Das sind Fehler, die wir so natürlich nicht akzeptieren können.“

Eine digitale Akte ab Sommer 2024?

Inzwischen sei die nächste Version der E-Akte zum Test zur Verfügung gestellt worden. Vom landeseigenen IT-Dienstleistungszentrum habe es sehr positive Rückmeldungen gegeben. „Vor diesem Hintergrund bin ich zuversichtlich, dass wir im Sommer eine digitale Akte für das Land Berlin bekommen werden, mit der wir auch arbeiten können.“

Klement betonte, dass Berlin dann weiter sei als andere Bundesländer. „Denn unsere digitale Akte wird nicht nur behördenübergreifend sein, sondern auch sämtliche Workflows digital abbilden.“ Viele andere Bundesländer nutzten die E-Akte nur als digitales Ablagesystem.

Das Gesetz sieht aktuell die Frist 1. Januar 2025 für die Einführung der E-Akte in allen Verwaltungen in Berlin vor. Dieser Termin sei vermutlich nicht zu halten. „Unser Ziel ist es, die E-Akte jetzt nach und nach in allen Berliner Verwaltungen einzuführen und dann ab Sommer auf die verbesserte Version umzusteigen.“

„Ein Abbruch der Einführung der digitalen E-Akte hätte das Land Berlin um Jahre zurückgeworfen - in der Ungewissheit, ob ein mögliches anderes Produkt wirklich besser gewesen wäre“, sagte Klement. „Wir hätten die E-Akte erneut europaweit ausschreiben und einen neuen Vertrag schließen müssen - das hätte nicht nur sehr viel Zeit, sondern auch sehr viel Geld gekostet.“

Innensenatorin Iris Spranger (SPD) hatte im Juni 2022 angekündigt, die neue Digitale Akte solle nach der berlinweiten Einführung für etwa 70 000 PC-Arbeitsplätze in rund 80 Behörden zur Verfügung stehen und erklärt, die E-Akte gehöre zur Grundausstattung einer modernen Verwaltung dazu. (dpa)