AUFSTIEGE : Tippse adé

Wie aus der Sekretärin die Assistentin wurde: Wer sich regelmäßig weiterbildet, kann auch aus untergeordneten Positionen eine steile Karriere machen.

Sabine Hölper

Ernst Denert sieht es pragmatisch: Ob seine rechte Hand nun Sekretärin oder Assistentin genannt wird, ist ihm egal. „Wichtig ist nur“, sagt der Vorstand der Berliner Softwarefirma IVU, „dass sie ihre Arbeit gut macht“. Assistentin Annette Weisser ist da schon ein bisschen eitler. Auf ihrer Visitenkarte steht Assistentin des Vorstandes – und das findet die 45-Jährige auch richtig so; schließlich kann sie mehr als Kaffee kochen, Briefe öffnen und das Telefon bedienen. Zu ihrer Arbeit gehört, die Protokolle der Aufsichtsratssitzungen zu führen. Dass im Flur, neben der Bürotür, ein Schild den Weg zum „Sekretariat“ weist, stört Weisser nicht – ein Relikt aus früheren Zeiten.

In Denerts Vorzimmer wird der Wandel eines ganzen Berufsstandes offensichtlich: Die Sekretärin, so wie sie sich mancher vorstellt, als „Tippse“ mit Turmfrisur, die ihre rot lackierten Fingernägel auf die Tasten der Schreibmaschine klacken lässt, gibt es nicht mehr. Mit dem Einzug von Internet und E-Mail ins Büro erledigen die Chefs einen Teil der Korrespondenz selbst, so dass die Sekretärin weniger Schreibarbeiten erledigen muss. „Stattdessen greift sie ihrem Vorgesetzten stärker fachlich unter die Arme“, erklärt Doris Deutsch vom Bundesverband Sekretariat und Büromanagement.

Durch die gestiegenen Anforderungen an die Assistenz des Chefs wird die klassische Sekretärin immer häufiger von der Assistentin des Geschäftsführers ersetzt. Manchmal handelt es sich dabei zwar nur um eine formale Umbenennung, die schlicht dem Zeitgeist Rechnung tragen soll. In der Regel aber sind Chefassistentinnen hoch qualifizierte Kräfte, ihr Aufgabengebiet ist vielfältiger als das der Sekretärin. Kristin Göbel, die der Geschäftsführerin der Bürgschaftsbank zu Berlin-Brandenburg assistiert, organisiert eigenverantwortlich Messen und plant den Businessplan-Wettbewerb, den die Bank sponsert. Um diesen Aufgaben gewachsen zu sein, hat Göbel mehrere Weiterbildungsseminare belegt, derzeit drückt sie die Schulbank, um zur „internationalen Managementassistentin“ aufzusteigen. Außerdem hat die 38-Jährige gut 20 Jahre Erfahrung in mehreren Betrieben vorzuweisen.

Das zahlt sich aus, auch wenn es ums Gehalt geht: Während eine Sekretärin in Berlin nach fünf Jahren im Berufsleben im Schnitt gut 29 000 Euro pro Jahr verdient, streicht eine Chefassistentin 56 000 Euro ein. Auch das ist ein Ansporn, sich stetig neues Wissen anzueignen, seien es nun Fremdsprachen-, Software- oder Rhetorikkenntnisse.

Aus- und Fortbildung ist allerdings kein Luxus, sondern Pflichtprogramm: „Die Komplexität der Arbeitswelt ist in den letzten 15 Jahren gestiegen und damit einhergehend auch die Anforderungen der Betriebe an die Bewerber“, sagt Joachim Gerd Ulrich vom Bundesinstitut für Berufsbildung in Bonn. Besonders schwer haben es folglich un- oder angelernte Kräfte, wie beispielsweise Lagerarbeiter: Für sie gibt es kaum noch Arbeit, von Tätigkeiten wie dem Be- und Entladen eines Lastwagens einmal abgesehen. Viel mehr könnten sie meist nicht machen, weil ihnen die nötigen kaufmännischen- oder Computerkenntnisse fehlten. „Heute hat ein Gabelstaplerfahrer einen Laptop neben sich liegen“, erklärt Klaus Martens vom Verband Verkehr und Logistik in Berlin die Alltagsanforderungen der Branche. Wer anspruchsvolle Aufgaben im Lager übernehmen will, sollte sich zum Fachlageristen oder zur Fachkraft für Lagerlogistik ausbilden lassen – wobei Berliner Firmen wie das Umzugs- und Transportunternehmen Haberling Lagerlogistik-Auszubildende bevorzugen. Sie lernen ein Jahr länger und „können daher auch mehr Verantwortung im Betrieb übernehmen“, sagt Haberling-Geschäftsführer Martin Kreß. So dürfen Lagerlogistiker – im Gegensatz zu ihren Kollegen mit der kürzeren Ausbildung – logistische Planungs- und Organisationsprozesse steuern. Außerdem haben sie mehr Geld in der Tasche – als Anfänger im Schnitt immerhin 23 000 Euro Jahresgehalt –, bessere Chancen auf dem Arbeitsmarkt und eher die Möglichkeit, zu einem Gruppenleiter aufzusteigen.

Ein ambitionierter Hausmeister kann es indes sogar zum Facility Manager bringen. Doch der Weg dahin ist lang. Denn während der Hausmeister sich um tropfende Wasserhähne kümmert, analysiert und optimiert der Facility Manager alle kostenrelevanten technischen und infrastrukturellen Vorgänge rund um die Planung, den Bau und die Nutzung von Gebäuden. Er ist ein Generalist mit Kenntnissen in Betriebsführung und Informatik; delegiert verschiedene Tätigkeiten – zum Beispiel an den Hausmeister. „Sieben Mitarbeiter, darunter Hausmeister und Haustechniker, gehen mir zur Hand“, sagt Facility Manager Steffen Bäsig, stellvertretender Leiter Zentrale Dienste beim Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt in Adlershof. Während Bäsig die Entsorgung gebrauchter Pappkisten von seinem Schreibtisch per Mausklick organisiert, muss der Hausmeister die Kartons selbst in die Hand nehmen.

Damit Steffen Bäsig auf direktem Weg diesen Beruf ausüben konnte, der bis zu 50 000 Euro Jahresgehalt einbringt, hat er an der Technischen Fachhochschule in Wildau Wirtschaftsingenieurwesen mit Schwerpunkt Facility Management studiert. Viele Studenten bekämen Jobs angeboten, bevor sie ihre Bachelor-Arbeit geschrieben haben, sagt Michael May, Professor an der Fachhochschule für Technik und Wirtschaft in Berlin.

Voraussetzung ist ein Studium jedoch nicht, über Fortbildungsprogramme kann man sich zum Fachwirt für Facility Management ausbilden lassen. „Wenn der Hausmeister Verantwortung übernehmen will, kann er sich hocharbeiten“, bestätigt Bäsig. „Schließlich kennt er das Haus am besten.“

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