Karrierefrage : Wie lange bleibt die Personalakte?

Nachgefragt bei Christoph Abeln, Fachanwalt für Arbeitsrecht

an Christoph Abeln

Wie lange und in welchem Umfang darf der Arbeitgeber die vertrauliche Personalakte eines Arbeitnehmers aufbewahren? Und: Wie lange dürfen digitalisierte Bewerbungsunterlagen gespeichert werden, wenn ein Kandidat mit seiner Bewerbung keinen Erfolg hatte?

Personalakten sollen die dienstlichen und persönlichen Verhältnisse in einem Arbeitsverhältnis widerspiegeln. Die gesammelten Daten müssen auf das konkrete Arbeitsverhältnis bezogen sein. Der Inhalt der Personalakte kann von der Bewerbung über Gesundheitsdaten, den Lebenslauf, verschiedene Beurteilungen, eventuelle Abmahnung und Kündigung bis hin zum Zeugnis reichen.

Der Arbeitgeber hat gewisse Aufbewahrungspflichten. Im Beamtenrecht zum Beispiel muss die Personalakte mindestens fünf Jahre nach ihrem Abschluss, also nach dem Ende des Dienstverhältnisses, aufbewahrt werden. Im Allgemeinen ist die Personalakte, wenn sie kaufmännische oder steuerliche Angelegenheiten betrifft, sechs oder zehn Jahre aufzubewahren.

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Inhalt der Personalakte an den Arbeitnehmer herauszugeben. Nur Originale, die dem Arbeitnehmer gehören, müssen ihm ausgehändigt werden, Kopien darf der Arbeitgeber aber behalten. Doch was geschieht eigentlich mit der Akte, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist?

Schriftstücke, die für den Arbeitnehmer nachteilig sind, lassen sich auch dann nicht ohne Weiteres entfernen. Gibt es objektive Anhaltspunkte dafür, dass der Arbeitnehmer durch sie fortwirkend benachteiligt ist, müssen sie laut Bundesarbeitsgericht Dritten unzugänglich gemacht und blickdicht verschlossen werden, etwa durch ein Kuvert. Der Arbeitnehmer hat jedoch jederzeit das Recht, seine Akte vollständig einzusehen. Auf Firmenseite wiederum sollten allein der Personalleiter und dessen Stellvertreter Zugriff haben.

Werden Bewerberdaten digital gespeichert, gilt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Ohne schriftliche Einwilligung ist das Nutzen der gespeicherten Daten grundsätzlich unzulässig. War die Bewerbung bei einem Unternehmen erfolglos, müssen die Bewerbungsunterlagen gelöscht beziehungsweise herausgegeben werden. Digital gespeicherte Bewerbungsunterlagen muss der Arbeitgeber jedoch nicht vor Ablauf der Verjährungsfristen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) löschen, das heißt erst nach zwei Monaten. Foto: Promo

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