KARRIERE Frage: an Jürgen Hesse Büro für Berufsstrategie

Ich arbeite seit kurzem als Managerin in einer Werbefirma. Bisher habe ich sehr auf Teamarbeit gesetzt, muss jetzt aber feststellen, dass das mit den neuen Kollegen nicht ganz so einfach ist. In den Konferenzen melden sie sich kaum zu Wort, nur einige mutigere trauen sich, ihre Meinung zu sagen. Da fällt mir die Moderation nicht leicht. Was kann ich machen, um alle in die Gespräche zu integrieren?

Kompliment! Sie haben sich für einen kooperativen Führungsstil entschieden, bei dem Sie Ihre Mitarbeiter so gut wie möglich in die Entscheidungsfindung einbeziehen. Was Sie schildern, ist ein typisches Problem und lässt sich mit ein paar recht einfachen Moderations- und Kommunikationsstrategien lösen.

Der Führungsalltag ist größtenteils von Abstimmungsprozessen geprägt. Damit die gemeinsame Diskussion angeregt wird, aber auch nicht ausufert und letztlich zu keinem Ergebnis führt, ist eine gute Moderation wichtig. Das Ziel ist ein möglichst breiter Konsens, in dem alle Teilnehmer zu Wort kommen und so etwas zur gemeinsamen Lösung beisteuern.

Wie motivieren Sie aber nun die Mitarbeiter dazu, sich aktiv zu beteiligen? In kleinen Gruppenmeetings sollten Sie sich selbst stark zurücknehmen und für eine gute Arbeitsatmosphäre sorgen, in der alle Ideen erst einmal zugelassen und nicht durch die anderen bewertet werden. Führen Sie das als Regel ein. Ebenso gilt: Gut zuhören und den anderen ausreden lassen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter einzeln Positionen beziehen. Oder bitten Sie alle, Ihnen nach Abschluss der Besprechung eine E-Mail zu schicken. Wenn das nicht hilft, suchen Sie das Einzelgespräch und fragen Sie nach den Gründen für die Schweigsamkeit.

Für größere Sitzungen ist die sogenannte Metaplan-Technik eine gängige Methode. Sie verteilen Karten, auf denen die Mitarbeiter ihre wichtigsten Aspekte notieren und anschließend einzeln präsentieren (theoretisch ist das auch anonym möglich). Danach werden sie auf einem Plakat gesammelt und, je nachdem, mit einem Punktesystem priorisiert.

Oder Sie teilen Ihre Mitarbeiter in verschiedene Arbeitsgruppen ein. Dabei sollten die zurückhaltenderen Mitarbeiter in einem Team versammelt werden. So haben sie eher die Chance, zu Wort zu kommen, und müssen sich bei der Präsentation im Plenum klarer beteiligen.

Machen Sie sich bewusst: Eine produktive Besprechung steht und fällt mit der Vorbereitung. Je exakter Sie Ihr Ziel definieren, den Ablauf und die eingesetzten Methoden planen und je mehr Sie auf die Bedürfnisse, aber auch Schwierigkeiten einzelner Teilnehmer eingehen, desto besser – kann man hoffen – fallen die Ergebnisse aus.Foto: Promo

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