Medien : Ordnung im Briefkasten

Daten verteilen und entrümpeln: Wie man seine elektronischen Dokumente optimal speichert

Reinhold Scheck

Was war das mit dem Internet doch für eine Erleichterung: schnell E-Mails schreiben und versenden können. Nicht mehr Briefmarken kaufen, Papier beschreiben, verschreiben, verbessern und danach noch zum Briefkasten um die Ecke laufen. Stattdessen: Computer an, einwählen und los! Nur: Irgendwann quillt auch die elektronische Verwaltung über. Irgendwann müssen auch E-Mails, Termine, Adressen und Kontakte sortiert und archiviert werden, um im Computer noch den Überblick zu behalten. Aber womit und wie? Es gibt eine große Anzahl E-Mail-Programme mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Was vielen gemeinsam ist: Ihre Handhabung ist oft unnötig kompliziert. Dabei verbirgt sich in den E-Mail-Anwendungen vieles, was Schreiben und Arbeiten erleichtert.

DER NUTZER HAT DIE WAHL

Auf den meisten PCs mit dem Betriebsprogramm Windows kommen entweder das E-Mail-Programm Microsoft Outlook oder Outlook Express zum Einsatz. Diese Namensgebungen sind recht verwirrend, denn Outlook Express ist keineswegs eine abgespeckte Turbo-Version von Outlook, sondern eine völlig andere Anwendung. Während Outlook Express eine kostenlose Komponente ist, gehört Outlook zum Office-Paket und ist technisch sehr eng mit dessen Anwendungen (wie Word) verbunden. Viele Benutzer verfügen über beide Installationen, sollten sie aber aus organisatorischen und technischen Gründen nur im Ausnahmefall parallel verwenden.

OUTLOOK FÜR EXTRA-ANWENDUNGEN

Als Faustregel gilt: Man sollte Outlook Express verwenden, wenn nur Standard-E-Mail- und Newsgroup-Funktionen benötigt werden. Man sollte Outlook nehmen, wenn neben komfortablen E-Mail-, Newsgroup- und Diskussionsgruppen-Funktionen noch Kalender, Terminplanung sowie Aufgaben- und Kontaktverwaltung für den Nutzer wichtig werden. Wie unterschiedlich beide Programme sind, können viele Anwender aus leidvollen Erfahrungen mit der Verwaltung spezifischer Dateien berichten. So gibt es immer wieder viele Fragezeichen, wenn es um die Speicherorte von E-Mail-Nachrichten oder Adressen geht. Hier bietet Microsoft übersichtliche und informative Hilfen auf seinen Seiten im Internet an.

RICHTIG SPEICHERN

Beim Speichern der Mail-Nachrichten verhalten sich die beiden Anwendungen unterschiedlich: Outlook-Express-Mails werden in Ordnern mit der Endung DBX abgelegt. Jede DBX-Datei enthält alle Mails des gleichnamigen Ordners. Man findet die DBX-Dateien im Computer bei Standardinstallationen im Verzeichnis unterhalb der Laufwerke. Wer auf andere Weise den Speicherort herausfinden und gegebenenfalls auch ändern will, benutzt den folgenden Befehlsweg: Man rufe auf „Extras/Optionen/Registerkarte Wartung“, dann Klicken auf „Speicherordner“, danach Klicken auf „Ändern“. Anwender von Outlook 2003 haben im Internet sehr komplexe Anleitungen zur Verfügung. Wer wissen möchte, wo spezifische Outlook-Dateien gespeichert sind, bekommt ebenfalls auf Microsoft-Seiten Hilfe. Dort, auf den weiter führenden Pages von http://office.microsoft.com, findet sich in der linken Leiste der Bereich „Unterstützung“. Dort anklicken und dann durchsuchen lassen auf den Eintrag „Outlook 2003“. Auf der nächsten Seite unter der Überschrift „E-Mail“ den Eintrag „Weitere…“ wählen. Nun auf „Datendateien“ klicken, dann auf „Informationen zu Datendateien“, danach auf „Speicherorte von Datendateien“. Fertig. Auf dem Weg dorthin gibt es viele Themen, die bei Problemen mit Outlook helfen können.

POSTLISTEN ERSTELLEN

Wer die zahlreichen Möglichkeiten des E-Mail-Teils von Outlook nutzen möchte, muss sich durch Menüs, Dialogfelder und Schaltflächen hangeln. Das Dilemma: keine perfekte Organisation, keine anschauliche Benutzerführung. Aber der Aufwand kann sich lohnen. Viele Leser werden ungenutzte Ressourcen entdecken. Tipp: Über das Menü „Extras/Optionen“ die entsprechende Registerkarte öffnen, in deren Kopfzeile auf das Fragezeichen klicken und in der dann erscheinenden Hilfe lesen, was angeboten wird. Über „Datei/Neu“ lassen sich in Outlook Verteilerlisten erstellen. Mit einer Verteilerliste können Nachrichten an eine benutzerdefinierte Gruppe von Personen, also gleichzeitig an alle Mitglieder der Gruppe, geschickt werden.

SPAM VERMEIDEN

Noch ein Tipp für den leidgeprüften Spam-Empfänger: Die Befehlswege „Aktionen/Junk-E-Mail/Junk-E-Mail-Optionen“ oder „Extras/Regeln und Benachrichtigungen“ können helfen, sich vor dem unerwünschten E-Mail-Müll noch besser als bisher zu schützen.

Hilfe im Internet unter:

http://office.microsoft.com

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