Internet: Bewerbungsmappe ade

Noch sind Bewerbungen, die sich auf den Schreibtischen von Personalern türmen, in vielen Unternehmen gang und gäbe. „Bei kleineren Betrieben, vor allem in Handwerksunternehmen, ist die Papierbewerbung durchaus noch üblich und wird es zunächst auch bleiben“, vermutet die Karriere-Expertin, Svenja Hofert. Größere Unternehmen allerdings, schätzt die Autorin von Bewerbungsratgebern, werden das Verfahren in ein bis zwei Jahren komplett auf Online-Bewerbungen umstellen. Schon heute bieten etwa 80 Prozent der Betriebe in Deutschland ein virtuelles Bewerbungsverfahren an. Bei einigen Firmen, wie dem Zeitschriftenverlag Gruner + Jahr, kann man sich nur noch online bewerben.

Doch so lange noch beide Verfahren möglich sind: Wann soll man die Online-Variante wählen, wann die Mappe? Das hängt von der Ausschreibung ab, sagt Hofert. Bewerber sollten sich danach richten, was vom Anbieter gefordert wird. Wer sich initiativ bewirbt, sollte auf der Internetseite nachsehen, ob das Online-Verfahren bei dem jeweiligen Unternehmen üblich ist – und seine Bewerbung in entsprechender Form abschicken.

Für Unternehmen liegt der Vorteil von Online-Bewerbungen auf der Hand: Die neuen Verfahren sind schnell und effizient, die Bewerber-Daten lassen sich einfach verarbeiten. Doch auch die Bewerber können von dem Verfahren profitieren.

„Online-Bewerbungen sind bei uns mittlerweile Standard“, berichtet auch der Marketingleiter des bundesweiten Dienstleisters Gegenbauer. Seit eineinhalb Jahren ist das entsprechende „Bewerbungstool“ auf der Homepage installiert. Etwa jede zweite eingehenden Bewerbung sei eine Online-Bewerbung. Da die Tendenz weiter steigt, arbeitet das Unternehmen laufend an der Verbesserung des Verfahrens. Demnächst wird es nicht nur Formulare zum Ausfüllen geben, man kann dann auch frei gestaltbare PDF-Dateien anhängen.

Bei Siemens haben Bewerber keine Wahl mehr: Schon seit fünf Jahren akzeptiert der internationale Elektronikkonzern ausschließlich Online-Bewerbungen, präsentiert auf seiner Homepage dafür aber auch ein sehr ausgereiftes Bewerberportal. Alle eingehenden Bewerbungen werden elektronisch verarbeitet und in einem eigenen System dem gesamten Unternehmen zugänglich gemacht. So findet jede Bewerbung automatisch zum richtigen Adressaten, darüber hinaus ist sie auch anderen Recruiting-Mitarbeitern zugänglich. „Bei rund 3000 offenen Stellen und 140 000 Bewerbungen ist das für uns der einzig gangbare Weg“, sagt Reiner Kinner, der bei Siemens in Berlin das Recruiting und die Hochschulkontakte verantwortet. Hin und wieder kommen zwar trotzdem noch Papierbewerbungen an, gelegentlich auch frei gestaltete Email-Bewerbungen, die sind aber eher die Ausnahme. Dann wird der Bewerber gebeten, sich mit dem Online-Formular zu bewerben.

Auch Bewerber profitieren vom digitalen System. So gibt es etwa bei Siemens das so genannte Matching: Klappt es nicht mit der beworbenen Stelle, wird die Bewerbung mit allen zu besetzenden Positionen abgeglichen, die dem Bewerberprofil entsprechen. „Unter Umständen passt nämlich ein Bewerber auf eine ganz andere zu besetzende Position, die der Kandidat gar nicht im Fokus hatte“, erklärt Rainer Kinner. Bis zu vier Monate nach dem letzten „Matching“ hat man so immer noch die Chance, ein Jobangebot zu bekommen, erst dann wird der Bewerber aus der Datenbank gelöscht. Außerdem kann man jederzeit den Status seiner Bewerbung oder auch mehrerer Bewerbungen abfragen.

Doch die Online-Bewerbung hat auch ihre Schattenseiten. Heikel sei es etwa, wenn Bewerber das Online-Verfahren nicht ernst genug nehmen, formal nachlässig vorgehen und sich so im Prinzip selber disqualifizieren, sagt Kinner von Siemens. Das könne daran liegen, dass die virtuelle Bewerbung kein Geld koste und schnell abgeschickt sei, doch eine Entschuldigung sei das nicht, meint Gunther Thiele von Gegenbauer. „Uns stören vor allem wahllose Bewerbungen ohne Motivation“, bemängelt er. Diese haben seiner Beobachtung nach mit dem Online-Verfahren deutlich zugenommen. Zudem werde sich nicht an Formen und Regeln gehalten, „Punkt und Komma spielen keine Rolle mehr, Groß- und Kleinschreibung wird missachtet.“

Für die Online-Bewerbungen gelten die gleichen Kriterien, wie für Papierbewerbungen, warnt auch Karrierecoach Svenja Hofert. „Man sollte die Formulare nicht lieblos ausfüllen und Fehler unbedingt vermeiden, sprich: die Formulare sorgfältig ausfüllen“, rät sie. Darüber hinaus sei es wichtig, die zwar eingeschränkten, aber immer noch vorhandenen kreativen Spielräume auch zu nutzen. Ins „Freitextfeld“ etwa gehörten Aspekte wie die persönliche Motivation, warum man sich für das Unternehmen entschieden und was man bisher bemerkenswertes geleistet habe.

Bei technischen Problemen beim Ausfüllen der Formblätter sollte man sich indes nicht entmutigen lassen. Die Online-Verfahren vieler Firmen sind noch nicht ausgereift. „Wenn das Formular zum dritten Mal abstürzt: ruhig zum Hörer greifen, das Unternehmen anrufen und fragen, was da los ist“, sagt Hofert. Doch es lohnt sich, zunächst einmal Zeit zu investieren. „Manche Bewerber bringen nicht die Geduld auf, sich in unser System hineinzudenken“, weiß Anja Meier vom Siemens-Recruiting. Ruft man zu schnell bei der Firma an, um dort die Lösung serviert zu bekommen, kann das einen schlechten Eindruck machen.

Erhält man indes eine Absage, die vorschnell und unberechtigt scheint, lohnt es sich, nachzuhaken. Dahinter könne durchaus ein technischer Fehler stecken. Hofert kennt mehrere Beispiele, in denen sich eine Firma für eine versehentliche Absage entschuldigt und ein Vorstellungsgespräch vereinbart hat. Also: Auch wenn es online mal hakt, sollte man die Flinte nicht zu schnell ins Korn werfen.

Andreas Monning